工作必備技能:PDCA工作術

在此之前，讓我們重新回顧一下PDCA循環是如何運轉的。

首先，讓我們來看一張研修資料當中經常出現的PDCA循環圖。

制訂計劃，具體實施，成果驗證，重新調整。一個循環結束後的成果產出，成為下一個循環的改善方案，或者叫作拓展方案。

這一方案反映在下一個循環當中，同時開啟了新一輪的計劃、實施、驗證和調整。

來源：《高效PDCA工作術》

至此，各位已經對PDCA循環的基本概念有了一個大致的了解。

之所以說是大致了解，是因為多數人在看到這一輪循環之後，或許都會對其構思表示贊同，覺得它「的確非常重要」，然而也僅此而已……

上面的圖表對PDCA循環的構思進行了一番整理，讓人看了一目了然。它對理解PDCA循環會有一定的幫助。只是它顯得過於簡單，對於大家很想知道的「運轉PDCA的結果會是怎樣？」「各個階段的基本任務又有哪些？」等，並沒有做出明確的回答。

這裡，就PDCA的整體形象做一個全面展示。

1．計劃（PLAN）

在計劃階段，首先需要確定所要達到的目標。目標不確定，任何事情都無從談起。而且，這一目標必須制訂得儘可能具體。

制訂的目標不允許含混不清，例如「早日攀登上較高的山峰」等。要明確制訂出目標的具體內容，例如「一年之後的今天，站在面前那座山峰的頂端」。那是因為，目標制訂得越具體，目標與當前所處位置之間的距離就越明確。距離明確了，未來一年中應當付出的努力，即必須解決的課題，或者應當採取的路徑就會越清晰。

所謂課題，既包括路徑的選擇，也包括鍛鍊身體的耐力、籌劃登山經費以及準備必要的裝備。此外，如果目前考慮到的路徑不能夠順利到達頂點，選擇新的路徑也將成為必須面臨的課題之一。

「課題」確定之後，就要考慮為解決課題制訂出大致的方向。到此為止，計劃階段可以暫時告一段落。

前面曾經說過，PDCA循環的一半是在制訂計劃，這樣說似乎也不為過。

原本設定的目標是山頂，卻向著海邊走去，這樣的話，目標永遠不可能實現。冬季登山，卻穿了一雙海濱的沙灘涼鞋，這同樣顯得有些脫離實際。當然，類似這種錯誤在以後的檢驗階段還可以得到糾正，但是如果事先認真制訂出計劃，這些徒勞的事情就可以避免。

此外，俯瞰地球，你將看到自己所設定的目標（例如，攀登某一高峰）或許和另一個更大的目標（例如，攀登世界最高峰）緊密相連。這樣說的目的，是為了使你開闊眼界，了解自己所設目標「在整體目標中所處的位置」。

按照時間節點定計劃（來源：tita.com）

2．實施（DO）

以上計劃階段，我們已經制訂出相應的課題解決方案。緊接著實施階段，我們要將這一解決方案劃分為眾多個行動措施，並將這些行動措施落實到具體任務，以利於組織實施。

這個階段的重點，是儘可能迅速地將行動措施落實為具體任務。

通常情況下，制訂了行動措施，知道「必須進行體能訓練」，也知道「需要請有經驗的教練指導」，但是由於整日忙碌，或者只是因為不感興趣，便很難將行動措施立即落實為具體任務。如果把目標的達成日期確定在了一年之後，事情就更是如此。

那是因為，如果沒有提出明確的要求，人們總是會將「舒適」和「緊迫性」這兩個條件作為決定採取行動的唯一標準。

但是，如果將抽象的行動措施編入具體日程，例如「每天早上六點鐘準時起床跑步五公裡」「晚飯後利用兩小時時間上網諮詢」等，這就等於把人推上了風口浪尖，迫使自己不得不採取行動。如果再將行動具體化，就更會產生積極向上的巨大效果。

通常情況下，如果計劃階段落伍的人佔到了一半，那麼實施階段落伍的人也將達到百分之三十左右。

實施階段落伍的三成人當中，近百分之七十的人只是制訂了抽象的措施，卻並沒有將措施落實為具體任務。

制訂了措施卻沒有採取行動，以致拖延了PDCA循環的周期，這不能不讓人感到遺憾。如果能夠以此為鑑，儘快將行動措施落實到具體任務當中，反而可以成倍加快PDCA循環的運轉。

