電話で、確かに10臺と注文したはずなのに

2021-02-19 Erin life 繪凜生活

ビジネス社會では、電話や口頭で済まされる注文住宅や通知などでも、文書によって伝達されていくのが普通です。

その理由としては、

①証拠として殘ること

②正確に伝えること

③大勢の人に一度に伝えることができること

などが挙げられます。これは文書の原則といいます。

ところが、これを無視して電話や口頭で注文を済ませてしまうと、次のようなトラブルが起きてしまいます。

営業課の岡田英二は、課長からの指示で、取引先にパソコンを電話で注文した。とことが納品されたパソコンは20臺で、発注數より10臺が多かった。

岡田は早速、その旨を取引先に伝えたが、「岡田さんは確かに20臺とおっしゃいました。私は、その指示通りに納品いたしました」と一歩も譲らない。

さて、この場合、どこに問題があるでしょうか。

このようなケースはよく見掛けます。もちろん、取引先が聞き間違いを認めて、パソコンを引き取ってくれれば問題はないのですが、そうなるとばかりはかぎりません。商取引なわけですから,言い間違い、聞き間違いだけでは済まされないのです。

全述した「証拠として殘ること」「正確であること」ガ求められる理由も、ここにあります。

では、「文書主義の原則」に従って作成された注文書の文例を、次に示しておきましょう。なお、この書き表し方については、一緒に學習しましょう。

　　　　　　　　　　　営発第50號

　　　　　　　　　　　令和2年12月2日

B商事株式會社

　販売課長　下田　哲夫様

　　　　　　　　　　　A株式會社

　　　　　　　　　　　営業課長　山村正一

　　　　　　「FIW500」の注文

拝啟　貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。さて、この度、下記の通り注文いたしますので、お願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

                                    記

1　品名　パーソナルコンピュータ「FIW500」

2    數量  :10臺

3    単価 .198,000

4    納期　令和2年12月16日・

5    支払い　27日締め、翌6日払い小切手

　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

　　　　　　　擔當　営業課　岡田

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