Matrix 精選
Matrix
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文章代表作者個人觀點，少數派僅對標題和排版略作修改。
記得在 2020 年春節前我在 Twitter 上立了一個 Flag ，想聊一下「任務管理」這件事，沒想到拖延症加懶癌發作一直拖到今天，幸好該來的還是來了，今天咱們就一起聊一下「任務管理」這件事。
在「任務管理」這件事上我也一直是「在路上」的狀態，這些年也沒少折騰各種軟體和服務，試圖讓「任務管理」這件事變得簡單和高效。這期間我自己也一直在摸索和總結，所以今天藉由平時總結的文章以及我在「任務管理」這件事上遇到的各種困惑，跟大家聊聊任務管理這件事：
困惑 1：哪些軟體適合做「任務管理」？
困惑 2：有沒有一款軟體「All in One 任務管理 」？
困惑 3：該用「任務管理」軟體還是該用「日程管理」？
困惑 4：任務管理還能再簡單點嗎？
如果你也同樣有以上幾個疑惑並希望得到解決，不妨閱讀一下本篇。
任務管理這些事 - 解惑之旅
困惑 1：哪些軟體適合做「任務管理」？
大概是 15 年左右，恰好看到 少數派 的老麥在 hi-pda 版發了個帖子，大意是他在少數派上開了一個新的板塊叫 Matrix，希望大家能上去發表一些關於數碼、生產力或者 App 介紹的文章。在那個時期我正好在研究用各種軟體來做「任務管理」。我發現軟體有很多，但是各自側重點不同，有的側重快速錄入和快速完成，有的側重「管理和組織」，有的側重「專注度」等等不一而足，於是我就吧自己的體驗和習慣整理了一篇文章，算是「任務管理」這件事上的第一篇《 我的 GTD 習慣 》。
文章用現在眼光看基本上屬於既沒有文筆也沒有深度，但它確是我在那個時期對「任務管理」這件事的思考與實踐。
15 年的時候我對於「任務管理」還處在「探索工具」的階段，希望能夠通過好用的工具將「GTD」的收集、整理、執行、回顧等流程串聯起來，也曾想著將「GTD」的方法論融入到工作和生活的各個方面，於是在那篇文章開頭我寫到：
GTD 是一個較為複雜的概念，真正了解並使用 GTD 的人，會喜歡他並且會自我升級並且延伸到生活和工作的方方面面，但是這個概念從了解到融入到自己的生活中，確實一個漫長的過程。
在《 我的 GTD 習慣 》中為了踐行 GTD 的理念，我分別使用了如下軟體將整個「任務管理」串聯起來，他們包括：Clear、NoteBox、OmniFocus、番茄土豆、Tyme、OneTask。
這個「工具清單」中有的軟體現在看來有的還處在主流軟體行列，有的已經淡出大眾的視線，文中對每個軟體也有大致的介紹，雖然它們都能做「任務管理」，但是我基本上每個軟體只使用它們的各自特長，來組合完成「快速收集」「整理查找」和「執行回顧」等 GTD 的相關流程。這也是解決了我第一個困惑：困惑 1：用哪些軟體可以實踐 GTD 做「任務管理」？
大家可以看出來，這裡為了完成「任務管理」用上了很多軟體，整個流程比較割裂，所以很自然的我也產生了第二個困惑：困惑 2：有沒有一款軟體「All in One 任務管理 」？
為了解決這個困惑，我也在一直調整自己的「軟體使用體驗」試圖去找出來那個 All in One 的答案，於是就有了第二篇「任務管理」的文章《OmniFocus-技巧篇 》。
困惑 2：有沒有一款軟體「All in One 任務管理 」？
其實一開始最想推薦的是 Things ，一款「跨 Apple 平臺」的優秀「任務管理」軟體，其整潔清爽的界面設計，還有嚴謹的功能體驗，可以說滿滿的「德味」。
Things 以清爽和嚴謹著稱的界面
之所以我沒有選擇用它作為我的「任務管理」工具，我也在《OmniFocus-技巧篇 》文中寫到：
在用 OmniFocus 之前，我一直是在用 Things 的，同樣作為一款 Mac 和 iOS 上優秀的軟體，我覺得比 OmniFocus 更純粹的符合 GTD 理念，但是 xx 的同步機制，讓牆內的我們無法愉快的一起玩耍了，於是就把視線轉移到了久聞大名的 OmniFocus 了，真正使用起來才真的體驗到為什麼他是終極武器了。
