Q
最近一問：平均每周你需要出席多久會議?
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10-2020
以終身學習為目標
至少每十年，要完全重塑自己
開會的歷史
開會從何時起呢？
考古方面，在距今五六千年的仰韶文化時期就曾有過開會形式的聚集了，氏族成員們圍坐在火堆旁進行交流探討。司馬遷在《史記·五帝本紀》中記載，堯帝的時代，洪水滔天，所以堯帝便召集了「四嶽」開會，讓他們推舉治水的人。而當時的「四嶽」也就是其他四個部落的首領，用現在的話來講，此次的會議就是一次特別有成效的五邊峰會了。
開會的目的是什麼呢？
開會的最初意義是為了聽取多方意見，幫助一件事或者幾件事進行正確的決策。然而在專制主義的時代，開會也曾被帝王作為一種炫耀權力的手段，秦始皇曾在阿房宮築造了專門用來舉行朝會的富麗堂皇的前殿，「東西五百步，南北五十丈，上可以坐萬人，下可以建五丈旗」。很顯然，始皇帝不會在乎民眾想表達什麼想法，關鍵是讓你們見識到大秦有多麼了不起。
說到現如今呢？職場會議可以說是接連不斷的，不論是大公司還是小公司，各種例會、周會、總結會總是接踵而來，我們眼看著開會起不到什麼作用，卻又不得不一次次被迫參加。數據表明，現如今，上班族平均每個月要開62場會，而且其中的大多數會議會讓人覺得浪費時間。在美國，不必要的會議導致每年約370億美元的薪資損失，也就是說如果把不必要的會議的時間放在自己的工作上，那員工會為企業創造更高的價值。
作為公司的管理者是有必要反思的，自己所號召的會議究竟是卓有成效還是欲蓋彌彰?今年是一個比較特殊的年份，席捲全球的疫情甚至改變了企業的工作方式，為了維持公司的正常運轉，各大企業不得不用線上辦公的方式來進行溝通，其實初心是好的，節省了資源，又增加了效率，然而慢慢地卻又變成了開會成癮，費時費力，好像開會的目的從正確決策變成了證明我們正在工作。
反過來講，為什麼管理者熱衷於開會？我們置身於管理者的角度來思考。
首先，開會的形式和方式也是一種企業文化。
第二，統一思想，並督促每一個員工的工作。
第三，了解情況、掌握信息、進行決策、布置任務。
第四：樹立管理者的威信。
第五：確實存在那麼一些不太自覺的員工在摸魚，而開會則會終止一段時間的摸魚。
第六：有些事情需要集體決策或者管理者審核。
以上六大點當中，可能只有2、3點是十分必要的，我們需要集體決策，也需要督促每一個員工包括管理者本身來進行有效的工作。從某種意義上說，超過50%的會議實際上是不必要的。當然這是一個特別理想的狀態，前提是有一個出色的管理者以及卓有成效並且自覺工作的員工們。
MEETINGS
工作講究效率，開會同樣講究效率
說到底，開會的最終目的就是要解決問題，解決工作中遇到的問題，以及下一步的規劃等，所以作為管理者，一定要明白會議是否有清晰的目標與構架，並且懂得及時剎車，開會不拖沓。
我曾目睹過企業開會時間長達5個小時，而這5個小時裡，員工並沒有得到一個清晰的思路，反而越開越迷茫，越開越難以集中注意力。其實，普通人的專注力一般可持續1-1.5小時，即使是天資過人的人，也不可能在5個小時的時間裡專注於開會，時間過分冗長的會議不僅耽誤了員工正常的工作，還激起了怨言，每個員工私下裡都在批評會議的無聊，絲毫沒有得到任何有效訊息。
這些關於開會的TIPS
你可以參考一下
1、設立會議負責人和記錄人。
提高開會效率的最佳方法就是每次開會都要嚴格控制會議的主題、構架、流程和成果。明確會議的主題，可以讓會議的參與者更有目的性提出問題，並且找出解決問題的方法；會議的構架和流程不偏差，才能夠更好地達到開會的目的。會議負責人的職責就是確保會議按照主題和流程進行，保證會議參與者都明晰和懂得會議的形式及規則，對話離題時打斷，時刻留意是否有誰需要發言或結束髮言。
會議記錄人則要分析和概括會議的內容，記錄下會議流程及每個議題的討論結果。雖然我們每個人在開會的時候都會記錄有關自己的部分，但是記錄人依然是必要的。可以在每次開會之前選出會議負責人和記錄人，讓他們有準備和發揮的空間，1、2個禮拜之後再選出下一屆的會議負責人和記錄人，一次次進行，直到每個人都輪完。
2、刪除不必要的會議
有時候理清混亂最好的方式其實是適當停止。與其把所有混亂的公務全部塞進會議的進程中，不如取消原定的例會，好好分配時間和事務的輕重緩急。
這個時候我們要進行思考，會議佔用的這些時間讓我們錯過了什麼？有哪些事務才是我們在日常的非正式時間裡解決不了，真正需要會議來解決的？當我們理清思路的時候會發現，其實將日常溝通調動起來可能比開會更有效率也更有效果。
3、總結會是有必要的
如果說什麼會議是真的有必要但卻很少見，就非總結會莫屬了。總結會可以讓整個團隊在一個方案落地後稍作暫停，而後進行觀察和學習，每個人都可以分享執行過程中的感受和心得，在 什麼環節遇到了什麼問題都可以拿來探討。
總結會的目的很簡單：下次要做得更好。所以在會議中儘量暢所欲言，不去追究哪裡犯了錯，而是要提醒大家在日後要注意什麼方面，如果會議中有人有話不敢講，則會讓會議的價值大打折扣。
關於開會，這些問題是你要思考的
1、我們需要開什麼會來促進團隊整體的工作？
2、每場會議是否有設立清晰的目標和框架?
3、會議怎樣協調和記錄？
4、大家怎樣分享會議成果？
5、哪些會議需要定期舉辦？為什麼？
6、哪些會議實際上是有損我們的工作？
7、針對不合適的會議，我們如何改進和廢除？
關於開會
對於團隊來說，開會有其必要性，我們最應該明確的是什麼事要在會議上去說，什麼事其實我們主動溝通是更有效率的。過度準備會議或者準備不充足都會造成不好的結果，不只是管理者，企業的每一個成員都應該用心考慮，當下對團隊最重要的事究竟是什麼。
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加到了
別忘了和我打個招呼
筆芯
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都是白月光