職場新人N節課 - 用最接地氣的語言，最簡單的邏輯，分享職場相關知識、技能、經驗
今天這個話題是關於在職場上的文檔規範，職場上的任何人都免不了要寫各種各樣的文檔，好的文檔規範可以讓看文檔的人更好地理解。特別是在一個團隊之中，任何人都不是孤立存在的，當我們要共同完成一個項目，編寫一個或一套文檔時，一個好的文檔規範顯得尤為重要。
但以筆者在職場上這麼多年的經驗看過來，很多職場人的文檔規範其實並不好，甚至可以說沒有什麼規範，而造成這種現象的很大一個因素就是因為在初入職場時，沒有養成一個好的習慣。後期很難調整過來，而如果這個人日後當了團隊的領導，情況將會更加糟糕，因為自己的不重視和不規範，將會把整個團隊的規範也帶偏。
說起文檔規範，其實又是一個很寬泛的話題，這其中包括：文檔書寫、文檔保存、文檔傳輸、文檔分類、文檔備份、文檔加密等等。鑑於這是一個適合職場新人的初階課，我們今天先說一些比較普遍的。
文檔書寫：
1、尊重 「統一格式」 的重要性，初入一家公司，一定要先了解公司有沒有一些關於文檔書寫的統一規範，如果有，最好按統一的規範來進行書寫。比如：
統一的字體。統一的字體大小，標題有標題的字體大小，正文有正文的字體大小，這些都需要各自統一。統一的特定文本類型的對齊方式，不同類型的文本一般都有不同的對齊方式。但對於一個特定文本類型而言，對齊方式一定要統一，而且要一直保持。統一的模板，不論是Excel，Word，PPT，WPS，xMind，Project，Viso等，如果有統一的模板，儘量用統一的模板，這樣會免去後續很多的因為不一致所帶來的溝通成本。2、不要有錯別字
寫文檔時，一定要養成一個隨時檢查的好習慣，儘量不要讓自己的文檔中出現錯別字。可能很多人不會覺得這是個多麼嚴重的問題，但事實上，如果你的文檔裡總是出現錯別字，會給別人留下一個很不好的印象。有時候一些關鍵位置的錯別字還可能會讓別人誤解你原本的意思，造成很多後續不必要的麻煩。
隨時檢查自己書寫的內容，確保沒有錯別字，這是一個對自己和別人負責的好習慣，也是一個態度。
3、不要把正文寫在郵件標題裡
有時候可能郵件的正文內容比較短，所以很多人習慣把正文寫在郵件標題裡，可能是為了自己方便，但給郵件接收人帶來的卻是非常不好的閱讀體驗，而且有點不被尊重的感覺。
請一定注意把正文內容寫在郵件正文裡，並且給你的郵件起一個恰當的標題。
4、結構清晰
寫任何文檔，都需要提前想好結構，用結構化的文檔來呈現你的想法，將會事半功倍。有時候如果你覺得難以下筆，適當地寫一寫大綱，可能也會啟發你的思路。
5、段落要有順序，序號要連貫
任何文檔，段落之間要有一個合理的先後順序。如果要在段落前面加上序號，那麼一定要保證序號是連貫的。千萬不要從1開始之後，緊跟著3，然後7。
有序，且連貫，會增加文檔的可讀性，便於更好地理解文檔內容。
6、匯報內容務必保持簡潔
越是寫重要的匯報內容，往往越需要保持簡潔，你應該提前高度地歸納和總結，呈現重點。
很多職場新人都會有一個寫PPT的誤解，總是想寫得很炫，動畫做得特別多，內容寫得密密麻麻，頁面切換做得五花八門。但其實大多數領導並不看重這些外在的形式，更重要的還是看你匯報內容的質量。
過分的注重外在形式，反而會影響領導對你的判斷，會認為你的硬實力不太行，而且花了太多的時間在美化上面。因為高度地歸納和總結其實是一種能力，能把一件複雜的事情，用簡單的方式說清楚，這其實並不容易，需要大量的練習。這一點我們在後續關於職場演講的話題時再展開來講，你會意識到準備一場5分鐘的演講，要遠遠難於準備一場50分鐘的演講。
總之要記住：結構清晰，簡潔明了，重點突出，這其實才是領導最希望看到的匯報內容。
文檔保存：
1、在寫任何文檔時，務必記得隨時保存，養成一個好的習慣；CTRL+S這個保存的快捷鍵，在大多數軟體中都是適用的。
2、根據具體內容，提前想好文檔的分類，並且在電腦上建好相關的文件夾。比如：
常規類工作項目類工作培訓學習類重要數據重要備份資料參考臨時重要文件（ad hoc）（以上僅為舉例）
