廳直各單位黨委：
現將《廳管幹部檔案材料補充原則和方法（試行）》（以下簡稱《辦法》）印發給你們，請按照有關要求，切實做好廳管幹部檔案材料補充工作。具體的材料補充工作時間安排，以廳人事警務處通知為準。廳直系統各單位要按照幹部管理權限，抓緊做好本單位黨委管理幹部的檔案專項審核工作。並以此次專項審核工作為契機，紮實做好幹部管理各項基礎性工作，健全規範幹部人事檔案材料的收集、鑑別與歸檔制度，確保幹部人事檔案材料的真實、完整與規範。專項審核過程中，廳直系統其他幹部檔案材料的補充完善工作參照本《辦法》執行。工作中遇到的問題和情況，請及時報告。
中共江西省司法廳黨組
2015年8月31日
廳管幹部檔案材料補充原則和方法（試行）
為做好廳管幹部檔案材料補充完善工作，根據《中組部關於印發〈幹部人事檔案材料收集歸檔規定〉的通知》（中組發〔2009〕12號）和省委組織部《省管幹部檔案材料補充原則和方法（試行）》（贛組字〔2015〕53號）精神，結合我廳幹部檔案管理的相關要求，現制定《廳管幹部檔案材料補充原則和方法（試行）》如下：
一、補充原則
1、廳管幹部檔案缺少材料的，由幹部現所在單位政工部門負責收集，幹部原工作所在單位政工部門配合。
2、廳管幹部檔案缺少材料的，根據材料內容和性質的不同，可以分別採取補充收集、複製和重新製作填寫等不同方式進行補充完善：
（1）檔案中缺少的主要材料、近期形成的材料必須補充收集歸檔，對能夠查找到原件並收集歸檔的檔案材料，應儘量收集補充原件。補充不到原件的，可以從文書檔案或其他存有材料原件的地方進行複製。
（2）檔案材料填寫不規範、手續不完備的，能夠補充完善的，要在確保檔案材料信息真實的前提下，補充完善相關內容和手續，並註明補充完善的原因和時間。
（3）必須重新製作的檔案材料，一定要嚴格按照規定進行。對因為特殊原因，工作中沒有形成所規定的材料，可以用性質和記載內容相同的替代材料代替。
（4）因年代久遠、機構變化等原因無從查找的材料，或者重新填寫亦無意義的材料，由幹部當時所在單位政工部門寫出情況說明；原單位現已不存在的，由幹部現所在單位政工部門寫出情況說明。
二、補充方法
1、幹部履歷表
（1）缺少1988年版《幹部履歷表》，不必重新填寫。
（2）幹部人事檔案中應當至少有一份1999年版《幹部履歷表》，且其中的照片、本人籤名、填表時間和組織印章必須完整規範。根據本次幹部人事檔案專項審核工作方案，已安排廳直系統在職幹部填寫了最新的一份1999年版《幹部履歷表》，只要該份《幹部履歷表》「三齡兩歷一身份」等重要信息經過審核，且其中的照片、本人籤名、填表時間和組織印章完整規範，並按規定歸入個人幹部人事檔案的，可視為不缺少1999年版《幹部履歷表》。
2、年度考核材料
（1）缺少1994年以後年度考核登記表的，不必重新填寫，由幹部當時所在單位政工部門根據考核情況，說明缺少年度考核登記表的原因（如：材料未及時歸檔、時間相距久遠無法查找、未組織年度考核、因××原因未參加考核等）和年度考核等次情況。年度考核等次為優秀、基本稱職或不稱職的，須同時附《年度考核結果備案表》等相關印證材料複印件。原單位已不存在的，由幹部現所在單位政工部門作出說明。
（2）對未籤名、未蓋章的，由幹部現所在單位政工部門到廳人事警務處檔案室取回，並聯繫相關人員和單位完善手續。
3、學歷學位材料
缺少學歷學位材料的，由幹部現所在單位政工部門發函或到幹部原畢業院校查閱原始學籍材料，由畢業院校提供相關學籍材料複印件或出具證明材料。所有材料都查找不到的，由幹部本人提供畢業證書和學位證書的原件與複印件，幹部現所在單位政工部門根據學歷查詢的有關規定負責核實真偽，並作出相應認定。檔案中原有未蓋章的學歷學位複印材料，需重新補充複製或完善手續。
4、經濟責任審計材料
進行過經濟責任審計的，須有相應的審計結果材料。缺少相關任期經濟責任審計結果材料的，幹部當時所在單位政工部門要儘量查找，查找不到原件的，要從文書檔案中複製。
5、培訓材料
缺少1997年以來兩個月以上培訓材料的，幹部當時所在單位政工部門要儘量查找。查找不到的，可聯繫培訓單位提供培訓材料複印件（或出具書面證明材料），也可由幹部本人提供培訓證書複印件。
6、職稱（資格）材料
缺少評（聘）、晉升中級以上專業技術職稱（職務）申報表（審批表）和專業技術資格考試申報（登記）表的，幹部當時所在單位要儘量查找原件，找不到原件的，可用證書和職稱評審文件的複印件代替。也可由主管職稱（資格）部門提供相關的書面證明（應註明×年×月被何單位評為××職稱或資格）。
7、入黨材料
（1）中共黨員缺少《入黨志願書》的，幹部當時所在單位黨組織要認真查找，查找不到的，要按照《組工通訊》1998年第8期《關於嚴格黨員管理和入黨手續的問答》規定辦理，即由其原單位黨組織出具證明（需由縣級或縣級以上黨委組織部門審核），證實其黨員身份，現所在單位黨組織要在其重新填寫的《入黨志願書》有關欄目註明情況和原因，提出承認其黨員資格的意見，報上級黨組織審查同意後，連同原單位黨組織的有關證明材料，一併存入本人檔案。
