近些年來,涉及公司印章的大戲與口水戰可謂輪番上演,層出不窮。2015年元旦前後,平安信託員工來到中國農業銀行河南駐馬店市分行進行支付,但農業銀行表示從未為平安信託辦理過定期存款業務,存單的農業銀行印章是假的。
「蘿蔔戳」騙局曝光,涉案存單總金額高達14.5億元。2016年,廣發銀行惠州分行員工與僑興集團員工內外勾結,私自刻制公章,涉案金額約120億元。2020年,騰訊果斷查封老乾媽百萬資產,然後老乾媽發聲拒絕三公司。貴陽警方隨即宣布,破獲了因覬覦企鵝君精美遊戲包而偽造老乾媽印章與企鵝君籤約的駭人騙局。
作為一個公司集團,更要明確重視公司印章的使用和管理,稍有不慎釀成大禍。
印章保管
董辦統籌公章和法定代表人人名章的保管工作,法律事務部統籌合同專用章的保管工作,其他對外業務印章由業務部門負責人指定專人保管。
印章保管人員因事離崗、離職、換崗需要辦理印章移交手續的,須由印章保管部門的負責人指定專人接管,並填寫《印章移交單》。
印章使用
公章用印需根據用印資料類型分別提交用印審批單、合同審批單或者招標文件等對應流程。除經法務確認後的公司採購格式訂單外,合同印章用印需提交OA合同審批單流程。用印申請人應確保審批通過的文件,與實際用印的文件保持一致。需要注意的是,如果在申請用印審批單時需相關分管領導籤字,則一定要在流程中加籤對應的領導。
公章、法定代表人人名章、合同專用章用印時應在《印章使用登記表》中如實記錄用印申請人姓名等信息。超過2頁以上(含)的文本必須加蓋騎縫章。未按公司規定的流程進行審批的文件資料,不得用印。
法律事務部每年至少開展兩次公章檢查,並對其中表現優異的印章保管員進行嘉獎。
印章停用銷毀
印章停用時,印章保管員應先在印章刻制/停用銷毀流程中提交申請,審批通過後,製作時備案過的印章應報備案機關登記使用專門的設備進行銷毀。