離開PPT,我們還能不能好好說話—新聞—科學網

 

■郭英劍

PPT是微軟演示文稿程序PowerPoint的縮寫。這個由「Power」（權力）和「Point」（觀點）所構成的詞彙，很好地說明了當下各種場合的言說者所具有的特徵，第一是具有言說權，第二是要表達觀點。現在，PPT不但適用於與政治、經濟、科學、技術、文化等有關的演講，在學術界，更是得到了廣泛應用，在高等院校的課堂中，幾乎很難看到不用PPT的場景了。

人們為什麼離不開PPT？

眾所周知，PPT不過是由微軟公司所開發的一個演示文稿程序，是微軟辦公系統中的一個組件。但該程序最早是由蓋斯金（Robert Gaskins）和奧斯丁（Dennis Austin）所發明，1987年4月20日上線。三個月之後，微軟花1400萬美元將其收購納入麾下。PowerPoint 1.0版在1987年發行時只有黑白兩色，全彩版在第二年上市。自此之後，也成為微軟辦公軟體套餐中的標準成員。2002年版的Office XP，夾進了PowerPoint的專業版套餐。自此之後，PowerPoint就成為了世界上使用最為廣泛的演示文稿軟體。

其實，PPT就是過去人們常見的「幻燈片」，由於其具有了更多更先進的功能，包括將文字、動畫、圖像、影片等安置在頁面上，幻燈機也就被逐漸淘汰了，但「幻燈片（slide）」這個詞，還依舊在使用，PPT中的每一個翻頁，都稱作是一個slide。

其實，PPT誕生的初衷是為商業機構而設計，主要是在機構內部部門和小組之間溝通時，提供更多的視覺效果。但這一軟體後來的發展早已超越了商業領域，在社會上，特別是教師、學生、學者等群體中廣泛流行。PPT的使用，被認為是當代社會的巨大變革之一。據統計，每年大約有3億演示文稿是用PPT製作的。

PPT之所以深受人們的喜愛，是因為它的好處或者說優勢極為明顯。

第一，作為最受歡迎的演示文稿軟體，PPT最大的好處是簡單易用也好用，可以將文字、圖表、圖片等放置其中，從而使演講者可以用良好的視覺和直覺效果展示自己的言說內容。

第二，製作方法簡單，稍微學習就可以掌握相關技能，而製作出來的PPT讓演講者看上去是一個組織有序的人，儘管這個人很可能不是這樣的。而且，現在各種各樣的PPT模板五花八門，你可以不懂設計，但只要選用了個人喜歡的合適的模板，就能製作出一個非常漂亮並且吸引人的PPT。

第三，PPT為了突出重點，往往會將重點詞彙、主要觀點等展示出來，加上更多新的功能進入到程序之中，會讓聽眾和觀眾印象深刻，事後也往往會對這些主要觀點和重點詞彙記憶猶新。而且，你再也不用給大家發講義、文字資料或者印刷品了。無論多少聽眾或觀眾，只要有一臺大的投影儀、一塊夠大的屏幕，就能滿足大家的需要。

第四，因為有了PPT，演講者可以更加從容地言說。如果說過去的演講者需要不斷地低頭看稿子，那麼，今天的演講者因為有了PPT，與聽眾有了更多面對面交流的機會。

為什麼會出現「奪命PPT」

隨著PPT使用更加廣泛，人們也在呼籲少用PPT，或者適當使用，或者說是更好地使用。包括耶魯大學統計學教授塔夫特（Edward Tufte）在內的一些專家，也都專門撰文指出PPT所具有的不良特徵。總結一下，大致有如下幾點。