PS：這些問題今天已經沒有了，Things 已經支持了 iCloud 同步，所以非常推薦大家使用 Things 入門
OmniFocus
是「跨 Apple 平臺」上著名的軟體服務商 The Omni Group 的一款「任務管理」軟體，他們家的軟體通常以功能強大著稱，OmniFocus 就是其中的代表之作。
OmniFocus：強大嚴謹的視圖
OmniFocus 在任務管理上擁有著自己的獨家武器：收件箱、項目管理、標記、上下文（現在叫標籤了）、檢查（透視）等各種功能，功能強大又不失優雅的設計，當然這款軟體最大的問題是「上手難度太大」，很多人都會對軟體的使用望而生畏，於是我根據自己的使用體驗寫了這篇《OmniFocus-技巧篇 》。
在投入到了 OmniFocus 的懷抱後也讓我付出了「不菲的代價」，全平臺使用大概 600 大洋左右（那時候還是買斷制一次付費終生使用）。不過這也一直符合我的使用理念，只要是花錢買的軟體和服務就要認真的使用，才能讓這筆錢畫的「值」。
對於這款 All in One 的 GTD 軟體，對此感興趣的同學可以閱讀一下《OmniFocus-技巧篇 》這篇文章，文中部分對 OmniFocus 的體驗現在閱讀也不過時。
時間走到了 2016 年年底，自認為在「任務管理」上有了比較多的經驗，同時也感謝「少數派」給了我一個發聲的平臺，於是整理了一篇涉及「數字生活」方方面面的文章《 器物與我 - 2016 我的數字生活 》，文中提到了很多我到現在依然在用的軟體和服務，其中的「子彈筆記法」對於我後來「任務管理」的轉變起到了很大的作用，這事放到後邊說，感興趣的同學歡迎「挖墳」。
在找到了 OmniFocus 這款 All in One 軟體後，我也著實是用了近 1 年的時間，試著在一款軟體中解決所有「任務管理」的問題，但是我也並沒有停止自己對新工具的探索，在《 器物與我 - 2016 我的數字生活 》中可以看到我同時也體驗了各種與「任務管理」相關的軟體和服務，其中一些軟體屬於「日程管理」範疇，例如 Fantastical 2 等，它既能管理任務，又能管理日程，它和 OmniFocus 這樣單純只做「任務管理」的軟體比起來充滿了矛盾。
在我的印象中，周圍人很少用「日程管理」，但是我在各種美劇中可以看到，外國人非常依賴「日程管理」幾乎每個人都有一個「日程本」管理自己的所有事情，所以我又有了新的困惑：該用「任務管理」軟體還是該用「日程管理」？
為了解決這個新的疑惑，於是就有了接下來這篇文章《 術與道-聊聊我的時間管理 》。
困惑 3：該用「任務管理」軟體還是該用「日程管理」？
在繼續之前，咱們先聊一個問題：為什麼要做「時間管理」？
我認為「時間管理」是作為像我一樣的普通人去追趕那些優秀的人的一種方法。在《 術與道-聊聊我的時間管理 》這篇文章中，我用「籃球比賽的最後一節落後 20 分」舉了個例子：
就像是一場和高手對決的籃球比賽，到了第四節，我們還落後 20 分，如果此時放棄，我們將一敗塗地，最終會以 20 分以上的分差結束比賽，那麼我們如何在最後一節翻盤，追上比分甚至超越對手，一舉奪冠呢。這個時候就要求我們必須每一回合都得進球，可是如果我們進一球，對手也能進一球呢，我們依然是沒有機會，這個時候，我們就要爭取投三分球，每個回合我們會多得到一分，這樣一分分積累，我們就有了翻盤的希望，最終也許會反敗為勝。
總結一下就是說：時間管理術就像在追分環節投入的三分球，能夠幫助我們一點點的積累（因為三分球有難度對方基本會選擇投兩分），最終實現翻盤的可能。
現在再說回當時的困惑：該用「任務管理」軟體還是該用「日程管理」？至少我認為「任務管理」和「日程管理」都屬於時間管理的範疇。
解決方案：同時使用「日程管理」和「任務管理」
上邊提到在第一篇《 我的 GTD 習慣 》文中，整理了一個當時的「任務管理」軟體清單，時隔兩年我又在這篇《 術與道-聊聊我的時間管理 》中整理了一下新的「任務管理」軟體清單，這裡列一下兩份清單對比：
