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來源丨七魚服務研習社 作者丨張彬
呼叫中心的運營管理者們通過分解運營目標制訂各種KPI指標，通過KPI指標來引導座席代表行為，從而達到完成項目運營目標。為什麼總是提到座席代表？因為很多呼叫中心都是自上而下的，但很多客服人員卻對KPI指標不清楚，這對我們的管理實際上是有一些障礙的。
關鍵的KPI指標可以分成效率指標和質量指標。
效率指標：員工利用率、小休次數、平均處理時長、自主服務解決率、服務水平；
質量指標：質檢分數、一次解決率、客戶滿意度；
對於絕大多數中小型呼叫中心而言，KPI的指標不需要很多，大而全的指標最後很難完成。
員工利用率：通話時間+空閒時間，除以籤入系統的時間
很多呼叫中心考核座席是按接聽數量，而我則是考核員工利用率。原因是人都會有惰性，而抽檢比例又不可能達到10%，不能操控座席的每一條錄音，考核接聽數量導致的最惡劣情況就是，座席為了提高接聽量，接起客戶電話後直接掛掉。
高效的員工利用率大概是90%，員工要到90%的話，用8小時算一天會給自己留出45分鐘離席+侍候的時間，其餘全是在通話或者是等待空閒狀態。當達到90%後，座席的效率會非常高，不需要考核接聽通數。
小休次數：座席離開座位，把自己的狀態放置在小休狀態的次數
一些晉升空間比較狹小的員工，經常會出現不斷的離席狀態，將自己的接聽量放在最後一個。這樣頻繁的操作，其實就是在逃避工作量。這個指標在民生很嚴苛，每天不能超5次，超過5次直屬領導和員工要寫書面說明的，我認為5-7次的小休次數是可以的。作為中小型的呼叫中心大家有必要關注這個問題。
頻繁的小休是在逃避工作量，中小型呼叫中心要重視
平均處理時長：將所有通話時間，加上所有話後處理時間，總和除以總通話次數
如果說員工平均通話時長很長了，那就意味之他業務知識不過關，查找知識庫的時間很慢，打字效率很低。將平均處理時長定到2分30秒，員工利用率定到90%，小休次數定到5次，基本上員工的工作量非常飽和。如果能夠達到這個指標，員工一定是比較不錯，不需要考核接多少通電話，肯定能夠完成。如果通數越多的話，反而員工的滿意度和疲倦期會增加，員工的請假和離職率會上升。
自助服務解決率：使用IVR自動語音查詢系統和交互式Web應用程式佔總呼叫量的比例
目前銀行，電信都已經開始在用了，引導大家通過電話的ivr語音，或者web自主的應答式做交互，好的callcenter能夠達到50%的比例。將自主服務解決率提升，首先能夠降低人員的使用降低員工的疲勞度，其次能夠降低單呼成本。
服務水平：規定的秒數裡面（例如20秒或30秒）接起了多少％的電話
我們很多都是網際網路公司的呼叫中心，從用戶體驗出發需要設置這個指標。我認為規定在20-30秒之間是可以的，百分比不宜過高，在75%-90%之間根據業務量找一個合適的值就可以。有的同事說我要不要設到100%，我覺得沒有必要，設置100%就是人力浪費。
質檢分數：質檢人員聽座席員的錄音檔，然後進行評分。質檢評分主要分成正向評分和負向評分
最常見的就是質檢，有的呼叫中心質檢是這樣的，把月考成績，工單質量，投訴質量，都放在一起，我覺得也是可以的。我認為質檢分數是一個相對主觀的分數，定期要制定質量評分，中大型呼叫中心比較重視這個指標，保證解答準確率是否嚴謹就可以，這個權重以後可以在探討。
一次解決率：客戶來電當中，第一次就把客戶問題解決的比率
大中小呼叫中心都有必要考慮這個指標，提到這個指標我們會提到重複來電，72小時之內同一號碼甚至同一客戶會不會再次來電。客戶重複來電越多，說明解答的準確度越低，處理效率越低，客戶滿意度會下降。反之一次解決好，整體的來電量就會下降，整體的呼入量就會減少，客服的疲勞度減少，客服的解答準確率越準確，客戶的滿意度越高。我認為現在任何一個以客戶體驗為核心的呼叫中心，都要把一次解決率放到很關鍵的位置。考核時間我建議是72小時，這個指標如果低的話，對呼入量，對上面的效率指標都有幫助。
客戶滿意度：客戶對呼叫中心提供的服務滿意程度，一般客戶關注的合同的完成質量和最終顧客的滿意程度
我認為客戶認可是對客服最好的檢驗，甚至比質檢還要重要，衡量一個客服是不是很好，滿意度能夠說明一些問題，我認為75%以上是一個合格的指標。
客戶的滿意程度是對客服最好的檢驗
1、為呼叫中心建立適當的服務水平目標
大家不要說中國移動是90%，工商銀行是90%，我也要定到90%，這個指標本身不合理，定多少指標，就意味著要招多少人，如果是90%的服務水平，每高一個百分點就意味著要多一名客服，大家可以算一下北京的客服成本是多少錢，這涉及到成本核算。
2、改進運營流程和體系，涵蓋多種聯絡渠道
現在很多中小型呼叫中心，僅依靠電話會非常忙碌，我們需要多分流渠道，比如說微信，在線客服。我希望大家在意這個流程體系，將客服在運營中位置進行前置，通過客服發現業務問題，優化業務流程，如果把客服單獨的孤立出來，客服中心是不會做的太好，應該跟產品市場，營銷運營團隊密切結合。
通過多渠道的客服溝通，讓客服發現業務問題
3、充分理解和重視業務量預測的重要性
作為管理人員要對每天的定期業務要有一個預測，比如說要給客戶群發簡訊，發送時段一定是客戶致電的高峰，需要根據業務量提前設置人員安排，如果搞不清業務量，小型的呼叫中心，幾個人都能夠打癱瘓了，所以說大家要充分理解和重視業務量的預測問題。
4、時刻關注指標的變化，不斷更新和調整員工的排班計劃以應對突發事件。
作為管理者要時刻關注特殊事件，像很多p2p公司在e租寶事件出了之後，上午出了公告下午就出現了提現高峰，幾萬通的電話瞬間打過來，作為管理者要對指標不斷的作調整。一種常用的方法，就餐時間往後調，午休砍掉，晚班早來，休息日過來加班，管理者上線接電話，儲備兼職人員，最極端的方式是斷線，但不建議用。
5、讓一線員工充分了解呼叫中心的特殊的工作環境對他們的要求
很多客服做到三五年的時候不知道KPI指標什麼意思，不知道怎麼算出來的，不知道基本公式，我覺得是一個非常災難性的事情，要讓員工充分知道他的工作要求。
6、為每個員工、小組、部門設定清晰明確的核心KPI指標
員工要知道員工利用率是多少，如果員工利用率低於要求指標，不要拖延最好當天溝通，最差也是第二天溝通；團隊的KPI指標一定要設置的非常明確，中小型呼叫中心的出勤率是最大問題，員工的離職率也是重要考核指標；部門的KPI指標是衡量客服團隊好壞的重要依據，好的呼叫中心不是說出來的，而是依靠KPI指標呈現出來的。
7、確保呼叫中心的各層次管理人員充分和理解掌握呼叫中心運營特點和規律
呼叫中心是從上而下的，各管理層要理解運營特點，要讓大家明白之所以要設置一些班次（晚班或周六日班次），是基於業務服務特徵所決定的。