Prompt & Accurate Quotation
不管是對待新客戶還是老客戶，報價的時效性都很重要。尤其是對剛接觸的潛在客戶，一旦報價速度慢了，機會可能就拱手讓人。
但是在追求效率和速度的同時，也需要注意郵件的內容和報價的質量，要快而準，不能報價後發現算錯了，再去跟客戶道歉，去更新報價單，這只會讓客戶覺得你不可靠、不專業。
Dear Flora,
Thanks for mailing me back and notifying us of your requested item with details.
Please check the offer sheet in detail with estimated price in attachment. The accurate price will be fixed after sampling. I will keep you posted on this！
Your immediate reply will be appreciated.
Regards,
Jessica
1. mail somebody back：回復某人郵件/信函。
2. notify：通知，通告。
3. estimated price：預估的價格。
4. accurate price：準確的價格。
5. immediate reply：快速的回覆。
1. Kindly let me know if you need any further assistance.
如果您需要任何進一步協助，請通知我。
2. You can be certain that our price is really competitive.
您可以放心，我們的價格是絕對有競爭力的。
3. Thank you for taking time to send me the inquiry.
感謝您抽出寶貴的時間來向我詢價。
4. How does L/C sound?
我們做信用證怎麼樣？
5. Your prompt reply will be greatly appreciated.
若您能儘快回復，我們會非常感激！
Question：
郵件裡單獨的estimate 具體指什麼？
Answer：
在商務郵件裡，estimate可以做動詞，也可以做名詞，指「估價」「大致的價格」，跟 estimated price的含義幾乎是一致的。一般要求對方報價時，可以用 offer、price、quotation、quotes，也可以用estimate這個單詞，來表示初次詢價所需要的大致價格。
溝通的初始階段，客戶往往缺乏一些準確的信息，沒有確認數量，沒有確認包裝，沒有確認細節，沒有確認付款方式等，這時候的報價往往不是final price（最終價格），而是給對方參考的estimate（估價）。如：
1.「We ask our supplier to estimate the freight charge.」（我們要求供應商估算運費。）這裡的estimate，就做動詞使用。
2.「Please give me the estimate of your air compressor.」（請給我你們空氣壓縮機的報價。）這裡的estimate，就做名詞使用。
還有，detailed estimate，不是詳細準確的價格，而是基於報價單裡的參數和細節的報價。由於報價單會給出一些詳細的信息，包括描述、材質、包裝等，但依然屬於估價，因為這些細節並沒有得到客戶的最終確認，所以不屬於final price（最終價格）。
Detailed & Professional Quotation
對於老客戶、重要客戶，或者對報價有具體要求和針對性的客戶，你需要及時給出準確報價。而報價的內容，要儘可能詳盡，並突出自身的優勢，把能給到的信息一次性給全，最大限度避免擠牙膏式往來，節省雙方時間，也在一開始就給客戶樹立一個專業的形象。
Dear Clair,
This is Kerry from ABC Trading Inc. According to your inquiry of grease gun, I was wondering if you could accept our pricing USD5.65/pc.
As per our conversation at HK Fair, the estimate USD5.35/pc was based on the neutral poly bag packaging with a barcode sticker only, not the color box as you mentioned in the previous email.
Please check our offer sheet in detail as attached.
Also enclosed the instruction manual & die-cut of color box for your reference.
Your early reply will be highly appreciated.
