有一種表達叫精準表達

2020-12-14 愛生活的JJOHN

很多時候,「不善表達」並不是讓你在提交方案時張口結舌的原因,「根本就不知道自己應該講些什麼」才是無法順利表達的關鍵。

你為什麼表達不清?

作者在某一段時間內也有過這樣的問題:在會議/作報告的過程中常常會出現表達不清的情況,不只讓在場的人很是不解,自己也會因為表達自己的問題而痛苦不堪,也因此常常思考的這些問題存在的原因比如:邏輯不清,全面思考不足等,也嘗試著做一些改變,但不知從何處著手。直到讀到這本書,讓我對之前表達不清的問題進行了再一次的考究,讓我明白表達不清的內在原因在哪裡,對於表達給我一種全新的理解和認識,也讓我明白要好好表達自己,需要的幾種能力。

對於精準表達,我更願意說成有效表達,這本書雖然虛構了一個故事,但講的都是工作和生活中很可能實際遇到的問題,一本很有意義且讓人能夠有效表達的「工具書」。

「不善表達」是因為「自己原本就不知道應該講些什麼」,流利發言的秘訣並非在於是否善於表達,真正重要的是你事先是否認真做了準備,是否已經理清了大腦中的思緒。換言之,關鍵在於你是否明白自己重點要向對方傳達什麼。

精準表達-讓你的方案在最短時間內打動人心,作者高田貴久,Precena Strategic Partners股份有限公司的創始人兼CEO。提倡商務技巧的體系化和普及,致力於關注企業的發展和個人的成長。

針對表達不清應該怎麼做?

作者主要從精準表達的兩個要點展開闡述,其一,能對事物進行合理的思考;其二,向對方進行妥當的表達。

精準表達-讓你的方案在最短時間內打動人心,書中以優秀的方案具備的兩個條件即對事物進行合理的思考和向對方準確傳達,指出提交方案的四種能力——邏輯思考能力、驗證假說能力、設計會議能力、製作商務文本能力。

1、邏輯思考能力——組織語言的能力

為什麼說話要講邏輯?

為了讓與我們背景不同的人們聽懂我們的表述,有必要在說話時注意邏輯。邏輯思考能力是假說驗證能力、問題解決能力等所有能力的基礎,也是最為重要的技能。當對方聽到你敘述並給與反應時一般有兩種反應:

「真是這樣嗎?」

「僅僅如此嗎?」

「真是這樣嗎?」則對應的是縱向邏輯不清的問題,「僅僅如此嗎?」則對應的是橫向邏輯不清的問題。合理的縱向邏輯——"因為A,所以B"。書中高田貴久也指出了縱向邏輯薄弱的三個原因:

(1)前提條件不同,人們腦海中中往往存在著各種與B有關的「隱形前提」,如若前提條件沒有理清楚,必然導致縱向邏輯薄弱。

(2)把不同性質的東西混為一談,在尋找隱形前提的過程種,往往會參雜與B無關的前提條件,而把不通性質的東西同質化,對方產生「真是這樣嗎?」的疑問。

(3)偶然的必然化,A和B之間的因果關係太過於跳躍,或者說A和B之間並沒有必然性。

2、驗證假說能力——回答對方疑問

精準表達-讓你的方案在最短時間內打動人心,在提交解決方案時如果沒有回答對方的疑問,即使再努力解釋對方沒問過的問題,對方最終還是不會認同。那麼,我們應如何去做,才能提前猜想到對方的疑問並對疑問進行有理有據的解釋呢?驗證假說就是探知對方可能提出的問題和回答對方的提問,其中探知對方可能提出的問題包括理解雙方交流的目的和交流的論點、要點,回答對方的疑問則包括假設答案、收集客觀證據驗證真偽和回答疑問。

總結下來就是五個步驟,理解目的——把握論點——構建假說——實施驗證——提取啟發

3、會議設計能力——會議的流程設計,總結討論的技巧

精準表達-讓你的方案在最短時間內打動人心,會議設計要確定兩個要素:著陸點(定位)和著陸形式(風格設計)。了解會議的著陸點,我們就能明確會前應把什麼內容通知給參會者,會後應產出怎樣的成果,就是輸入與輸出。著陸形式(風格設計)因人而異。作者介紹了以下三種風格:

對方是閱讀者還是「傾聽者」?把方案做成對方容易接受的形式如閱讀的形式和傾聽的形式。

是縱觀全局派還是「連鎖把握派」?這就是說我們確定對方到底更加重視橫向邏輯,還是縱向邏輯。是「自上而下派」還是「自下而上派」?

自上而下派,提交方案者應從結論開始講起,然後說明事實根據(理由),自下而上派,提交方案者應循序漸進的介紹背景知識等方面的詳細情況,最後指出結論。

4、製作商務文本的能力

精準表達-讓你的方案在最短時間內打動人心,由製作文字信息——製作圖表——製作幻燈片——製作資料包——製作資料群,一步步層層遞進形成一個會議所需要的所有資料。

總覽這本書我們可以發現,本書通俗易懂,把較為難以理解的詞語給予了口語話的解釋,本書尤其適合大學生在做學術報告以及剛入職小白在提案中使用。

我們的工作和生活中無時無刻不在用各種簡單/複雜的提案解決所存在的問題,這本書以一個關於提案的虛構故事引出,看似虛構背後則是以現實生活為依據,確實是一本可以指導你精準表達/有效溝通的「工具書」。總之,說話前動腦子使用邏輯思維能力驗證假說能力思考,會議提案過程中運用會議設計能力輔以商務文本製作能力進行表達。

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