「根本不可能完成的任務!」學會這個思考模式,你也能化繁為簡

2020-12-12 阿白在職場

一、「這根本不可能完成!」真的是這樣嗎?

三月來了,領導安排小袁和小畢兩人一組,負責下個季度的產品銷售,KPI目標是3000個訂單。

走出領導辦公室,小袁立即大呼「這根本不可能完成」。原來,因為疫情的關係,截止目前為止,市場的需求都呈下降趨勢。就算沒有疫情影響,根據歷史數據,正常情況下第二季度的銷量約為2200個訂單。

就在小袁不停抱怨的時候,小畢已經打開電腦,噼裡啪啦敲起字來。小袁見他新建了一個文件,在頁面上左一個框框,右一個框框,不由得好奇問:「你在做什麼?」

小畢指著電腦屏幕答道:「我在用邏輯樹分析,看看怎麼才能達成KPI。」

「邏輯樹?」小袁第一次聽說這個詞,疑惑地想,用邏輯樹真的能幫助他們完成KPI嗎?

在工作中,我們或多或少都接過幾個「不可能完成的任務」,比如,翻倍的銷售業績、高百分比的新客轉化率等等,KPI如一座高山,讓人望而生畏。可同樣的任務,有的人卻能幹得風生水起,漂漂亮亮地完成。

為什麼會有這樣的差距,是他們更有天賦嗎?不,是因為我們缺少化繁為簡的能力——用邏輯樹分析問題。

什麼是邏輯樹分析法?

邏輯樹,又稱問題樹、演繹樹或分解樹,英文叫做Issue Tree。

邏輯樹是把一個已知問題當成樹幹,然後將問題的所有子問題分層羅列,沒想到一點,就給「樹幹」增加一條「樹枝」。從最高層開始,逐步向下擴展,以此來找出問題的所有相關項,幫助思考者理清思路,減少重複和無關的思考。

邏輯樹分析法是全球管理諮詢公司麥肯錫的常用分析工具,它能保證解決問題的過程的完整性。更重要的是,通過邏輯樹的分析,可以把複雜的問題分解為更簡單可行的事情

當邏輯樹完成時,我們就像站在高層往下看,能夠看見問題的全貌。只有清楚地知道問題的各個部分所在何處,「腦中有全局,心中不慌張」,才能做出更好的判斷。

二、是什麼讓我們產生「不可能完成」的想法

1、不懂取捨,不抓重點

近年來,山下英子提出的「斷舍離」概念被越來越多人所知,並被靈活應用於生活、工作中。

斷舍離,即把「不必需、不合適、令人不舒適」的部分統統斷絕、捨棄,並切斷對它們的眷戀。

斷舍離的核心,就是取捨

覺得工作任務難以完成,並不是因為它真的很難,而是因為人們無法判斷任務內容中孰輕孰重。

小王銷售的產品的用戶人群畫像中,女性佔比95%。小王並沒有抓住重點,對男女用戶區別對待,而是平分精力和成本去促成男女用戶的轉化。如果你是老闆,你會對小王的做法滿意嗎?

什麼都要的結果,是什麼都做不好。小王的做法這意味著,要用50%的資源投放在5%的男性用戶身上,是對營銷資源的浪費。

不懂得取捨,不抓住重點,就無法高效地推進工作,自然會覺得困難重重,工作「不可能完成」。

2、沒有明確的目標

有一個實驗,調研人員把一群人分為三組,三組人都要去相同的目的地。但第一組人不知道終點在哪裡,只允許跟著導遊走,全程不能提問;第二組人知道終點在哪裡,但不知道要怎麼走,要走多久;第三組人知道目的地,有路線圖,沿路還有工作人員提醒進度。

結果第一組人只走了全程的三分之一便放棄了;第二組人走到一半也堅持不下去了;只有第三組人堅持走到了最後。因為他們清楚要怎麼走,要走多久,而且每一次進度反饋就像是把全程拆成一小段路,感官上更輕鬆,

由此可見,明確的目標、及時的反饋、把目標拆解,能讓人更有動力,更能長久地堅持,這是完成「不可能完成」的任務的關鍵。

三、怎樣學習並掌握邏輯樹思維

1、工具:思維導圖

思維導圖,又叫心智導圖,是表達發散性思維的有效圖形思維工具,它簡單又很有效,是一種實用性的思維工具。

用邏輯樹分析問題,是一個從沒有思路到有思路,再到完善思路過程。思維導圖的製作非常靈活,沒有嚴格統一的標準,也不會限制思路。

同時,思維導圖又有很好的層級性,可以激發思考者的聯想力,梳理思考的條理。完成時,可以直觀地看清思路的完整框架。

2、應用邏輯樹分析問題的四個步驟

(1)用MECE原則化整為零

在初期,應用邏輯樹分析會感到很吃力,為如何給樹幹「生枝散葉」而苦惱,在細分時拿捏不準是否有重複的地方。

這時候,我們可以用MECE原則

MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)也就是對於一個重大的議題,能夠做到不重疊、不遺漏的分類,而且能夠藉此有效把握問題的核心,並解決問題的方法。

MECE原則是麥肯錫第一位女諮詢顧問芭芭拉·明託在著作《金字塔原理》中提出的一大原則。

當我們對任務進行拆解時,必須保證拆解後每一個小點符合兩個要求

①每小點之間互相獨立

②所有部分完全窮盡

按照這兩個要求,任務在拆解後會在同一維度上有明確區分,即不重疊,並且十分全面,即不遺漏

例如,公司需要你出一份疫情下安全並穩定復工的方案,該怎麼做?

