3.稱呼（ Salutation）
稱呼是對收信人的稱謂，應與左邊線對齊，寫在收信人姓名、地址下面1-2 行處。在稱呼後，英國人常用逗號，美國人則常用冒號在私人信件中可直呼收信人的名字，但公務信件中一定要寫收信人的姓。大部分信件在稱呼前加「 Dear」。如：
Dear Professor/Prof. Bergen:
Dear Dr. Johnson,
對不相識的人可按性別稱呼：
Dear Sir: 或Dear Madam: Dear Ladies。
如果不知收信人的性別則可用Dear Sir or Madam:
4.正文（ Body of Letter）
正文是書信的主體。與中文信件不同的是，英文書信的正文的開頭不是先寫一些問候語，再闡明寫信的目的，而是直接說明寫信人身份及寫信的目的，然後提出寫信人的情況、想法或要求，並加以必要的解釋或說明。英文書信陳述目的時，應該直截了當，意思明確，層次清楚，言簡意賅。書信正文的第一句話或第一段，通常被稱為起首語。一般說來，人們習慣用一些客套的寫法作為書信正文的起始，即先將對方來信的日期、主題加以簡單描述，以便使對方一看便知該信是回答哪一封信的。如果是第一次給別人寫信，也可用開頭語作必要的自我介紹，並表明自己寫信的主要目的。
5.結尾禮詞（ Complimentary Close）
公務信件的結尾禮詞包含兩部分：發信人的結尾套語與署名。尾套語寫在籤名上面一行，第一個字母要大寫，套語結尾後面要加逗號。在公務信件中，發信人常用的結尾套語有：
Yours truly, Yours sincerely, Respectfully yours, Cordially yours, Yours cordially 等。
私人信件中，發信人常用的結尾套語有：Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son/daughter等。
6.籤名（ Signature）
寫信人的籤名常位於結尾禮詞正下方一二行。除非是給很熟悉人寫信，籤名一般須寫出全名。籤名常常較潦草，不易辨認，因此在籤名的正下方須列印出全名。