文檔的存放一定要歸類，這一點非常重要，隨著時間的推移，每個人的電腦上都將存放很多文件，如果沒有一個良好的分類管理，那麼將會失控。還有很多人喜歡把文件隨意地丟在電腦桌面上，時間長了以後，連自己都不記得放在哪裡了，非常影響自己辦公的效率，這是一個很糟糕的現象。
3、文檔的命名，一定要明確，且儘量遵循規範。
文檔的命名，一定要讓自己和別人可以一眼就知道這個文檔的含義或作用是什麼，想表達什麼。千萬不要時間一長，連自己都不知道某個文檔寫的內容什麼，需要一個個點開看才能知道。
比如下面的文檔，如果對方發給你一個這樣命名的文件，你會是什麼感受？
4、Excel裡，每一個sheet，都應該有個有含義的名字
很多人的Excel文檔裡，都會忽略sheet的名字，經常保留一些sheet1，sheet2，sheet3，等等名字。特別是如果中途刪掉了某個sheet，最後還會出現完全不連貫的sheet1，sheet3，sheet7等等。如果文檔涉及的內容比較複雜，時間長了以後，自己都不知道某個sheet裡是什麼內容。
這是一個非常不好的習慣，如果一個Excel文檔裡有多個sheet，一定記得給每個sheet起一個有含義的名字，這樣可以方便你在日後可以很快速地理解相關內容，這也是一個提高辦公效率的小技巧。
5、必要的備註
如果在書寫文檔時，有一些特殊的背景因素，或者重大的討論決議，但又不適合寫進正文內容。可以考慮在適當的地方，寫上備註。如果覺得這個備註不方便和正文寫在同一個文檔，也可以另寫一個文檔，配套保存起來。
在程式設計師寫代碼的時候，寫備註 也是一個判斷代碼質量很重要的標準。很難想像一段幾千行甚至幾萬行，沒有任何備註的代碼，那將是一個多麼糟糕的情況。。
6、必要的文檔版本號
如果是一個多人共享，或多版本的文檔，一定要專門拿出一頁來寫上文檔的創建時間，創建人，以及歷史修改內容和版本號。這也是確保隨著時間的推移，即使不是文檔的最初創建人，其他人也可能很好地理解文檔，以及各個修改版本的相關背景。
特別是程式設計師在寫代碼的時候，一定要養成一個記錄過程版本的好習慣。
7、必要的後綴
在必要的時候，可以在文檔的命名後面加上有特定含義的後綴，比如：時間戳，姓名，版本號等等。
文檔傳輸：
1、在職場上的文檔傳輸，請一定養成習慣，最好用郵件進行傳輸，如果是大文件，則可以選擇超大文件傳輸。
在職場上，用郵件傳輸文檔，可以顯得更正式和專業。有時候，如果出現一些爭議，用郵件的方式在法律上也會更得到認可。特別是對外部門，對外部公司的時候。
另外，如果統一用郵件的方式傳輸，不管是發送給別人，還是從別人那裡接收。在日後都可以很方便地查詢，這也是一個提高辦公效率的小技巧，也是好習慣帶來的便利。
2、重要文檔一定要加密，請一定記住，重要文檔在傳輸時務必加密。特別是涉及到一些商業機密、員工工資、重大設計方案等等。
加密後，一般來說，需要分兩封單獨的郵件，或者不同的傳輸方式，分別發送文檔（加密的）和密碼。有的人會在同一封郵件裡發送加密的文檔，並且把密碼寫在正文裡，這個其實也就失去加密的意義了。
3、此外，在職場上，如果是一些公共文檔，或者重要通知類文檔，還建議使用公共郵箱進行發送，這一點在一些小一點的公司可能會不那麼注意，但其實這一點非常關鍵。
因為公司的任何人都有可能離職，如果之前的一些重要文檔是用某員工個人郵箱（哪怕是工作郵箱）發送的，而離職後這個郵箱多半會被禁用或者刪除，那麼裡面的歷史郵件也就隨之消失了。而使用公共郵箱的話，只需要設置一個郵箱管理員，當這個郵箱管理員離職時，只需要授權另一個人即可，裡面的內容不會有任何丟失。這也是一家公司管理公共郵箱的一個標準做法。
文檔備份：
為了避免文檔丟失，我們需要定期的對重要文檔進行備份，包括電腦上的文件備份，以及郵件備份。
文檔的備份從本質上來說，也可以看做是一種文檔的分類。備份的時候也需要遵循上面說的命名規範，加備註，加後綴等等。必要的時候，可能還需要對備份文件進行加密。
如果你有更多的關於文檔規範的好建議，也歡迎在評論區參與討論。