首先，PPT往往僅羅列文章的觀點，從而很容易將一篇完整的文章拆解得支離破碎；而且，PPT往往會刪除細節，讓人忽略對問題的思考過程；

其次，PPT是強制性地使頁面按照一個固定程序排列，從而迫使聽眾不得不忍受這樣的順序，如果是發講義，聽眾則可以隨意翻閱任何段落；

再次，很多演講者花費了太多時間在PPT的製作上，把PPT製作得非常漂亮，卻忽視了究竟該如何去展示要說的內容；

最後，過度依賴使用PPT，會催生一些特殊的語言現象，比如殘缺不全的句子、強調概念化、詞語名詞化等。

PPT的泛濫，還產生了一個有趣的特有詞彙，並日漸流行。那就是「奪命PPT」（Death by PowerPoint），它既指一篇糟糕的演示文稿，也指一位蹩腳的演示者，或者兩者兼具，讓聽眾痛不欲生。其特徵主要包括：首先，就內容而言，展示的是並非必要的長篇文稿；其次，就形式而言，頁面塞滿小而難以辨認的字體；只有文字而缺乏適當的圖片或動畫，或者是過多過濫地使用動畫效果；最後，也是最糟糕的是，演示者使用單調乏味的口氣去朗讀幻燈片上的內容，但實際上觀眾是可以自己看屏幕的。

這種批評聲音的逐漸增加也在告訴我們，即使是良好的工具，也應該恰當地使用。

PPT是工具，不能代替演講人

作為國內較早一批將PPT運用於個人本科教學的學者，我在2001年從美國留學回來後在鄭州大學任教。我利用學校所發的科研啟動經費購置了日本產的可攜式投影儀、幕布，包括筆記本電腦。那個時候，國內高校中，PPT的使用遠沒有後來那麼廣泛，更不要說像現在這樣普及。當時的絕大多數教室，除了電教室外，都沒有像現在裝備有電腦與播放設備。因此，我每次上課都只好請一兩位同學幫我從辦公室將投影儀、幕布等這些雖然是可攜式，但依舊沉重的設備拿到教室，還要留出插上電源、打開投影儀、打開電源的時間，之後才能正常上課使用。

PPT的使用，在教師群體中發展極為迅速。現在，各大高校中，除了極個別資深教師之外，已經很難看到不用PPT上課的教師了。有不少高校也要求教師必須製作PPT。

但與此同時，我們也不難發現，無論是在課堂上，還是在學術報告中，人們太過依賴PPT，從而出現一種荒唐的現象：課堂上，一旦PPT卡住播放不出來，教師就不知道該如何上課；學術報告中，一旦PPT無法播放，演講者就不知從何說起，往往會亂了頭緒，難以為繼。

反思這一切，我的做法是：在上課的時候適當使用PPT。無論從內容、形式到使用的頻度，都儘量避免出現內容全部仰仗幻燈片展示的過度使用，也要避免形式過於單調或者太過豐富而幹擾學生認真聽講與思考的現象出現；在大型學術報告中，避免使用PPT。因為這種學術報告的時間一般會安排在15~30分鐘之間，為了不至於讓PPT佔據自己的演講時間，我就很少使用PPT，有時候會議主辦方要求提供，我也只是象徵性地提供極為簡單而少量的幻燈片。為此，我經常講的一句玩笑話是：我不用PowerPoint，是因為我沒有Power（權力），但我還是有point（觀點）！

我想強調的是，PPT其實只是工具，它不能代替人。在今天這樣一個PPT泛濫的時代，人們不用它，也應該會講話、會作報告、會上課，而且同樣可以做得很好。

不要看重Power，重點在Point

PPT為什麼叫做PowerPoint呢？這個詞最初被稱作PowerPoint，是源自蓋思金。他在2012年的一部書中，坦露了這個名字誕生的過程。最初的演示文稿程序所設計的名稱為Presenter（演示者），但後來發現這個詞被人註冊了。於是蓋思金有一天在洗澡時突發奇想，將這一設計程序命名為PowerPoint。

對於這個詞的意義，蓋斯金承認，有把權力交到個體（內容創新者）手裡的意思，這也是設計者的目標所在，但他還是認為，PowerPoint中的Power並非Powerful（強大、有力）的意思，而是Empowerment（許可、授權，權利賦予）的指代。

無論如何，PPT已經成為日常工作中難以或缺的表達工具，人們應該恰當使用它，盡力弱化言說「權力」（Power）的成分，而更加突出展示言說者所要表達的「觀點」（Point），這樣才能達到更有效的溝通與交流的目的。

《中國科學報》 (2019-07-03 第7版 海外)