在我們的日常工作中使用電子表格EXCEL收集數據、上報數據和填寫數據是最常見的工作了，我們收集整理的數據往往會非常的龐大，如果每一項都要自己一點點的檢查有效性實在是非常累人的一件事情，而且即使我們非常的仔細認真，也不敢保證我們的數據一定是合理有效的。
EXCEL就提供了一項非常好用的功能，即「數據有效性設置」和「圈釋無效數據」，這個功能是不管OFFICE的EXCEL，還是WPS的電子表格都有的功能，非常的實用。下面小編就帶大家一起看看它的妙用吧！
首先我們先找到數據有效性的功能按鈕在什麼地方，既然稱之為數據有效性，很顯然的，它就在「數據」選項卡裡面，在OFFICE的EXCEL中就叫「數據有效性」，在WPS表格中就叫「有效性」，相信小夥伴們都很容易就找到了。點擊它右下角的小三角，可以拉出一個菜單，分別含有「數據有效性」「圈釋無效數據」和「清除無效數據標識圈」。
「數據有效性」的功能就是對選定單元格設置數據有效性規則，之後如果再這些單元格內輸入的數據不符合有效性規則，就會報錯；
「圈釋無效數據」是需要配合上面的「數據有效性」來使用的，有時候我們的單元格中已經先有了數據，但是這些數據未必都合理，我們需要挑出數據不合理的數據，就可以先對這些數據的單元格設置數據有效性規則，然後再利用「圈釋無效數據」進行表示，快速找到錯誤數據，提高工作效率。
「清除無效數據標識圈」的功能當然就是將上面標識出來的圈清除掉了。
我們看一下數據有效性含有哪些有效性規則，如下圖：
有效性條件允許的類型有：任何值、整數、小數、序列、日期、時間、文本長度、自定義這8類。任何值沒什麼好說，選擇了它就等於沒有設置有效性了。這裡的類型可以根據你對當前單元格要輸入的內容來確定，比如你要輸入的是金額，那麼選擇小數最好，為什麼不選擇整數，因為我們金額還有幾毛幾分。特別說明：小數並不一定非得要輸入小數點後面的值，選擇了小數這個選項，你輸入「100」這樣的整數也是可以的。如果你要輸入的內容是數量，而且對應的單位名次是「只」「個」「臺」這些，那麼數據有效性肯定就是選擇整數了，應該沒有1.1臺這種情況吧！單元格內容是日期就用日期，是時間就用時間。
然後還需要選擇數據範圍，主要是介於多少到多少之間、未介於多少到多少之間、等於和不等於、大於小於這些，相信聰明的小夥伴應該都能理解。
設置好數據有效性之後，如果之後在這些單元格裡面輸入不符合規則的數據，就會表格就會提示報錯「輸入值錯誤，其他用戶已經限定了可以輸入單元格的數值」，當然了，出錯信息我們可以在「出錯警告」裡面自己定義，還可以選擇出錯之後是緊急只是警告還是停止輸入，默認情況下是「停止」，即輸入錯誤就不允許數據錄入表格，如果選擇的是「警告」，那麼只是彈出警告提示框，問你是否繼續，點擊繼續的話，數據仍然進入表格。
「圈釋無效數據」這個功能主要是針對別人做好的表格上報給我們，我們需要檢查數據的有效性，這種場景下使用最好。比如公司裡面要求各部門、子公司上報自己的固定資產，包括資產原價值等屬性，有的子公司上報上來的數據竟然含有一臺電腦0.12元這種極其不合理的情況存在，我們通過先設置「數據有效性」規則，再點擊「圈釋無效數據」，一下子就將所有的不合理數據都挑選出來了。
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