第一步,不管任何限制因素,把你能想到事情都列出來。

①在線辦公還是坐班

②公司本地的復工政策

③復工需要的物資

④目前全國各省市的交通情況

⑤辦公室的布局需不需要改變

⑥……

第二步,將列出的事情,按照相同的維度進行分類。

維度是指和「樹幹」(最初的任務/問題)相關的關鍵因素,比如疫情政策是一個維度,安全性是一個維度,復工方式是一個維度。相同的維度,即關鍵因素一樣的事情。

如果你找不出維度,重新回到工作任務去找關鍵詞、核心點。

在本例中,「疫情下安全並穩定復工的方案」,關鍵詞是:疫情、安全並穩定、復工。這三個詞還很模糊,再進行具象化,得到關鍵因素:疫情政策、安全性、復工方式。

找到維度,就可以將第一步中列出的事情分類匯總,用思維導圖寫出來。

把列出的事情分類歸總

「不停地想為什麼,不斷地想怎麼做」,只有這樣做,才能不重疊、不遺漏地提煉出分支論點。一時想不到也沒關係,在後續的步驟中,隨著了解的信息數增加,會有更多的想法蹦進你的腦海中。

(2)檢索→搜集數據→再進行分析

在我們把任務拆解,成為多個更具體的論點後,為了進一步分析論點,我們需要通過大量地檢索,搜集數據,再進行分析。

以上文的例子說明,根據論點有針對性地檢索之後:

①「居家隔離自我觀察14天」屬於復工政策

②「高速公路暫時封閉」屬於交通情況

③「安全距離1米」「人均辦公面積2.5㎡」屬於安全性要注意的。

其中,經過分析人均辦公面積,發現「我司人均辦公面積小於要求」,並把分析結果記錄下來。

檢索,搜集數據,再進行分析

如果在檢索時發現找不到想要的信息,說明這個論點比較大,還可以再細分,以獲得更符合需求的信息。只要你想,邏輯樹的「樹枝」可以分成三層級、四層級甚至更多。

這就是為什麼一旦掌握邏輯樹,就能將問題結構化,從而俯瞰問題的全貌。

(3)找出重點,得到結論

在打劇情類遊戲的時候,遊戲製作者通常會給玩家設置許多選項,有些選項決定了劇情的發展,有些選項選對或選錯都沒影響。

如果想要成功通關,就要把握住重點選項。在邏輯樹的應用中,同樣需要找出重點,才能推導出結論。

對於「減肥」來說,吃什麼是重點,吃多少是次要。雖然卡路裡同樣值得關注,但因為酸奶低卡所以盡情地喝,最後糖分攝入過多,反而加速了體重的增長。

對於「疫情下安全並穩定復工」來說,安全有效率是重點,疫情第一線的現狀非常重要,但在這個問題下卻是次要的,作為變動因素觀察著即可。

因為人均辦公面積達不到要求,為了實現安全有效地復工,可以推導出「分步恢復坐班或AB輪流坐班」是比較好的方式。

(4)落實到執行上

推導出解決方案並不是最後一步,理論如果不落實到執行上,終究只會是理論。紙上談兵的將軍打不好仗,聽了許多道理依然過不好人生,便是這個道理。

根據「分步恢復坐班或AB輪流坐班」的解決方案,結合公司業務和員工的實際情況,制定出合理的復工時間軸和排班表,例如:

①對於外地員工,給出充足的返程和自我隔離時間,先安排本地員工,或者離公司近、有代步工具的員工復工。

②先安排與公司業務聯繫緊密的部門復工,非重要的部門則在線辦公。

邏輯樹分析法是為了幫助我們分析和解決問題,只有行動了,把方案落到實處,邏輯樹才能真正「生根發芽」,真正為我們所用。

把方案落到實處,邏輯樹才會「生根發芽」

3、刻意練習,熟練掌握邏輯樹

任何一種技能都需要反覆練習,才能熟練掌握。正如想要擁有令人羨慕的肌肉,就需要不停地鍛鍊,肌肉線條才會變好看。

在《靠譜:頂尖諮詢師教你的工作基本功》中,作者大石哲之介紹了創業諮詢師秋山由香裡女士的訓練方法——

在每天的通勤地鐵上,利用視線範圍中的任何一件東西做邏輯樹的練習。

例如,看到「副業月入一萬元」的標題,拆解它:應該選怎樣的副業,花多少時間,投入和產出……思考這件事達成的難易度,以此判斷適不適合自己。

將看到的東西作為素材,進行思考,用手機便籤或隨身攜帶的筆記本記錄下自己的點子。日復一日,刻意練習。秋山女士堅持了整整兩年,她的邏輯樹變得很高大。因此,當她在工作中遇到某個問題時,馬上就能做出相應的分析。

遇到一件事,應用邏輯樹多去深層次地分析,通過刻意練習,不斷突破自己的上限,會大大提升我們思考問題的效率。到那時候,你會發現「根本不可能完成的任務」,你也可以完美達成。

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