一、為什麼要標註公文主題詞
《國家機關公文處理辦法》第十條第10項規定：「文件應當標註主題詞；上報的文件應當按照上級機關的要求標註主題詞。」公文主題詞是指用於揭示公文主要內容並經規範化處理的詞和詞組。是公文主題詞表中表達公文的一定概念的最小詞彙單元，是標引公文主題內容和形式的最基本要素。用於為按主題檢索公文提供檢索標識，為以現代信息處理手段管理公文奠定基礎。
二、公文主題詞的確定
公文主題詞有其內在的本質要求：公文主題詞必須是從自然語言中優選出來的，經過規範化處理的詞彙。所謂「優選」是指根據實際需要，從自然語言中精選出來的，能夠表達公文各種主題中基本概念並相互組配起來能構成各種公文主題的最基本的詞彙。所謂「規範化」處理，是限定主題詞的單義性，即不允許有多義詞和同形異義詞、異形同義詞，並規定詞彙的含義和使用範圍。
三、目前公文主題詞標註工作中存在的主要問題
各機關在幾年前就已開始為公文標註主題詞，但具體工作中存在一些問題。主要表現在兩個方面：一是不規範，即標註的主題詞不是在相關的公文主題詞表中選定的，而是根據標註者的意願，隨便在文件中抽出幾個詞彙標註的；二是不準確，由於標註者對文件理解不深，抽象出的主題概念不準，或是對主題詞的標註規則缺乏了解，造成標註的主題詞缺乏準確性和一致性。
四、怎樣正確使用公文主題詞
首先，必須根據公文主題詞內在的本質要求，參照上級機關的公文主題詞表並結合本地區、本部門的實際，制訂出規範化的公文主題詞表。其次，在對公文標註主題詞時，必須認真對公文進行主題分析，準確選定應標註的主題概念，然後著手查找相關的主題詞表選詞，將選定的主題概念轉換為詞表中的規範化主題詞。
為了保證公文主題詞標註的準確性、一致性，必須遵循和掌握以下規則：
(一)必須選取詞表中規範化主題詞標註，不得任意選用其它詞彙標註。標註的主題詞必須與主題詞表中的詞形完全一致。
(二)標註公文主題詞時，標引次序應根據主題詞的涵義，按照由小到大，從內容到形式分層次組配標引。先標引反映文件內容的類別詞，後標引反映文件形式的類屬詞。
(三)必須選用與公文主題概念相對應的、單個的和專指的主題詞標註；如果主題詞表中沒有單個的、專指的主題詞時，則應選用主題詞表中與公文主題概念最鄰近、最直接相關的幾個主題詞進行組配標引，但不得超過5個。如果沒有恰當的主題詞組配時，則可以考慮選用一個最直接的類別詞或近義主題詞標註。
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