定期更新工作進展（來源：tita.com）

3．驗證（CHECK）

實際上，計劃階段制訂的路徑、課題和解決方案，以及實施階段制訂的行動措施與具體任務，都不過是在計劃的基礎之上設立的假說。因為是在「現有信息基礎之上」得到的最佳方案，所以仍然需要在執行過程當中定期反覆地對它們進行驗證，以確認這一假說的真實性。

然而即使不進行驗證，實施環節仍然始終處於運轉狀態。有人把PDCA循環單純地理解為，開始於P並且按照一定的順序不間斷地連續運轉。現實當中，PDCA循環一旦在最初階段制訂了計劃，其後的主體便轉移到了實施環節。在這一環節當中，人們將隨時對實施情況進行驗證和調整，根據情況還要對計劃做出適當修正。為此，這就給人一種錯覺，似乎不進行驗證（只要PDCA循環不停地運轉），仍然可以根據當初制訂的計劃實現總體目標。

殊不知，這其實是PDCA循環中的一個陷阱。

早上起床後仍在堅持長跑訓練，可身體卻早已具備了足夠的耐力。既然如此，堅持長跑訓練似乎就顯得不那麼重要了。明智的做法是，騰出更多的時間用於攀巖技巧的訓練。

另一方面，與其在網上收集信息，不如直接去登山者協會聘請高手，那樣似乎更加穩妥。

像這樣，由於對實施方案進行了實時的驗證，極大地減少了實施階段的「無效作業」。

在實施階段，如果對於自己設立的假說不抱信心，就無法激發更高的熱情，當初設定的目標也極有可能半途而廢。為此，實施階段充滿自信就顯得尤其重要。

相反，在對成果進行驗證時，用客觀的眼光提出一些問題，例如「是否還有更高效的方法？」「難道沒有其他辦法了嗎？」「是否仍存在著潛在的課題？」，以示對自己當初建立起來的假說抱有一絲疑慮，同樣顯得特別重要。

實施起來充滿信心！驗證起來疑神疑鬼！

這便是PDCA的基本理念。

實時查看下屬計劃進展（來源tita.com）

4．調整（ADJUST）

通常第四個階段被稱為「改善」或者「行動」（ACTION）階段。

第一次接觸PDCA的概念，多數人會覺得「DO」和「ACTION」都有「做」或者「幹」的意思，兩者之間並沒有多大區別，因此極易造成混淆。不僅如此，通常使用的「改善」一詞當中並未包括「提高」的含義，因此很有可能將提升方案忽略。

根據驗證結果，提出調整方案，並轉入到下一個PDCA循環。

調整方案，歸納起來有以下四大種類。

·對總體目標的調整

·對實施計劃的大幅度調整

·對解決方案以及具體措施的調整

·不需要調整

所謂對總體目標的調整，是指在收集信息以及對現狀驗證的基礎之上，其結果導致改變目標所指的方向，或者推遲目標達成的日期。有時，這種情況也可以認為是當前的PDCA陷入中斷，新的PDCA重新開啟。

或者也可以認為，登山訓練一切正常，但是由於某種原因，登山訓練者背負了巨大的債務，從而使得償還貸款問題浮出水面。這時，從攀登頂峰這一總體目標看，儘管償還貸款只是諸多課題之一，但是鑑於總體目標責任之重大，暫時與原有目標分離，重新建立起獨立的目標或許更為現實。像這樣，在原有PDCA運轉的同時，經常也會有新的PDCA循環開始運轉。

所謂實施計劃的大幅度變更，主要是由於以往不曾顯現的課題浮出了水面，以至於不得不大幅度調整現有計劃。即使沒有面臨上述「償還貸款」那麼嚴重的課題，但是由於「不得不在當地尋找登山嚮導」等新課題的出現，也必須重新收集信息並研究解決方案，從而導致PDCA循環速度大幅度下降。

所謂對解決方案以及具體措施的調整，是指處於實施階段上的細微修正。在整體計劃不變的情況下，調整課題的優先順序，選擇更為適當的手段方法，從而對整個進程進行細微的調整。經過數個循環之後PDCA的精度已經得到大幅度的提高，為此只要進行細微的調整便可以滿足整體要求，使得PDCA循環達到高速連續的運轉。

有時驗證結果一切進展順利，也就不再需要做任何調整。說起PDCA，似乎讓人覺得必須不停地進行各種調整，但是如果經常對整個進程給予足夠的關注，有時也就不再需要做任何調整。

綜上所述，在整個調整階段，根據不同的驗證結果調整方式也不盡相同，這便是調整階段具有的特徵之一。

定期復盤總結（來源：tita.com）

2020 定目標，做計劃，大量行動，贏在執行！

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