大家好，我是秋小葉，這裡是秋葉 PPT 的「Office 乾貨」欄目。
2019 年第一刷屏神曲裡唱道：「幹得累死累活，有成果那又如何，到頭來幹不過寫 PPT 的。」雖是吐槽，但也可以窺探出，在職場中，做好 PPT，是一項很重要的能力。
那怎樣才能做好 PPT 呢？作者從 4 個方面切入，向大家分享了她的經驗。
作者：Autumn QT
來源：清醒貪心記(ID：qtnotes)
PPT 是我真正花過 10,000 小時以上的技能，畢竟在麥肯錫呆了 7 年。
麥肯錫 PPT 重視內容與邏輯，我改行做營銷後又開始注意視覺效果。
怎麼幹過我們這些畫 PPT 的？：）
從內容到形式，我來講講 4 步流程，有助於提高效率。
01
先分析目標
凡是把 PPT 一棍子打死，跟你說「PPT 沒用、空洞、就是形式主義……」的論斷，你聽完笑笑就好了。
PPT 只是軟體，無毒無害，一張白紙任意塗抹，非常強大的工具，看你怎麼用了。
畫任何東西之前，先做個目標分析——什麼場合、什麼目的，然後才決定，字多還是字少、空洞還是硬核、活潑還是莊重，對不對？
麥肯錫諮詢報告，濃縮研究成果，因而總是 1 頁密集文字總結（給 CEO 看的核心觀點），另加上厚厚一疊詳細資料（意思是，如果想看看具體數據和論證過程，畢竟你花了好幾百萬，我們也有）。
如果是媒體發布會、大型論壇，當然是大圖大字，作用就是「拍照好看的背景版」+「網上傳播的金句」。對吧？
二者服務不同的目的。要效率、要效果，養成先想想場合 + 選擇風格的習慣。
有些 PPT，我只放一句話，做大型演講時不用密密麻麻的內容分散聽眾注意力；
有時內部討論呢，格式不管了，事實、數字放上去。這樣做，能節約很多時間。
02
寫作文提綱
你寫不出來的是 PPT 嗎？你寫不出來的是作文！
或者說，讓我們把寫 PPT 的困難拆解成 2 部分：
第一，不知道我想說什麼（素材很多很亂，不知道怎麼提煉觀點，一堆觀點不知道怎麼組織歸納起來；或者素材太少，編不出來）；
第二，我知道我想說什麼，只是做 PPT 費勁兒。
我們先解決第一個問題——先憋出條理清楚的小作文提綱，再具體到每張 PPT。
不要邊畫邊想、反反覆覆，特別浪費時間，因為改動 PPT 比改文字要麻煩很多。
下面，我用「某明星小三事件」來舉例，講講怎麼寫 PPT 小作文提綱。
選這個八卦當案例是因為，素材多而亂、大家比較熟悉、可以解讀的視角豐富。
這好比寫年末工作總結，你知道自己幹了什麼，可能素材太多，反而整理工作量大，或者怕自己講得不夠精彩到位。
一個 PPT 小作文提綱，有 4 個要求：
有 1 個大主題；
有 3 至 6 個段落；
每個段落，你大概知道要說些啥（分論點、論據等）；
段落和段落之間，要獨立（傳說中的 MECE）。
各段「要獨立」的意思是，不能第一段寫「工作概況」、第二段寫「主要成績」，寫概況時免不了提到成績，寫成績時發現前面已經寫過了……
這屬於腦子不清楚。在小作文提綱階段，就把這個問題消滅掉，因為 PPT 改起來更費時間。
舉例小作文提綱（一）
大主題：《飯桌上向我媽論證某小三不聰明》；
第一段：事件背景回顧（大概要說啥：男主角是誰、女主角是誰、前因後果）；
第二段：女主為何不聰明：
當小三不對（所託非人、傷害自己、傷害別人）；
不夠獨立進取（放棄工作、買買買玩玩玩曬曬曬）；
撕得兩敗俱傷（以小三身份撕，本身並不夠理直氣壯，毀了金主對自己又有啥好處）；
缺乏法律常識（授人以柄、自投羅網）……
第三段：對我們有何啟示（怎麼教育孩子，長大後遇人不淑，爹媽管不管？怎麼管？）
寫到這個程度，這份 PPT「要說啥」已經想得差不多了，對吧？（大家忽略觀點哈，這裡為了講方法）。
如果你先寫幾頁內容，堆砌那些不知道用不用得上的觀點素材，效率會很低。
舉例小作文提綱（二）
大主題：《向我老闆說明，我司聘請明星代言人是否有類似風險，以及如何防範》；
第一段：事件背景回顧（這裡重點是，這事給他、相關合作方帶來多大的直接與間接經濟損失）；
第二段：類似事件回顧（重點是，類似明星人設倒塌的事件是否頻繁、後果多嚴重、加重/降低風險有什麼經驗教訓）；
第三段：我司邀請明星代言人是否有相似風險（我們合作者是誰、為什麼請 ta、人設口碑如何、目前判斷風險多大）；
第四段：怎麼進行風險防範（明星溝通、合同條款分析、輿情監控、媒體溝通、應急預案等）。
同樣的事件，根據目的可以寫出不同的小作文來，也需要搜集相應不同的素材。
想好提綱、想好要說啥，再去一頁頁構思具體內容、搜集加工相應素材。
