發現庫存管理中侵蝕成本的小怪獸

    在製造企業中，材料成本是產品成本的主要部分，平均在75%的水平甚至更多。所以，很多企業老闆關心的不是銷售數字的變化，而是生產線如何提高效率，如何提高倉庫裡材料的使用率和流轉速度。

    而企業中常見的現象是：對倉庫中某種材料的準確信息，誰也說不清楚，或不敢肯定。例如採購員問庫管具體某種物料還有多少庫存，庫管自己也說不清楚，需要去盤點庫存，而要盤點一次庫存，需要耗費較長時間，即使這樣，在盤點過程中可能進出庫業務已經發生了，盤點出的數字可能又是不準確的。

    這就是企業管理中遇到的「可用量」與「庫存量」的問題。「庫存量」是庫存中當時實際存在的量，這個數字是可以搞清楚的，但生產中是無法以這個數字為依據的，因為還有採購在途、生產待領等的影響，因此，企業生產計劃、採購計劃必須使用「可用量」。

    如果可用量搞不準，必然會造成企業的重複採購、提前採購，結果就是材料在庫存中的積壓，這種積壓是佔用企業的資金的，直接影響企業的現金流及成本，這就是我們說的企業隱性成本。

    很多企業無法發現這種隱性成本。資金周轉速度變慢，隱性成本的上升，使企業的競爭力逐漸下降。

    企業要管理好庫存，加快庫存周轉速度，至少有三個難題必須解決好：存貨成本的準確核算、庫存業務的及時預警、存貨庫齡的分析與控制。

    難點一：存貨成本的準確核算

    企業非常需要及時掌握庫存成本數據，但是困難重重，因為：存貨種類及數量繁多，採購發票和貨品常常不同時到達，價格也時常變動，採購環節與庫存、銷售環節所使用的計量單位還不一致，這就使得庫存成本的計算，既不準確，又不及時。從短期來看，只是成本失準的問題，而從長期來看，直接影響企業的資金利用和採購決策。

    難點二：庫存業務的預警

    在倉庫管理時，由於存貨種類的繁多，出入庫頻繁，採購批次不同，不同批次的保質期不同、失效期不同，再加上倉庫現場作業的特點使得庫管人員無法當時錄入單據，使得管理人員很難在第一時間掌握準確的庫存數量。其結果就是經常性的缺貨或庫存積壓的出現。

    難點三：存貨庫齡的分析與控制

    要對倉庫中不同種類、不同批次、不同保質期的物料，分別統計出其庫齡是有很大難度的。而目前環境下，材料價格的大幅波動，材料存在貶值的風險。只有掌握了準確的存貨庫齡，才能進行更好的控制。如果控制不好，會直接造成企業成本的上升。

    而對於採用了用友--T6管理軟體的企業來說，這都不是問題。採購部門只要滑鼠一點，就可以查看到最新的庫存信息。銷售訂單下達後可以迅速判斷出是否缺料，具體缺哪一種物料，缺多少，再制定採購計劃。由於有據可依，採購計劃的準確性大幅度提高，真正實現了需要什麼就採購什麼，需要多少就採購多少。
用友T6-企業管理軟體是用友公司集70萬家用戶的經驗，專門針對中小企業開發的管理軟體，可以幫助中小企業規範業務流程、提高效益，在全國數萬家企業中得到應用。

    日前，由工信部中小企業司聯合用友軟體開始在全國60個城市推進「中小企業健康成長計劃」，展開對企業的免費健康體檢活動，就是要發現企業運營管理中的短板，發現企業在同行業中的競爭地位，並給出改進建議，以提高企業的競爭能力。

    用友T6庫存管控包功能簡介：

    ◆庫存管理

    庫存管理適用於中小型工業企業和商業企業，可與用友T6企業管理軟體其他業務系統緊密集成，包括與存貨核算管理、銷售管理、採購管理的業務單據自動傳遞；支持企業各種出入庫業務類型，提供保質期、調撥、盤點等業務管理，及時動態掌握各種庫存信息變化對業務的影響，提供各種儲備分析表，齊套分析表，呆滯物料分析等，便於企業進行存貨的控制和庫存結構優化，從而避免材料積壓佔用資金或材料短缺給企業帶來的不必要的損失。

    ◆ 普通出入庫業務管理：對採購、產成品、受託代銷入庫；銷售、委託代銷、材料、配比出庫、其他出入庫、調撥，盤點等各種業務進行全面的管理，為相關部門提供準確的庫存信息

    ◆ 特殊出入庫業務管理：對組裝拆卸、形態轉換等特殊業務進行處理，保證在特殊行業中或特殊業務下庫存數量的準確，避免因庫存管理漏洞造成的企業損失

    ◆ 庫存可用量管理：根據企業的實際需求設置可用量計算公式，為計劃編制提供實際可使用的材料庫存數量；通過可用量檢查，幫助銷售部門在銷售時查看成品可用量，準確回應客戶交期、數量的詢問

