會議作為人們從事社會活動或從事各項工作的一種重要手段和方法,其應用十分廣泛, 因而可以從各種不同角度劃分出許多種類型。
但請設想一下,你現在腦中能浮現出來的、印象深刻的會議有多少?答案肯定是少之又少。
而這種情況的發生則是因為很多人並不懂得開會的技巧,所以會查查在這裡想為大家提供一些針對不同的會議類型的應對技巧。
在這裡會查查講咱們的會議以目的大致分成了幾類,我們一起來看一下。
1.報告類會議
主要以信息的傳遞為目的。說明報告會議是單方面地傳遞信息,有提問和回答,但是沒有討論、表決。
那說明會議中會議的發言人就非常重要了。所以在會議準備時,會查查在這裡提醒下咱們的發言人,要對相關消息做一個綜合考量,好有一個詳細了解。同時針對信息內容的發布,也有必要寫一個簡單的發言稿,最起碼要有開頭結尾,以及會議期間需傳遞的信息要點。這樣才好保證信息傳達的邏輯性。
2. 解決問題類會議
主要是以做出決定為目的。針對某些特定問題或議案,通過參加者的討論、表決的方式,形成解決問題方案的會議。會議上,有時以原方案為基礎,請參加會議的全體人員一起完善方案。這既能收集很多與會者的智慧,同時又能讓每個人都有參與感。
在面對這種會議時,會查查想為您提供一種思維方式來進行會議。它就是由「創新思維學之父」愛德華·德·博諾(Edward de Bono)博士開發的一種思維訓練模式,或者說是一個全面思考問題的模型。
六頂思考帽,具體是指使用六種不同顏色的帽子代表六種不同的思維模式。任何人都有能力使用以下六種基本思維模式:
白色思考帽
白色是中立而客觀的。戴上白色思考帽,人們思考的是關注客觀的事實和數據。
綠色思考帽
綠色代表茵茵芳草,象徵勃勃生機。綠色思考帽寓意創造力和想像力。具有創造性思考、頭腦風暴、求異思維等功能。
黃色思考帽
黃色代表價值與肯定。戴上黃色思考帽,人們從正面考慮問題,表達樂觀的、滿懷希望的、建設性的觀點。
黑色思考帽
戴上黑色思考帽,人們可以運用否定、懷疑、質疑的看法,合乎邏輯的進行批判,盡情發表負面的意見,找出邏輯上的錯誤。
紅色思考帽
紅色是情感的色彩。戴上紅色思考帽,人們可以表現自己的情緒,人們還可以表達直覺、感受、預感等方面的看法。
藍色思考帽
藍色思考帽負責控制和調節思維過程。負責控制各種思考帽的使用順序,規劃和管理整個思考過程,並負責做出結論。
通過這六頂帽子,可以形成一種新的創新思維。在會議當中,我們可以進而提出一些建設性的觀點,同時我們也要聆聽別人的觀點,這樣才好從不同角度思考同一個問題,創造出高效能的解決方案。
3.研究類會議
主要是以信息的交換和相互啟發為目的。相互啟發就是對於一些個人未能注意的問題, 彼此交換看法和經驗。會議上雖然可以討論,但不以表決的方式作出決定。
一般這種類型的會議可以分階段來進行討論研究,由淺入深的引導進行。如可以先回憶與議題相關且印象深刻的經歷,再探討其好與不好的原因,最後探討改變之類的問題。
4.創意類會議
以收集創意為目的,由參加會議者自由發揮想像力,藉以收集、開發更多創意,所以 也稱為開發型會議。許多廣告公司、媒體公司有時會開一些開發創意的會議,通過舉行會議,形成新的構思,並且論證新構思,使其具有可行性。特大型的會議一般可在體育場、 露天廣場召開。
通常這種會議,會查查建議您可以採取頭腦風暴的模式來開會。在會前要非常清晰的明確會議的主題和目標。次是邀請與議題直接相關、協助、領導的參與。當然,在人數上還是要把控一下,要精練。
還需要先明確一個基本原則就是:不能否定任何點子,所有人的建議都要記錄下來。開會時,明確地告訴每個人會議的主要議題是什麼。並且每人發一張紙,把自己的想法寫下來。
開會期間也一定要注意把控時間,可以設定一個每人的發言時間。最後還要有會議記錄或會議紀要,如果沒有最後的行動建議,那會議就可能流於形式了。
如果有茶點就是最好不過了。吃點東西,大家的話匣子就打開了,氣氛會更融洽,你一言我一語,很快就有些想法迸發出來了。
5.溝通協調類會議
以溝通信息、調解矛盾為目的。在一個企業中,往往會在部門與部門之間以及員工與 員工之間出現意見分歧、產生矛盾的情況,甚至影響到工作的整體進展。有時候就需要讓 雙方坐在一起,消除誤會、溝通信息、進行協調工作。
一般這種會議是需要領導出面來解決的。在開會前最好先把情況摸清,把矛盾糾紛的癥結和對象梳理明確;再分頭聽取糾紛各方的意見,並做疏解促其讓步的工作;最後分頭做好溝通工作,對協調處理意見基本達成一致的基礎上,再擇時召開協調會,由當事各方在會上各自陳述自己的觀點和解決問題的意見,召集人總結歸納成各方都能接受的協調意見就OK了。
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