風控摘要：據《紐約每日新聞》報導，紐約大都會運輸署(MTA) 新任監察長(IG)已就該機構內部的不當行為發布了30份積壓已久的報告。報告詳細描述了自2017年以來，MTA員工因加班、利益衝突和腐敗而受到紀律處分的事件。
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據《紐約每日新聞》報導，紐約大都會運輸署(MTA) 新任監察長(IG)已就該機構內部的不當行為發布了30份積壓已久的報告。報告詳細描述了自2017年以來，MTA員工因加班、利益衝突和腐敗而受到紀律處分的事件。紐約大都會運輸署貌似在其新任監察長的幫助下，有效防治了員工在工時、出勤率等其他方面的舞弊。然而，在閱讀了關於這一新聞報導中其他案件的監察長年度報告和相關建議之後，我們認為可能需要採取進一步的措施，來更系統地解決組織中普遍存在的員工欺詐問題。以下是三條可能適用的建議：1.增加審查的範圍和頻率，同時監控時間和考勤流程。持續監控和定期審計可以降低員工在工時或出勤率上進行舞弊的風險，這些所需的流程都可以通過技術來實現。要做到這一點，最簡單的方法就是讓經理或主管對隨機員工的考勤報告(無論是紙質的還是電子的)進行監控，甚至進行審計。同時，也需要對經理和主管的行為進行單獨的審查，以確定他們是否恰當地監控和批准了員工的工時和出勤報告。這種審查也有助於發現員工和經理之間的勾結。薪資部門也應每周進行報告，以確定某些部門的工資是否始終超出預算。如果超出預算，有可能是由於工時或考勤舞弊造成的，但若超額支出是合法的，那便意味著需要改進，例如如何安排工作來避免部門預算超支。無論哪種情況，監控和審計都可以識別出錯誤信息，這也同時意味著部門或組織當前使用的考勤管理方法並不是最佳方案。2.將考勤系統與工資系統結合起來。這有助於減少員工的考勤舞弊。當考勤和工資單功能分開時，人力資源部門的員工必須重新輸入信息，並在兩個系統之間粘貼轉移數據，這就為舞弊創造了機會。員工可能串通或搞裙帶關係——人力資源員工可能故意為自己或其他同事記錄虛假的考勤信息。通過集成這兩個系統，時間和出勤計劃的信息自動轉移到工資單中，降低了舞弊的風險。當然，通過鼓勵員工及時輸入數據，並使該過程自動化，可以提高系統的有效性並促進員工遵守。3.反覆核對時間和出勤情況。核實員工所說的真實情況是減少考勤欺詐的關鍵。儘管有許多方法可以進行這種檢查，但人體的生物鐘可能最適合擁有大量不同員工的組織。移動時間表和web時間表包括時間戳，使員工更容易輸入信息。通過將工時表數據與其他應用程式和工具連接起來，比如用戶參與度指標或員工實際考勤的生物統計數據，審計師可以驗證員工是否在場，以及他們是否在工作。這個故事也提到了紐約大都會運輸署最近引進了全球定位系統(GPS)來跟蹤員工和他們公司車輛的位置。紐約大都會運輸署應該擴大GPS設備的使用範圍，使得員工可以在多種不同的工作環境中輕鬆攜帶GPS設備。作者：Art Stewart
翻譯：DCH
來源：IIA官網
轉自公眾號：首席審計官
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