我的 GTD 習慣：Clear、NoteBox、OmniFocus、 番茄土豆 、Tyme、OneTask。
術與道-聊聊我的時間管理：Wunderlist（奇妙清單已停用）、Anydo、Calendars 5、2Do、Clear、Todoist、OmniFocus、Things、Fantastical 2。
跟《 我的 GTD 習慣 》中的第一個軟體清單相比，新的軟體清單「最重要」是新增了 Calendars 5 和 Fantastical 2 這兩個軟體，他們兩個都是典型的「日程管理」軟體，它和「任務管理」在概念上還是有些區分的。
在解釋區別之前，我想先說一下關於困惑 3: 該用「任務管理」軟體還是該用「日程管理」？我自己的的答案吧：同時「日程管理」和「任務管理」
為了說明這個概念，接下來簡單說一下什麼是任務個管理？和什麼是日程管理？
什麼是任務管理
先明確一個概念「待辦事項」：它是形容一件具體的事，比如「明天下午去銀行取錢」，比如「周五下班前開周會」等。它是任務管理的「最小單位」。
任務管理：在概念上它通過收集、整理、完成、回顧等流程將「待辦事項」管理起來。所以通常意義上「任務管理」都會伴隨著項目、子任務、標籤、篩選等概念。
在《 術與道-聊聊我的時間管理 》中舉了一個「購物清單」的例子：
例如購物清單，我們購物之前，記錄下需要買的東西，然後在購買過程中，每買完一個，我們就在清單裡打一個勾代表已完成，定期檢查清單還有幾個未完成，重複流程直到所有要買的物品前都打了一個勾，代表我們處理完所有任務。
什麼是日程管理
日程管理：簡單說就是「什麼時間，什麼地點，和誰，做什麼事」。日程管理的目的有兩個：
日程提醒：提醒我什麼時間該去哪裡見什麼人活著做什麼事。
回顧：可以隨時回顧我的行程，哪天做了什麼事。
同樣在《 術與道-聊聊我的時間管理 》中舉了一個「課程表」的例子：
我們接觸最早的日程管理就是課程表，課表內容就是一個典型的日程，例如：周三下午 3 點物理課，周五上午 10 點體育課等。通過課程表我們可以回顧我們過去哪一天我們在上什麼課。
同時使用「任務管理」和「日程管理」
在《 術與道-聊聊我的時間管理 》中我其實將該用哪一個做了一個簡單的定義，原文如下：
凡是約會、會議、參加活動，等具有時間、地點、人物的事情，統統算作「日程管理」。
除了第一條之外，其他凡是具體到某一項任務，具體做某一件事，統統算作「任務管理」。
《 術與道-聊聊我的時間管理 》這篇文章發布於 2017 年初，距離現在上 3 年多，在這篇文章中解決了我的第三個困惑：該用「任務管理」軟體還是該用「日程管理」？
所以，該用哪個，我自己給出的答案包含兩部分：
無論是「任務」還是「日程」都屬於「時間管理」的範疇，無論是哪個，只要你去做這件事了，它就會比不做強。
各司其職，一件事情，屬於「任務」自然使用「任務管理」軟體，屬於「日程」自然用「日程管理」軟體。
困惑 4：任務管理還能再簡單點嗎？
在明確了「任務管理」和「日程管理」後，在基本的使用上我暫時沒有什麼問題，但是時間長了以後我也發現了幾個問題，就拿 OmniFocus 舉例來說，在「任務管理」這件事上我大部分時間只用到了「任務分類」和「打勾完成」兩個功能（少量使用「透視」功能），這幾乎可以算做任何「任務管理」軟體的入門功能，既然如此有沒有更簡單的軟體去做這件事呢？答案是有的。
秉著一顆「愛折騰的心」一款新的軟體映入眼帘，它就是 Todoist 。
Todoist 是一款入手相對簡單，但是玩好也需要「技巧」的軟體，它最大的特點我總結如下：
界面足夠簡單，開箱即用，基本滿足你對一個任務管理軟體的要求：分類管理、提醒、完成確認等。並且支持「自然語義」錄入，方便我們快速創建任務。
自然語義支持
豐富的 API 支持，可以協同 IFTTT、Zapier、捷徑 App、Drafts 5 等軟體快速進行任務創建和管理。例如將加入到印象筆記中的文章，自動在 Todoist 中創建「稍後閱讀」的提醒任務。可以閱讀我之前分享的兩篇文章看看如何實現。
