一、編碼原則
(一) 唯一性
一個編碼只能代表一種對象。避免多個對象一個編碼和一個對象多個編碼。一般來說主要屬（特）性不完全等同的視為兩種對象。
(二) 完整性
企業所有的對象，包括信息系統涉及的信息都應編碼。以保持編碼完整，杜絕對象無編碼的情況出現。
(三) 準確性
對編碼定義和描述必須準確，不能模稜兩可。不能為了簡單套用傳統工作模式的人工解讀，而在編碼中加入大量描述性、易變動的信息。而對於易於變動的屬性應通過獨立的數據項進行描述。
(四) 適應性
在設計編碼規則時，應從企業的全局出發，考慮對象的不同使用者的需求，如不同組織和不同業務域的需要。
(五) 繼承性
對於已有國家標準、行業標準的編碼，可以依據企業實際需求有區別地、全部或部分引用或借鑑。對於企業已普遍使用的編碼，在確保符合編碼原則的基礎上應儘可能考慮沿用或在原編碼基礎上進行完善。
(六) 拓展性
在編碼結構和容量的設計中，不應僅考慮現狀，要為企業未來業務發展、運營變更和管理方式向更高的階段發展預留編碼的擴展空間。避免使用中無法增加新的編碼。
(七) 穩定性
編碼要統一而有一貫性，編碼規則一經確定，就應一直沿用下去，中途不得隨意改變。編碼已經使用也不應改變，已免造成數據混亂和丟失。
(八) 易用性
在不違反上述原則，滿足管理要求的前提下，編碼應儘量簡短，規則應儘量簡單，以易於對數據的維護和使用。如應採用易於記憶的文字、數字，或賦予暗示及聯想性的編碼，同時考慮編碼錄入的方便性，編碼儘可能短、少，避免使用特殊符號，如『#』、『-』、『*』等。
二、編碼方法
(一) 編碼類型
編碼類型是指編碼在信息系統中的數據存儲類型，一般可分為兩類：
數值編碼：
在信息系統中使用各種數值類數據類型進行存儲，如整型等。該類編碼只能使用數字進行編碼，一般為不定長、順序編碼。
字符編碼：
在信息系統中使用各種字符類數據類型進行存儲，如字符型等。字符編碼可使用漢字、字母、數字、符號進行編碼。根據編碼字符的組成，主要分為以下幾種形式：
1、純字母編碼
2、純數字編碼
3、字母數字混合編碼
符號一般用於分隔不同的編碼位段，如：「-」、「.」等。採用字母進行編碼時需要考慮信息系統是否區分字母大小寫，在編碼規則中應明確指定使用大寫還是小寫。
(二) 編碼長度
編碼長度是指編碼中字符的個數或數值的取值範圍。
1、定長編碼（建議同類數據編碼保持統一長度）
2、不定長編碼（不常見）
三、編碼方式
(一) 順序編碼
1、順序編碼是在同一級編碼中，按字母或數字的順序升序或降序依次進行編碼。
2、考慮到編碼的擴展性和可讀性，可以空出部分編碼進行預留。
(二) （中翰軟體）物資編碼示例
1、採用4層11位數字代碼，代碼結構如下：
2、示例說明：
3、編碼舉例，以下給出示例，便於對編碼規則的理解，表格中只是編碼樣例，不代表實際編碼情況。
四、編碼要求
在沒有特定要求的情況下，各類對象的編碼規則，原則上應遵循以下編碼要求：
1、一般應採用純數字或純字母的字符編碼，編碼中不應使用符號、漢字和全形字符；
2、如果使用字母作為編碼，無論信息系統是否區別大小寫，應一律採用大寫；
3、如採用數字編碼，一般將「0」做保留，「9」作為其他類；
4、如採用定長數字編碼，位數不足的前補「0」；
5、在只需要唯一區分數據對象的情況下，可以採用無意義的順序數值編碼。
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