1標題：簡明扼要地傳達正文的內容
建議將標題控制在20字以內，讓對方一眼就能看出信件所為何來。標題要是太長，後面的部分可能會無法顯示。
商務人士每天要處理的電子郵件高達數十、數百封，所以切記標題要一目了然，讓對方不必點開就能知道內容。這樣一來，收信人就能合理決定電子郵件的處理順序，同時也能迅速掌握內容。
舉例來說，像是
「○○社の件」
「研修の件について」
這種標題，不點開根本就無法掌握其內容。
建議最好修改成
「 〇 〇社見積もり確認依頼」
「ビジネスメール研修(10/15)実施のお知らせ」
等標題，讓對方不必點開就能掌握內容。
此外，如果是重要通知的話，也可以考慮在標題加上【重要】【要返信】等，藉此和其它電子郵件做區別（切記不可濫用）。
2收件人：最好加上姓名以外的稱謂
【收件人為個人時】
建議依序列出對方的「公司名稱、部門名稱、姓名」。
株式會社○○
△△部
部長山田一郎様
對方有職稱的話請加在姓名前面，如果能列出全名則更有禮貌，不曉得名字的話可以只列姓氏。姓名後頭切記要加上「様」。「様」是日文中的尊稱，用來向第三人表達尊敬之意。不過「様」不可加在職稱後方，例如「部長様」等。
【同時向多人發送時】
○○會社
△△部各位
不必列出所有人的姓名，只需標示「各位」即可。「各位」本身就是敬稱，不必再加上「様」。
【收件人為團體時】
收件人是沒有個人姓名的團體時如下。
○○會社
△△部御中
「御中」所代表的意義，和收件人是個人時使用的「様」相同。「御中」不可使用在個人身上。
如果弄錯對方的公司名稱或姓名，那可是非常失禮的，切記一定要再三確認。
3正文開頭：記得要先問候對方
日文中的問候語會隨著公司內外與情況而不同，最好能先準備好各種問候語。在進入正文的重要內容前，記得在開頭的問候語後先寫上「自己的公司名稱」和「姓名」。
【公司外部】
：いつもお世話になっております。
：日頃よりご愛顧賜りありがとうございます。
：（早速の）ご連絡ありがとうございます。（回覆郵件時）
：先日は貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。（拜訪之後等）
：大変ご無沙汰しております。（許久未聯絡時）
：ご不在でしたので、メールにてご連絡させていただきます。（打電話對方不在等時）
：何度も申し訳ございません。/度々失禮いたします。（當天多次聯絡時）
：お世話になります。/初めてご連絡させていただきます。/突然のご連絡失禮いたします。（第一次向對方發送電子郵件）
：先日はご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。（致歉）
【公司內部】
：お疲れ様です。（互道辛勞時）
＊「お疲れ様」僅限公司內部使用。如果對公司外部的人使用會相當失禮。
＊「ご苦労様」是對下屬使用的說法，最好避免使用。
4正文：內容切記簡明
根據「商務電子郵件實際情況調查2015」的調查結果，最讓人感到不悅的電子郵件特徵第1名是「內容模糊不清」。另外像是「排版雜亂」等雖然內容可以理解，但讓對方看得非常難受的情況，也是排名相當靠前。文體失禮、錯漏字等，也是排名前10的。
除了標題外，正文也一定要清楚傳達想告知對方的內容才行。而且除了內容外，在排版上也必須多加留意。建議你在撰寫電子郵件的時候，參考下列注意事項，以免因為排版雜亂而造成對方不悅。
１.一封電子郵件只處理一個事件（過多內容容易搞混或弄錯）
２.活用框線和條列，保持適當行距。
３.回答對方的詢問等時，引用前文說明。
４.有事委託對方時，要明確告知期限。
５.明確告知案件的承辦人是誰（希望請誰處理該工作，或是自己公司的承辦人是誰等）
６.寫完後別忘了確認整體排版是否有問題，除了內容外，也要確認看起來是否清爽整齊。
5結尾：運用問候語給對方好印象
「よろしくよろしくお願い致します」是最簡潔常見的結尾。以此收尾雖然沒什麼問題，但要是不斷與對方聯絡，每次卻都用同一句收尾，總是會讓人覺得少了點什麼。以下就為各位介紹幾個不同情況下的結尾問候語。
【一般結尾】
・（どうぞ）よろしくお願い致します。
・引き続きよろしくお願い致します。
・よろしくお願い申し上げます。（更有禮貌的說法）
【與對方的交涉告一段落時】
・今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
・今後とも変わらぬお引き立てのほどお願い申し上げます。
【請對方回覆時】
・ご検討のほどよろしくお願い致します。
・ご確認のほどよろしくお願い致します。
【致謝】
・誠にありがとうございました。
・心より感謝申し上げます。
【道歉】
・心よりお詫び申し上げます。
・ご期待に沿えず申し訳ございませんでした。
【回絕】
・また機會がございましたら、どうぞよろしくお願い致します。
・ご期待に沿えず恐縮ですが、今後ともどうぞよろしくお願い致します。
6署名：告知自己完整的聯絡方式
・公司名稱部門名稱
・姓名・郵遞區號、住址
・電話號碼/傳真號碼
・電子郵件地址
・部分行業應一併寫下公休日、非營業日
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○○會社□□部田中二郎(TANAKA JIRO)
〒×× ×-××
東京都千代田區△△ビル5F
電話03-×××-××× / FAX 03-×××-×××
メールTANAKA JIRO＠××.co.jp
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↑以符號隔開，讓對方一目了然。