《王掌柜帶你玩轉 Drafts5 | Writing Flow》文章中的「Drafts 5 高階玩法 | JavaScript」部分介紹了如何通過 Drafts 5 這款軟體快速錄入並創建 Todoist 中的任務。
付費教程《玩轉 IFTTT，網際網路自動化也可以很簡單 》中的《 第二章 | IFTTT 的基礎使用 》中關於「Gmail 郵件稍後閱讀提醒」的自動化任務用到了 Todoist 的 API。PS：有需要付費教程《玩轉 IFTTT，網際網路自動化也可以很簡單 》的同學可以私信我，本篇文章贈送 2 個兌換碼。
支持「自定義篩選器」，藉助「標籤」功能，非常方便自由的篩選出所需的任務。當我們有了大量的任務時，如何「快速篩選出適合的任務」在 Todoist 中是一件非常愉快的事情。這裡推薦大家閱讀我 2018 年發表的文章《 玩轉 Todoist | 過濾技巧篇 》。文章中詳細介紹了如何創建屬於自己的「過濾器」。
自定義過濾器
任務管理這件事 - 一切都是文字
任務管理這件事，無論使用什麼工具，我們仔細分析它就會發現，任務管理歸根結底就是對一段「文字」進行管理：
對這段文字設置上「提醒時間」，即可以在指定時間提醒我們。
對這段文字進行「歸類管理」，所謂「任務分類」「完成」和「歸檔」等功能。
明白了文字對「任務管理」的重要性，回過頭來我們看我介紹過的各種「任務管理」軟體，它們都有著各自強大的功能，但是從文字角度，我認為還有一件事沒有解決那就是「關聯」。
關聯：一個任務就是一段文字，幾段文字構成一篇筆記，如果我們有一篇筆記，有沒有什麼辦法可以讓一個任務和這篇筆記「關聯」。這會帶來一個明顯的好處就是，當我們收到任務提醒的時候，能夠快速定位到這篇筆記，通過閱讀筆記找到「上下文」，從而方便我們完成這個任務。
舉一個場景： 例如我在做會議紀要，突然非常想把手頭這段記錄變成一個「待辦事項」。通常我可能臨時打開任務管理軟體進行記錄，並設置提醒時間。當我收到任務提醒的時候，很可能忘了這個提醒說的是什麼事了，通常需要自己手動找到剛才那篇「會議紀要」才能明白這個任務的「上下文」。
在文字關聯任務這件事上還真有一個開拓者，它就是 Agenda，它的 Slogan 是「做一個聚焦日期的筆記」。
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Agenda 具有「優雅的設計」和「強大的功能」，它可以做到一邊「做筆記」一邊「創建任務」，這兩件事在同一個軟體甚至同一個界面完成。同樣得益於它的「筆記 + 任務管理」特點，任何任務我們都能快速的追述出它的「上下文」。
如果你對 Agenda 這款軟體感興趣，推薦你閱讀我的兩篇文章，一篇適合入門一篇適合進階：
入門：《Agenda 優雅的玩轉筆記 + 任務管理 》
進階：《玩轉 Agenda | 包辦你的 work task》
總結
關於「任務管理這件事」，洋洋灑灑的寫了很多文章，從工具到方法論都有涉及，最後還是想跟大家說，工具和方法論都不是重要的，重要的是我們動手去做這件事，當你真正嘗試去做「任務管理」這件事的時候，它就不是事了。
最後還是給大家上點乾貨，APP List：
始於顏值，終於嚴謹的任務管理工具：Things
從入門到「放棄」的任務管理工具：OmniFocus
易於上手的全能任務管理工具：Todoist
一切都是文字，包辦你的 work Task ： Agenda
文章 List：
《 我的 GTD 習慣 》
《OmniFocus-技巧篇 》
《器物與我 - 2016 我的數字生活 》
《術與道-聊聊我的時間管理 》
《王掌柜帶你玩轉 Drafts5 | Writing Flow》
《玩轉 IFTTT，網際網路自動化也可以很簡單 》
《玩轉 Todoist | 過濾技巧篇 》
《Agenda 優雅的玩轉筆記 + 任務管理 》
《玩轉 Agenda | 包辦你的 work task》
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