公司一般都會有大大小小不同的會議室用於會議和培訓，而行政部門也經常會按照會議和培訓的不同需求協助安排會議室內的布置。
每個會議室平時的座椅布置、容納人數和設備清單（如投影、音響、白板等設備），最好都能有照片和相關信息的登記，平時各部門或使用人日常安排會議時，可以按照實際需求進行選用。
除了一些無法改變布局的會議室以外，那些培訓室或大型會議室可以按照過往的培訓或會議需求的布置拍一些照片存檔，以便今後隨時給到使用部門或會議支持人員進行直觀選擇。
行政部門需要同各部門約定好，請大家提前3-5個工作日向行政部門提出協助會議室/培訓室布置的需求，以便留出足夠的時間進行布置安排。
如遇重要會議、培訓或者接待時，一定要準備檢查清單，按照清單逐條完成布置，並進行檢查確認。有條件的話儘量安排好備用設備以防萬一，如除了會議室內固定的投影、音響、白板設備外，再準備一套移動投影、移動音響、額外的白板、紙幣等作為備用。
一般重要會議、培訓或者接待時，要事先了解具體來訪人的具體信息，如人數、時間、來訪人的車輛信息、接待路線等，甚至餐飲、住宿需求等細節（如飲食習慣；喜歡喝咖啡、綠茶或者紅茶；住宿習慣等）。這樣除了會議室的準備工作以外，還能加強公司環境檢查，好做訪客接待的支持工作。
公司內的會議室一般都會有借用規則或者預約系統支持（如outlook系統），超出規則的借用一定要進行嚴格審核，避免造成資源浪費。
希望能通過自身經驗的分享，在行政管理方面幫到大家。
細心、耐心、愛心，讓我們一起把行政工作做的更好！
版權聲明：以上內容皆為原創，版權歸本人所有。如需轉載，請註明出處，請勿隨意刪減。文章內提到的各類設施設備和軟體系統等都是根據實際使用經驗而進行的描述，並不是產品廣告，也無任何惡意。支持正版，人人有責！