「管理就是決策。」
—— 希爾伯特·西蒙
教育創業者日常最重要的管理行為之一,就是快速決策,並保證這個決策是有效的。在實際管理工作中,最大的失誤往往就來自於決策的錯誤。
不同的場合,決策的方法也不同。
比如,很多人認為武斷的決策(獨斷式決策)是錯誤的,但在某些情況下,這種決策方式可能反而是最有效的。
想要選對適合的決策方法、做出有效的決策,重點在於我們要知道決策有效的評估標準是什麼。
今天我們結合幾種企業常見的決策場合,來聊一聊。
在文章「理性決策的7個關鍵步驟」中,我詳細介紹了理性決策的7個步驟,目的是幫助大家認識到,一旦這些步驟成為你的思維習慣,你也就具有了理性決策的能力。
在現實情境中,複雜和不可預測的環境讓決策難度不斷增大,加之危機帶來的時間壓力,要求管理者必須有能力快速作出反應。
很多時候,決策對速度的要求比質量更高。
如何快速決策,並保證決策有效?這需要我們知道,在何種情況下採用何種決策方式比較合適。
以下五種決策的方法,都是我們日常管理中可以運用的方法:
1. 獨斷式決策
2. 諮詢式決策
3. 群體決策(多數人控制)
4. 群體決策(共識)
5. 授權決策
方法還是很多的,關鍵是要在什麼場合下使用。比如,很多人認為武斷的決策(獨斷式決策)是錯誤的,但如果在一個需要快速決策而信息又完全把握的情況下,這種決策方式可能反而是最有效的。
因此,決策的時候,我們需要知道決策有效的評估標準是什麼。
第一個標準是決策方案之品質,也就是決策方案的合理性:是否考慮到客觀的因素,同時又考慮了決策方案的盈虧性,或是以利潤計算。
第二個標準是成員的接受與支持程度。
當品質比成員接受程度高的時候,上司利用已有的資料可以獨立做出決策(武斷式);
當接受程度比品質重要的時候,從分享信息和建議發展而成的群體決策(共識式);
當品質和成員接受程度都重要的時候,上司利用下屬的意見但並沒有把他們組織起來而做的決策(諮詢式);
當品質和成員接受程度都不重要的時候,決策就來自手頭最方便的方法(方便式)。
下面我們來根據案例具體分析。
獨斷的決策之所以常常被我們認為是錯誤的,是因為個人會有很多局限性,這些局限性是有效決策的障礙,而且可能導致異議、反感以及缺乏承諾。
但我們也要看到獨斷式決策的優點,也就是效率高、責任明確,在緊急時反應迅速。譬如企業創業的初期,可以個人做決策。因為這個時候,控制風險不是主要的任務,獲得機會才是更重要的。
假設一家公司剛剛開發了一種新產品,希望藉以提高公司的利潤水平。因為公司其他產品的銷售面臨滑坡,所以公司對此產品寄予很大希望。公司經理正考慮如何確定正確的產品價格。
他意識到如果定價太低,增加銷售量後將增加公司的虧損:如果定價太高,銷售量將低至無法收回製造的成本。在他面前是一套預測的產品財務分析,且他很清楚公司的最新財務報表。
他應該採取何種決策方式?關鍵是看決策方案的品質和成員接受程度。
這個案例中,品質要求比成員接受度重要,在這樣一個需要快速決策而經理對信息有完全把握的情況下,就可以考慮採用獨斷式決策。
群體決策(共識)需要得到領導人的支持,有利於產出高素質、創造性的決策,可以避免小組決策的缺點,但同時也更花費時間和資源,並且不適用於緊急情況。
譬如辦公室的分配。假設新建辦公樓中,大多數辦公室大小一樣,只有少部分形狀奇特的大一些;大約一半的辦公室朝南,其他則面對一座小山;每間辦公室有相同的設備,辦公室的設備並不嚴重影響生產力的高低。
負責人該如何最好地分配這些辦公室?
為了讓大家覺得公平,成員接受程度很重要,比決策的品質重要,這種情況就可以採用群體共識式決策。
另外舉一個案例。因業績優異,公司決定為銷售部門舉辦一場慶功會以示嘉獎,計劃兩個月後舉行。為了給員工驚喜,這項活動必須加以保密。城裡兩家最好的酒店以差不多相同的價格投標爭取主辦這次活動。公司應該以何種決策方式來決定接受哪一家投標?
在這個案例中,決策方案的品質和接受程度都不重要,可以採用方便式決策,也即選擇哪一種決策方式都可以,就看方便程度。
諮詢式決策比獨斷式決策耗時,但有利於建立關係,擴大資源的運用,是有效的輔導工具。
舉個例子,一家專門負責進出口的公司,憑藉其行銷專長和經驗,在國際市場上推銷許多產品。由於進出口業務的特性,公司有一個很大的法律部。這個部門必須熟悉不同國家的法律,特別是關於貿易合同、關稅等方面的。隨著國際市場上國家保護主義的逐漸抬頭,公司必須重新評估它的定位,特別是能否通過在不同國家建立倉儲、供銷,甚至設廠而得益。
該公司該採用何種決策方式?
這是一個需要專門知識的技術決策,並且對於決策品質和成員接受程度都有較高要求的情況,因此更合適採用諮詢式決策。
需要注意的是,雖然諮詢式的決策是有效的決策方法,可是需要被諮詢的對象有能力承擔責任,諮詢的決策才會有效。如果被諮詢的對象是不負責任的,這個諮詢的決策也許會把企業拖垮。
在管理中,授權已經成為人們的共識。因為授權可以讓管理者騰出時間做自己要做的事情,可以讓下屬真正成長起來,能夠充分發揮人們的積極性,是一種有效的激勵手段。
但是,很多人也經歷了授權的痛苦,最常見的情況就是授權無法達成目標,甚至授權之後失控的情況出現。
也有很多人告訴我,他不做充分授權,只選擇偶爾授權,在這些人看來,不能夠充分授權的原因是下屬不能承擔、能力不夠或者品行不夠。這些觀點很普遍,我也認同,因為如果下屬成熟度不夠,而又做了充分授權,結果是可想而知的。
但是,我們不能因為這樣就放棄授權,放棄授權就意味著放棄對於人的培養,這樣對於解決問題而言,沒有任何的意義。其實問題的關鍵不在於下屬是否成熟,而在於我們如何做授權。
授權的關鍵是目標設定不做授權。
我們日常管理在這一點常常犯錯誤,很多管理者把資源、人事以及工作方式的選擇權看得很重,把目標設定的權利看得很輕,因為覺得目標需要下屬根據實際情況來確定。
但這樣授權的時候,目標就無法成為組織管理的目標,而是下屬和組織尋求資源的理由。一旦形成這樣的狀態,管理就無法達成目標,很多人認為授權會出問題,其實問題就出在這裡。
為了保證授權的有效性,我們還需要注意五種情況:
第一,機構越大越要授權;
第二,任務和決策越重要,越不能授權;
第三,任務越複雜越授權;
第四,部屬之間互相不信任,不能授權,也就是大家彼此拆臺,投機分子很多的地方不能授權;
第五,部屬的責任心不夠,不能授權。
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