（2）缺少1985年和1990年《黨員登記表》或《民主評議黨員登記表》的，幹部當時所在單位黨組織要認真查找，查找不到的應作出說明。1990年《黨員登記表》重新登記的範圍是「中央和省、自治區、直轄市機關的黨員」，不在登記範圍的可不作說明。
（3）缺少民主黨派審批材料的，幹部當時所在基層組織要儘量查找。查找不到的，應出具省級、市級和基層組織的相關證明，並補充或重新填寫入黨（會、盟、社）登記表；缺少無黨派人士審批材料的，應查找《無黨派人士登記表》歸入幹部本人檔案。
8、獎勵材料
缺少廳局級以上獎勵審批表等材料的，幹部當時所在單位政工部門要認真查找。確實查找不到或沒有審批表的，可用表彰文件替代，也可由幹部本人提供相關獎狀、證書複印件。
9、處分材料
缺少處分材料和解除處分材料的，幹部當時所在單位政工部門要儘量查找原件。查找不到原件的，應從文書檔案中複印替代，或由紀檢部門提供相關證明材料（應註明因何事何時被何機關給予何處分、何時何機關解除處分等內容）。
10、工資材料
缺少1993年以後工資表（含警銜津貼變動審批表）的，幹部當時所在單位政工部門要儘量查找原件，查找不到原件的，要從文書檔案中複印或用《工資變動審批名冊表》複印件替代。找不到文書檔案，確實無法收集齊全的，幹部當時所在單位政工部門需作出情況說明。
11、任免材料
（1）缺少《幹部任免呈報表》或《幹部任免審批表》的，幹部當時所在單位要儘量查找原件，查找不到原件的，要從文書檔案中複印。找不到文書檔案的，1997年以前的，可用任免文件複印件替代；1997年以後的，涉及到副科級以上職級晉升、同級非領導職務轉任領導職務或跨單位調動後重新任職的，應按當時情況重新補充製作《幹部任免審批表》，其餘的可用任免文件複印件替代。對1997年以來已有《幹部任免審批表》但未按規定逐項填寫，未註明任免職務的批准機關、批准時間和文號，未加蓋組織印章的，要區分不同情況處理：①最新一份《幹部任免審批表》應按照規定逐項正確填寫，並且各項手續完備，不符合要求的要重新製作；②為保持檔案材料的真實性，對其他填寫不規範、手續不完備的任免表，不要求補填其他相關內容或完善手續。
（2）缺少1997年以來提拔擔任副科級以上職務考察材料的，幹部當時所在單位應儘量查找，查找不到的，按幹部管理權限，由幹部當時所在單位政工部門根據當時決定幹部任免的黨委會議記錄等情況，作出相應的情況說明。
（3）缺少2006年以及之後的《公務員登記表》或《參照公務員法管理機關工作人員登記表》的，幹部當時所在單位政工部門要認真查找原件，以原件入檔。
（4）缺少2008年3月以後從其他單位調任機關或參照公務員法管理機關《公務員調任審批（備案）表》的，幹部當時所在單位政工部門要求認真查找原件，以原件入檔。
（5）缺少《首次授予人民警察警銜審批表》和《人民警察警銜變動審批表》的，幹部當時所在單位政工部門要認真查找原件，以原件入檔。確實查找不到的，可用授予警銜命令文件複印件替代（只需複印文件的首頁、幹部警銜變動所在頁和最後一頁），並同時註明警銜變動時間。
12、工作經歷材料
（1）缺少知青、民辦教師、鄉村（赤腳）醫生審批材料的，幹部現所在單位政工部門應到幹部當時工作所在地，查找原縣以上知青部門、教育行政、衛生行政部門相關原始證明材料。其中，缺少知青材料的，可到幹部當時工作所在地縣、市檔案館查找。
（2）缺少破格提拔審批材料，1995年3月1日至2010年3月31日期間的，按幹部管理權限，由幹部當時所在單位政工部門作出有關情況說明；2010年4月1日以後的，如按要求已報上級黨組（黨委）或政工部門審批的，需補充上級黨組（黨委）或政工部門的審批材料，未報上級黨組（黨委）或政工部門審批的，由幹部當時主管單位黨委向上級政工部門作出有關說明並補充相關材料。
（3）缺少招工、考錄、轉幹、調任等審批材料的，幹部當時所在單位政工部門要儘量查找，查找不到的，應從文書檔案中複印替代。
13、組織批覆和相關證明材料
缺少更改幹部參加工作時間、出生時間、入黨時間、學歷學位等相關批覆、調查及證明材料的，要儘量查找原件，查找不到的，應從文書檔案中複印替代。缺少更改姓名、民族材料的，應補充公安機關出具的更改姓名、民族的證明材料或政工部門調查核實材料。
三、補充材料格式要求
1、出具情況說明需用單位紅色文頭紙列印，註明經辦人姓名，並加蓋印章，不必填寫主送單位。
2、重新補充的複印件，需註明「與原件核對無誤」或「此件系原件複印件」，同時註明經辦人姓名、複製時間並加蓋政工部門或材料提供單位印章。此外，同一份複印件有兩頁或以上的，還應加蓋騎縫印章，
3、涉及多類材料缺失的，可在一份材料中作統一說明，不需出具多份說明。