Best regards,
Kerry Hu
1. grease gun：黃油槍。
2. neutral poly bag packaging：中性塑膠袋包裝（中性包裝，表示包裝上沒有任何供應商信息或者客戶信息，也沒有品牌信息）。
3. barcode sticker：條形碼不乾膠。
4. previous email：上一封郵件。
5. die-cut of color box：彩盒設計稿的刀模圖。
1. We could provide you with a better price if the quantity raises to 10,000 pieces.
如果數量達到1 萬件，我們可以給您一個更好的價格。
2. Our subsidiary in the UK will handle the business with your company.
我們英國分公司會處理您的訂單事宜。
3. The biggest problem for retail price is namely about packaging.
（影響零售價格的）最大問題就是包裝。
4. Would you mind sending me some more photos about your inquired item ？
能否給我多發一些您正在找的產品的圖片？
5. My customer would enable me to offer the price below 5 dollars.
我客戶只會允許我在 5 美元以內報價。
Question：
一旦價格陷入僵局，是否可以強調品質？
Answer：
價格談判陷入僵局是常有的事，業務員不必驚慌，也不必客戶一說價格貴，就立馬降價，這反而容易讓客戶無所適從。報價就應該是有理有據的，根據具體的描述、數量、包裝等信息來核算價格，可以經得起推敲。如果客戶嫌貴，是否可以考慮適當調整細節？比如說，修改包裝、增加數量、改變某些配件和價格構成要素，來達到合理降價的目的。
當然，客戶也有可能已經確認所有的細節，什麼都不能改，但是唯一不接受的就是價格。這時業務員要有良好的心理素質，強調自身的優勢，不一定是品質，也可以是穩定的出貨時間、良好的服務、專業的業務團隊、配合的上遊供應商等，通過展現優勢來取信於客戶。既然你在價格上並不具備特別的優勢，那就要儘量弱化這一塊，想方設法引導對方去考慮自己的長處和優勢，請客戶綜合考量。
Discussion On Pricing Bargain
砍價是每個業務員都會經常碰到的事，甚至每天都要面對新老客戶的砍價要求。有的客戶根據產品和數量砍價，有的客戶根據市場定位砍價，有的客戶根據以往的採購經驗砍價，還有的客戶先亂砍一通，然後再通過貨比三家來砍出最低價……
面對客戶的砍價需要業務員有豐富的經驗和良好的心理素質，不會被客戶牽著鼻子走，更不會自亂陣腳。針對不同的客戶，應該有不同的手法和應對策略。
Dear Clair,
I’m sorry we cannot accept your target price USD5.35 with color box packaging.
As I mentioned in the previous email, it based on the poly bag only. I take it for granted the 30 cents surcharge is reasonable. We could give you 15 cents off as maximum. That means, USD5.50 is our floor price.
Please help to understand our situation and back us.
Thank you！
Kind regards,
Kerry Hu
1. take it for granted：堅定地認為……
2. surcharge：額外費用。
3. 15 cents off：減少 15 美分。
4. as maximum：這裡表示「這就是最大的讓步」。
5. floor price：地板價，用來形容最低的價格、最好的價格。
1. Please help to check with the buyer and give me reply soon.
請跟買手確認（價格），並儘快給我回復。
2. Would you accept EUR3.50/pc as the final price？
您能接受每件3.5 歐元的最終價格嗎？
3. We could offer you a special discount of 10% if the quantity reaches one 40 feet full container.
如果訂單數量可以達到一個 40 英尺的整櫃貨櫃，我們可以給您一個10%的特別折扣。
4. I have to re-check the price and see if we could meet your target.
我需要重新核算一下價格，看看能否達到您的目標價。
5. We are desperate to get your price approval to proceed.
我們非常需要您的價格確認，從而（把這個項目）推進下去。
Question：
報價出去沒有收到客戶回復，多久跟進合適？
Answer：
筆者的個人意見是，不要跟得太緊。畢竟大家都很忙，客戶有自己的工作要處理，未必能抽出時間，來解決你的問題或者查閱你的報價。所以一般報價過後，給對方充分的考慮和研究的時間，是有必要的。
我個人採用的原則是1-2-4 原則。也就是針對沒回復的客戶，報價後一周跟進，再兩周後跟進，再四周後跟進。千萬不要給客戶留下一個「催命」的不好印象。雖然在談判過程中，互動是必要的，但是要掌握好「度」，以免適得其反。
初次報價之後，與客戶來來回回就價格問題持續談判，是很平常的。賣方希望維持一定的利潤，買方希望拿到更好的價格，自然會出現多輪價格拉鋸。這就需要談判雙方控制自己的情緒和節奏，用一定的技巧去磨合，去尋找一個能讓雙方妥協讓步的折中點。
在這個過程中，郵件的往來務必要謹慎，不能輕易被別人試探出自己的底線。
Dear Clair,
To be candid with you, we have no margin to reduce the pricing again.
I understand the price is awful important to win the order, but the quality counts for much more. We couldn’t debase our quality level to achieve your aim.
I’m sorry.
Having discussed with top management, we decide to proceed with below suggestions：
1. USD5.50/pc, with color box packaging, based on 10,000 pcs quantity.
2. USD5.20/pc, with neutral poly bag packaging, based on 10,000 pcs quantity.
3. 3% special discount will be provided when the quantity is up to 30,000 pcs.
Please help to consider and advise which option is better for you. We realize that you have to test your local market and retail price. And we’re pleased to go ahead with a trial order in a small quantity to start our business. Maybe 5,000 to 8,000 pcs is workable for you to make a decision, with no price increase.