    ◆ 條形碼管理：使用通用條碼或自定義條碼，利用採集器採集存貨數據，批量生成單據，提高物流效率，減少誤差

    ◆ 批次管理：通過對存貨的收發存情況進行批次管理，實現對物料出入庫的全程跟蹤，質量追溯

    ◆ 保質期管理：通過對需要進行保質監控的存貨設定失效期以及保質期預警天數，系統自動對存貨保質期、失效期提供預警

    ◆ 貨位管理：通過按照貨位細分的倉儲管理，做到倉儲現場規範管理，方便物品存取。

    ◆ 不合格品管理： 對不合格品進行登記，用以備查；確定處理的，按照不合格品處理流程處理，記錄處理日期、地點、處理方式等信息

    ◆ 遠程倉儲控制：對於異地倉庫，可實現遠程庫存業務操作，以實現企業物流信息的集中管控，以解決總公司與分公司距離較遠無法聯網，又需要傳送數據、集中管理的問題

    ◆ 準確及時的庫存展望為企業提供未來某一段時間之內的每個時點的庫存可用量情況，方便企業提前針對各種庫存進行相應的購、產、銷安排

    ◆ 存貨分析報表：通過各種庫存分析數據，形成豐富的庫存分析報表實現庫存展望、對呆滯積壓、缺料、齊套、庫齡等進行分析

    ◆存貨核算

    各種業務類型的單據統一核算管理，按業務類型進行單據歸集和核算，系統提供適合企業存貨核算的核算方法，可以根據企業存貨核算的業務特徵進行選擇，準確計算存貨入庫成本，發出成本和結存成本，並可以進行成本差異調整，有效控制、優化存貨成本。

    ◆ 支持多種業務類型的核算處理方式，包括採購暫估處理、成本分配、成本差異調整、計劃價調整等

    ◆ 提供多種存貨計價方法和存貨核算方式，可按照部門，存貨多個角度進行存貨成本核算，滿足不同企業對存貨核算方式的不同要求，準確計量存貨成本及波動

    ◆ 及時準確的存貨成本計算，動態反映存貨資金的增減變動情況，提供存貨資金周轉和佔用的分析，減少存貨資金佔用，加速資金周轉

    ◆ 自動接收庫存業務單據，提供統一業務核算平臺，針對企業存貨的收發存業務類型進行統一核算，實現與庫存信息同步，實時掌握存貨的收發及耗用情況，準確及時對帳及核算，為企業的產品成本核算提供準確信息

    ◆ 各種業務單據按照業務類型自動歸集，可按照業務單據類型批量生成憑證，提高財務核算的工作效率，實現真正的信息集成、財務業務一體化

    ◆ 可按照倉庫、存貨分類、存貨、倉庫+存貨分類等多種組合進行資金規劃分析，使企業能夠迅速規劃調整資金佔用情況，有效提高存貨周轉和資金利用率

    ◆總帳管理

    總帳系統以憑證處理為主線，提供帳簿管理、客戶及供應商往來管理、個人往來款管理、部門管理、同時還提供項目核算和出納管理等財務業務處理，能夠與存貨核算管理、應收系統、應付系統、工資、固定資產、報表分析等相關業務系統緊密集成應用，適用於各類企事業單位，實現企業財務核算業務高效、全方位管理。

    ◆ 與存貨核算管理、銷售、採購、倉存、應收應付業務系統高度集成，自動接收業務系統生成的憑證，實現財務業務一體化管理，保障財務信息與業務信息的同步一致

    ◆ 通過科目輔助核算的多種組合功能，實現企業各項業務的精細化核算

    ◆ 以憑證處理為業務入口，提供憑證處理、自動轉帳、期末調匯、結轉損益等會計核算功能，以及科目預算、往來核算、現金流量表等財務管理功能

    ◆ 提供符合財務管理規定的帳務審批、記帳流程

    ◆ 對現金、銀行存款提供資金日報登記、覆核與查看，並提供銀行存款日記帳與銀行對帳單勾對功能

    ◆ 對資金與往來科目進行赤字控制

    ◆ 系統提供了豐富的帳簿和財務報表，幫助企業管理者及時掌握企業財務和業務運營情況

    ◆ 提供月末對帳功能，進行帳帳核對，實現快速校對，帳實相符

    ◆UFO報表

    UFO報表與總帳管理系統完整集成，可以完成從總帳中日常發生的財務數據進行取數操作，形成各類企業上報或企業內部的業務報表，也可以定義表頁與表頁之間的數據勾稽關係、製作圖文混排的報表。預製國稅標準財務報表格式，及時、準確地出具企業資產負債表、利潤表、現金流量表等標準財務報表，實現企業業務數據的高度統一，提高財務核算的精確度。

    ◆ 可以從總帳、應收、應付、工資、固定資產、銷售、採購、庫存等模塊中提取數據生成企業需要的各類財務報表

    ◆ UFO報表提供了包括直方圖、立體圖、圓餅圖、折線圖等10種圖式的分析表

    ◆ 提供21個行業的標準財務報表模板和11種套用格式，並且支持自定義模板功能，可輕鬆生成複雜報表

    ◆ UFO報表獨立運行時，是用於處理企業日常辦公事務，可以完成製作表格、數據運算、圖形製作、列印等電子表的所有功能

    ◆ 提供在報表上聯查明細帳功能，可以通過此功能查詢與報表數據相關的帳務系統中明細帳來進行數據的追溯、查詢和分析

    庫存管控包關鍵業務報表：

 收發存匯總表

圖7：收發存匯總表）

 存貨周轉率分析表

（圖8：存貨周轉率分析）

    倉庫資金佔用分析表

（圖9：倉庫資金佔用分析）

（圖10：入庫成本分析）