《麥肯錫:47個小原則創造大改變》:8大法則助力精通流程管理

2021-01-09 沐希書閣

生產力從來就不是偶然。它總是致力於追求卓越、明智規劃,全神貫注的結果——保爾·J.麥爾。

01流程管理能力重要嗎?重要

流程管理是效益的支柱嗎?是的。因為任何工作的本質其實都會牽涉到某種形式的流程,而這種形式的流程是否合適,是否完善,則直接影響著我們最終的投入產出。

舉個簡單的例子來看,比如生產運作的具體實踐中,串行工程與並行工程這一對概念。

眾所周知,傳統產品開發設計中,構想或方案的產生,可行性研究,產品設計,工藝流程設計,這幾個步驟,是由企業內不同職能部門中不同人員獨立完成的。它往往是一個部門完成後,再將工作轉交給下一個部門,各部門之間相互獨立,沒有積極溝通和反饋。

因為上一個階段完成才能開展下一階段不合理的設計問題,有可能到工藝設計階段才被發現,從而不得不返工這一弊端。由此造成的問題就是:①產品生產成本高,②產品被反覆不斷重新設計③產品開發周期長④耽誤產品上市最佳時機,難以適應市場競爭需求。

而並行工程為避免這些問題,在最開始的初始階段就由開發設計人員,工藝技術人員,質量控制人員,生產製造人員,營銷人員,甚至還有協作廠家,用戶等,同時將各項工作同時並進。因而每個部門的人,都能在產品開發早期就能從各自角度來評價,設計是否合理可行並及時發現問題,且能夠比較容易的找到滿足新產品性能的技術以及能滿足目標成本的材料和合理的加工工藝。

再比如說獨立需求庫存與相關需求庫存這一對概念,相關需求庫存合理地解決了獨立需求,庫存假設需求連續均衡獨立的天然不足,避免了因以歷史數據或市場來預測的生產的不合理,不經濟,效率低等問題。

兩者都是在面對具體問題時,採用不同的流程管理模式,從而產生了不同效率的結果。可見流程管理在我們企業生產各項實踐活動中,以及我們很多職場人士而言都是至關重要。

02如何提升流程管理能力?8大法則

在《麥肯錫:47個小原則創造大改變》一書中,作者先在前兩部分用33條法則的濃墨重彩的篇幅,向我們闡釋了該如何進行自我培養,以及如何跟他人一起共同成長。然後才用8個法則,將重心轉移到生產力問題,以及如何促進流程管理這上面來。

在他提到的8個法則中,就我個人而言,我認為對「四格待辦清單」與「5D法則」處理電子郵件的學習,真正感到受益匪淺。

先說說四格待辦清單,因這個清單可以具體運用在我們每天的日常工作中去,所以適用範圍非常廣。它強調在四宮格內,將目前的工作,私事,本周新的安排和新收穫,進行分門別類的安放與整理。

這樣在查閱時,因條理清晰的安放,我們可以很容易的找到自己的重要事項,以及某些事件的進展進度。而且一張紙足夠用,所以很便於我們隨身攜帶,可以隨時時拿出來檢查反省。

再說說「5D法則」積極管理電子郵件,它包括授權( Delegate),刪除( Delete),延後( Defer),精簡( Deword),註銷( Deactivate)5項。

它強調,儘可能把寫電子郵件的工作授權給其他人去做,比如自己的助手等,為自己寶貴的時間與精力騰出空間;在上下班通勤時間可以用來刪除瑣碎電子郵件,避免花費其他成塊寶貴時間;某些生活方面的重要電子郵件延後處理;精簡郵件用字;周五晚上註銷郵箱功能,在設定時間再重啟。

很明顯在這個方法中,比較強調該如何處理不同類型的電子郵件:工作中重要的郵件優先處理,生活中重要的郵件單獨處理,垃圾郵件成瑣碎事件及時刪除,能夠交給助手的郵件則直接放權。除此之外定期放空自己,不看郵件。

除了以上兩個原則之外,作者還提到開會中的一些技巧,比如在開會前要充分了解會議模式,並把議程準備好,而且議程直接聚焦於結果而非過程,在會議中要及時儘早發聲,積極參與討論製造影響。並提到如何學會製作簡易的匯報工具箱,以及擬定簡單好用的進度更新模板這些優化流程管理必不可少的利器。

小結

《麥肯錫:47個小原則創造大改變》一書作者服部周作,曾在麥肯錫打破最短晉升記錄成為項目經理,而他事無巨細做筆記的習慣,無疑揭示了他急速晉升背後的秘密。

在這本書中,作者將其47個工作法寶細分為了塑造自我,與他人一同成長,精通流程管理,往前多做一步這4個方面。仔細讀來,無論從哪個方面來看,這本書都是乾貨多多,確實很值得職場晉升人士來學習和借鑑。

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