然而，寫小作文的能力，冰凍三尺非一日之寒，而且也沒有所謂正確答案。
比方說，回顧該事件時，某聰和某六的觀點重要嗎？
可以不放，並不影響論證主要觀點。
放呢，在證明「女主不聰明」時，某六觀點會有幫助；在討論「明星風險」時，可以說明大 V 下場的節奏與影響。
最終怎麼判斷呢？
時間多，可以講，時間緊就不講；聽眾熟悉背景，不用詳細提；老媽、老闆愛聽八卦的，多講講……需要根據情況綜合判斷。
先出一稿，看看順不順，用常識判斷，跟領導討論一下，讓別人提提意見……
綜上，先寫小作文提綱，再寫 PPT，不能強調更多哈。
03
第三步，寫好單張 PPT
你有個完整的故事線了，現在開始一張張寫 PPT。譬如第一張吳某某是誰，第二張陳某某是誰……
單張 PPT 有個基本要求——言之有理、言之有物。
新手可以練習把標題寫成一個陳述句，堅決不要寫短語（如主要工作、項目概況），這樣有助於養成「提煉觀點」的能力，而不是堆砌材料。
每畫一張 PPT，你要問自己：
這張標題是我想說的意思嗎？這個標題能概括下面的內容嗎？這個內容能支撐上面的標題嗎？
舉例而言，PPT 標題是「某律師提供信息」，下面是該律師曾勸當事人不要回國的微信截屏——這樣的 PPT 標題信息很模糊，看不出如何服務大主題。
修改標題為「專業律師曾充分提示回國風險，她未曾聽取」，下面依然是該律師微信截圖（最好輔以該律師身份和對話真實性的佐證信息）——這句標題支撐了大主題「女主不聰明」的一個方面，也概括了（律師微信截屏）這個證據的核心內容。
我還曾經舉過例子，下面 3 張圖，數字一模一樣。
圖 1 中規中矩，銷售額在增長。
圖 2 特意把刻度改成從 25 開始，突出了增長的幅度。
圖 3 用陰影和箭頭去突出「下滑」，讓大家看到「哦，是經常波動哦」，然後去思考「怎麼回事」。
修改刻度、增加陰影等，這些技巧你可以逐漸積累，一篇文章講不盡。
但是，你領會精神，就是內容為證明標題服務、標題是內容提煉。
04
把 PPT 畫得好看一點
內容重於形式。那麼，PPT 到底要不要畫得好看？
最好是，好看又不是太好看。
什麼意思？
傳說中，麥肯錫 PPT 講究格式，其實只注重「規範性」+「表現力」。
「規範性」是指：字體、字號、顏色、半角全形等紋絲不亂，否則感覺不專業、不認真。
「表現力」是指用合適的方式來突出你的信息，參考上面 3 張銷售額的圖片。
除此而外，麥肯錫對視覺的設計感並不強調，官方文件的風格是簡潔甚至樸素的。
後來我去創業公司，發現把 PPT 做得逼格高一點，可以增加印象分。食物乾淨好吃最重要，但我們也為品相而付費。
However，絕大部分商務場合，你也不用把 PPT 做得太過設計感。為什麼？
這是北大某個文檔的封面，原來白底黑字，我幫忙美化一下。
去參加國際評估，白底黑字感覺太簡陋，但也不用太花哨。
很累，得不償失。
要花時間學、花時間練、花時間做，畢竟是錦上添花的東西，犯不著。
再直白點，你形式太講究了、內容跟不上，就更加給人「華而不實」之感。
即使你做得到，你能保證每張、每次都費這個功夫麼？團隊其他人都做得到麼？
PPT 經常是分工合作完成，還時不時撈出幾頁再改改。
譬如我寫了個公司簡介 PPT 講講概況和優勢，今天 CEO 拿去見融資方、明天運營拿去見渠道、後天監管來現場調研……每次不同的人都會根據需要做點調整。
如果原本的 PPT 簡介太講究，人家修改過的效果，相當於你媽在莫蘭迪色的客廳裡給沙發蓋了塊紅布；或者高冷風格的臥室裡，你女兒非要給放只碩大的喜羊羊。
還不如前期不要太講究，乾淨簡潔就好。
這是一次培訓的幾頁，大圖、簡單修飾、簡單顏色、處處對齊。
即使你非常想考究，極其容易用力過猛。本想高大上，結果土味華麗。
高級感的核心原則在於克制——嚴禁使用很多顏色、控制過分修飾、嚴格養成「整齊」的習慣。
給大家看一個例子，這是一位經濟史老師的 PPT 原版：
沒什麼特別不好，就是兩位作者分別是單名和雙名，不是很整齊；有些字太貼邊框，有侷促感。
修改後處處對齊 + 簡單修飾，是否感覺精緻了？這就是對齊的力量。
我很少做非常考究 PPT ，這樣就夠了，速度還快。
05
小結一下
最後，任何原理，重要的都是練習，才能真正記住、熟練。
大家不妨從這幾個方面進行練習：
always 先想想聽眾、場景、目標，決定多長時間、詳略、風格；
always 先寫小作文提綱，想明白自己要說什麼；
always 追求每頁講得清楚，言之有物、言之有理；
always 追求「性價比較好」的高級感，好看點是加分的，但不用太華麗——顏色克制、處處對齊。