每年的1月1日,很多人都會做同一件事:對過去的一年復盤,並對嶄新的一年進行展望,最常見的就是列出新年計劃。比如:
我要開始減肥,瘦到90斤;我要提高英語口語能力;我要好好學習,爭取同多XX考試;我要認真讀書,一年讀上50本書;我要刻苦更文,新的一年賺大錢錢……
面對滿滿一篇新計劃,內心充滿了快樂,計劃如此完美,目標如此明確,甚至每段時間做什麼都計劃妥當,但是理想很豐滿,現實很骨感。很有可能在2021年12月31日時,回首年初的新計劃,只能勉強打上幾個「已完成」。你會覺得這是因為「我偷懶了」,或是「我太忙了」,但實際上這是因為你的計劃從一開始就有問題!
芝本秀德在《計劃賦能》一書中闡明計劃只是一個基準,可以讓結果更加美好的基準。制定計劃以後問題就會隨之而來:計劃本身是否可行;細節很詳細,但整體卻毫無頭緒;計劃實行後漏洞百出;計劃外的事情不斷湧出,幹擾計劃本身的實行等。計劃如果制定的不好,就會影響計劃的實行,更重要的是會影響你的自信心和積極性。如何才能在年底時為自己交上滿意的復盤?芝本秀德在書中將計劃分為7個步驟,為實現計劃指明方向。
直面計劃的敵人——不確定性
任何事都有不確定性,就像你今天上班本來要寫一份報告,但在動筆前,你會發現缺少一些重要的材料,又或者臨時有個會議,往往會打亂你的計劃和安排,讓你分心,如果這份報告有期限要求,還會讓你在截止日前倍感焦慮,我們的計劃仿佛陷入了「黑色徵途」,不知道什麼時候才會結束,更看不清終結以後的狀態。這種不確定性不會消失,只能盡力去掌控。
書中提供了三種方法,其中最有效、最能在短期內看出效果的就是第二種方法——逐步減小不確定性。也就是以現階段已知的情況為基礎制定計劃,進而實施計劃,根絕掌握的更進一步的信息,制定下一個計劃。比如完成一份工作大概需要20小時,在開工後的2小時左右,預估一下還需要多少時間才能完成,進而修改計劃,這樣就能使不確定性逐漸縮小。
7個步驟,打敗不確定,輕鬆搞定計劃
也即:第一步——確定需要什麼
第二步——要做什麼
第三步——要做出什麼成績
第四步——要做到什麼哪個層次才算結束
第五步——如何進行
第六步——在什麼時候應該做些什麼
第七步——有哪些工作需要做
其中,第一步和第二步有助於明確目標,開展一項工作如果你連老闆想要什麼都不知道,最後的結果可想而知。同樣,一個老闆說出來的話總是一變再變,讓員工對達成什麼樣的目標不明確,會讓員工感到迷茫,甚至積極性受挫。
在明確了目標後,最重要的就是明確在什麼時間做什麼,這也是第三步和第四步想要達到的效果。拿到一項工作,在明確了工作任務後,不一定會對整體有什麼詳細的思路,但是可以大致預測一下大致分為幾個階段,每個階段想要達成的小目標,同時簡單的進行優先級排序。
第五步和第六步到了具體實施的部分,這裡作者介紹了一種非常好用的工具——甘特圖,它可以清晰地表達在哪一個時間段必須做哪件事情,更方便看清每一個步驟。樣式參照下圖:
最後一步就需要建立一個便於隨時調整計劃的監督工作表了,上述所有的步驟都不是一成不變的,也不是必須按照順序來做,而是根據實際情況隨時進行調整的。
將理論用於實踐,計劃才不再是夢話
以我們常做的一年讀50本書為例,我們來運用一下《計劃賦能》中的方法。其實,這個目標根本算不上一個目標!因為一個合理的目標應該是明確具體的,你要讀這50本書是為了什麼?僅僅是為了讀書的數量嗎?那完成50本漫畫書算不算完成任務呢?僅僅是讀完就算完成目標嗎?那快速翻一遍也算完成嗎?那我想告訴你,你很可能半途而廢,明年的新年你還是這個目標,對於你的成長根本沒有任何助力。
所以你要場景化你的目標,比如你想讀完每本書後輸出1000字,爭取年底有5篇10w+的書評。你的目標是減肥,那就在年底同學聚會時可以穿上漂亮的裙子閃亮登場;你的目標是學好英語口語,那就為自己設定在年底時出國旅遊一次,將你的目標任務化,這樣完成起來才有方向。
有了目標接下來就是行動起來去實現目標,我們可以參照書中的方法將任務分解,分成多個階段,這裡不僅僅是每周第一本書,讀完輸出一篇書評這麼簡單,你要考慮到後期可能出現其他的幹擾因素,而且每本書的篇幅、深度都不相同,在讀書的過程中也要有所取捨,避免浪費時間和精力。
總之,想要新年計劃不倒,你要做的不是更勤奮、更努力,而是設定一個明確可實現的目標,為了最終的目標而努力,而不是成為計劃的奴隸。其實人與人的差距並不大,你與成功的距離只差一個好的計劃和不斷的堅持!