學會利用「帕累託法則」,讓工作更高效一點

2020-12-04 36氪

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編者按：每天都忙忙碌碌，最後卻發現自己一件事情都沒能做成，很多人都陷入了任務的汪洋大海，卻無法抓住工作的主線，看起來效率極低。但我們確實也在工作，為什麼就成績就來得那麼慢呢？本文作者Dipesh Jain提供了一個經濟學上非常常用的一個概念：帕累託法則來解釋、解決這個問題。原文標題Use the Pareto principle to simplify your life。

圖片來源：Terry Vlisidis / Unsplash

我第一次知道帕累託法則是在經濟學課堂裡。帕累託法則又叫80/20法則，帕累託認為，約80%的結果是由20%的變量產生的。教授給尚在懵懂的我們舉了各式各樣的例子，我們藉此更好地理解了帕累託法則，如：

世界上最富有的20%的人掌握著80%的財富。20%的患者佔據了總醫療支出的80%。20%的流行病感染者要對80%的傳播負責。20%的罪犯犯了80%的罪。一家公司80%的銷售額來自20%的客戶。這個數字的法則令人著迷。我簡直不能相信：這麼簡單的數字居然如此深刻。

我第一次真正發現它的深刻之處是在我工作的頭幾個月。看到我努力地在工作中排列35個渠道合作夥伴在我時間、注意力等方面的優先級後，我的經理讓我專注於前5個渠道合作夥伴，暫時忽略其餘的。我大約有75%-80%的銷售額來自他們。

從那時起，我分析了生活中的許多情況，發現這個原則是非常有效的。例如：

這個原則能夠幫助我選擇對KPI和我的表現影響最大的一些活動。

經過統計，我大部分飲食開支都花在了幾家固定的餐廳。當我分析時間利用時，我發現是我自己把大部分時間都花在了某些特定的事情上。（如在YouTube和Netflix上看脫口秀）我不怎麼社交，但我有80%的時間都和20%的人在一起。儘管我有六套西裝，但大多數情況下，我往往只選擇特定的一兩套。仔細觀察，你會發現類似的場景也在你的生活中上演。雖然可能不是精確的80:20，但我們生活的大部分結果及產出都依賴於某部分特定的輸入及活動。這些特定的活動有著極大的影響。

它們就像打開生活大門的萬能鑰匙。

掌握帕累託法則方法將幫助我們更好地控制未來的結果，讓我們的生活輕鬆一些。考慮到我們總是面臨著給事項排列優先級的情況，這可能是一個巨大的安慰。

帕累託法則適用於生活的各個方面。讓我們看看如何利用這些知識為我們更好地工作服務。

1. 分析工作、生活中最重要的活動

第一步至關重要。每份工作都有重要程度較高的幾個任務。舉幾個例子：對於銷售來說，你最重要的活動通常是：研究市場前景，會見客戶和提出改進的建議；對於理療師來說，最重要的活動就是記錄病人的病史，在他們鍛鍊的時候觀察他們，記錄下他們的進步。

為自己創建一個最重要任務清單，上面列上3-4個影響力最大的任務。最好的方法是：首先，寫下你負責的所有任務；然後思考，在這些任務中，如果你每天只能執行一項任務，那麼對你和你的經理來說價值最大化，你應該選哪一個任務執行？這就是你最重要的任務。最後，如果你能多做清單上的兩件事，你會選擇那兩件？這三個任務就是你最重要的任務。

這種方法基於《吃掉那隻青蛙》一書的作者博恩·崔西講的優先順序。崔西說，你為公司貢獻的90%的價值都包含在這三個任務中。

2. 分析你在這些任務上花費的時間

在你列出最重要的活動之後，分析你花在這些任務上的時間，然後就準備好面對殘酷的現實吧。第一次做這個統計時，我發現我在這些活動上花的時間不超過40-50%。

我把大部分時間花在不那麼重要的任務上（可能我們很多人都這麼做），主要原因是——

最重要的任務無法提供即時的滿足感，而不那麼重要的任務卻可以。最重要的任務具有挑戰性，有著更高的失敗機率。這些重要的任務逐漸變得重複、單調。對自己誠實一點，你會發現一些令人驚訝的結論。

3. 在日程表上安排這些任務

最重要的任務應該主導你的日曆。你要把這些任務安排在日程表上，重新規劃你的日常生活，以確保你把大部分時間都花在這些任務上，而且你要把它們和不那麼重要的任務穿插著來安排。這有助於確保你專注於最重要的那些任務，同時，交替做最重要和不那麼重要的任務，以避免單調。

儘量避免多個任務同時進行。但是如果必須這樣做的話，你儘量同時處理不那麼重要的或者常務性的工作。當涉及到你最重要的任務時，千萬不要這樣做。否則，要麼你做得很差，要麼你要花更長的時間完成任務，因為在執行最重要的任務時，你需要屏蔽一切幹擾。

4. 追蹤及修訂

安排並不意味著行動，你把日程表安排地再完美也不一定意味著你一定會按照日程表行動。所以，你要統計、定期檢查自己的時間使用，確保自己確實在最重要的任務上花了預定的時間。這是非常重要的。

如果你偏離了日程表，也沒有關係，計劃趕不上變化，這種情況幾乎會發生在所有人身上。面對這種情況，你需要重新調整你下周的計劃和任務。最終，經過幾周、幾個月的統計、回顧和調整，你會找到自己的最佳計劃，它是一張優先安排你最重要任務的、適合你的時間表。

我們可能不擅長自我分析。因此，讓你的家人/朋友/同事對此提供幫助有時候是必要的。

譯者：喜湯

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