Kind regards,
Kerry Hu
1. margin：利潤。在商務英語中，大多用 margin 來替代 profit。
2. awful important：非常重要，awful 在這裡做副詞，相當於 very。
3. debase quality level：降低品質。
4. aim：目標。
5. top management：最高管理層。
1. Price is important, but quality counts for much more.
價格很重要，但品質更重要。
2. It is not workable for us to place such a big order for the first time.
第一張訂單我們沒有辦法把數量提那麼高。
3. We could place a trial order to test the market.
我們可以下一個試單來測試市場。
4. Consumers could only pay for USD9.99 per piece as maximum for this item.
這個產品，消費者只會願意在 9.99 美元單價以下考慮購買。
5. 10% discount will be provided if you double the quantity.
如果您把數量加倍，我們可以給您 10% 的折扣。
Question ：
客戶詢價的時候不提供數量，如何報價？
Answer ：
可以分梯度報價。比如，訂貨量為MOQ（最小起訂量）的價格是多少；為一個20 英尺櫃的數量，價格是多少；為40 英尺櫃的數量，價格又是多少……先把幾個重要的點設置好，通過梯度報價，來引導不同的客戶。
如果報價的時候，並沒有設置好數量和梯度，業務員只是簡單粗暴地報價3美元，那如果客戶說，他要買1000個，結果業務員用計算器一算，發現這單會虧損，於是立馬把價格漲到4美元，那就會讓客戶非常不高興。所以對於數量問題，如果客戶沒有特別註明，業務員在初次報價的時候，就要根據自己的常規訂單來設置數量區間，做好梯度報價來引導客戶繼續談判。
多輪價格談判後，一旦雙方達成協議，就需要對價格進行最終確認。這一步完成後，才可以進展到下一步的訂單操作或者產前樣準備等。價格的確認是訂單談判的一個關鍵，必須得到客戶的書面同意，拿到一個鐵板釘釘的回覆，這樣才可以避免將來可能發生的糾紛。
Dear Clair,
Very glad to hear that you confirmed the price USD5.20/pc. You are no doubt aware of the neutral poly bag packaging. I’m writing today to send you the PI for running this trial order with 7,500 pcs.
Please help to check the file with unit price, packaging, carton measurement, delivery time, payment term, and so on. If no additional questions, please help to sign back this PI.
As soon as we got your final confirmation, we will do pre-production samples for your evaluation.
Best regards,
Kerry Hu
1. You are no doubt aware of ：你無疑知道……
2. PI ：形式發票，是Proforma Invoice 的首字母縮寫。
3. payment term ：付款方式。
4. carton measurement ：外箱資料。
5. pre-production samples ：產前樣，很多時候也會簡寫成PP samples。
1. We will arrange the production as long as we receive your email with approval.
只要收到您的確認郵件，我們就會安排生產。
2. Deal ！Please send me the updated offer sheet asap.
成交！請馬上把最新的報價單發給我。
3. Your final estimate is 5% higher than your competitors.
你最終的報價還是比同行高了五個點。
4. I could consider doing business with your company if 1,000 pieces workable for the first order.
如果你可以接受第一單1 000 個的數量，我會考慮跟你們公司合作。
5. Good price！But we cannot accept your packaging suggestion. I will inform you of our idea later.
價格不錯！但是我們沒法接受你們的包裝方案。我晚些時候會把我們的
想法告訴你。
Question ：
客戶確認價格後，我發現自己價格報錯了，如何處理？
Answer ：
根據筆者的經驗，通常有兩種處理方法。
1. 如果訂單已經確認，這時候才發現問題，應當及時告知客戶，你方報錯價格的實情，正確的價格應該是多少，並且對於己方的失誤給客戶道歉。
同時，也需要跟客戶商量，是否雙方都可以承擔一點損失，將訂單繼續執行下去。如果客戶嚴詞拒絕，那供應商就要自己消化這部分損失，畢竟報價是自己報的，報出去的價格自然要堅持，誠信第一。
2. 如果訂單還未確認，僅僅是對方認可了價格，但是並沒有正式下訂單過來，這時候簡單跟客戶說明情況，更新報價單給客戶，並且對於己方的失誤道歉，這也就可以了。儘管客戶可能會因此不滿而抱怨或者大發雷霆，但是訂單只要沒有確認，修改報價在生意場上是合理的。
當然，如果訂單本身金額並不大，或者損失處在一個可以接受的範圍內，那在一開始告知客戶價格報錯的同時，提出這張訂單繼續執行這個價格，無疑能讓客戶感受到供應商的「誠意」和「誠信」，這是難能可貴的，也能贏得客戶的好感和尊敬，將來能爭取更多的訂單與合作機會。