工作中，我們每天都要做各種溝通和匯報。不管是什麼形式、什麼渠道的溝通匯報，都是為了把信息全面、簡明、有組織的傳遞給對方，從而提高效率、達成共識。簡單來說就是把事情想清楚講明白，讓對方輕鬆理解並記憶深刻。
談到結構化，首先想到的是著名的「金字塔原理」。金字塔原理被很多人知道主要是源於芭芭拉明託，在1963年的時候，她是麥肯錫聘請的第一位女性諮詢顧問。她的報告做得不錯，公司領導就讓她教一下公司的諮詢師做報告，後來把講義整理出來就成為《金字塔原理》。
金字塔原理廣泛應用於思考、溝通表達、解決問題和開發培訓課程，是提高邏輯思維和表達能力的高效思維工具。其實，結構化並不是芭芭拉創造出來的，結構化一直存在著。比如我們會把一年分為春夏秋冬四季，這本身就是一種結構。
金字塔原理有四個基本原則，分別是：
論—結論先行
證—自上而下
類—歸類分組
比—邏輯遞進
原則一：結論先行
在做商務溝通和匯報時，如果我們做了30頁PPT，匯報到20頁的時候，還沒有讓對方抓住你匯報溝通的主要觀點，這就是一個失敗的匯報。聽眾的注意力是有限的，在演講匯報和商務溝通過程中，如果前5分鐘不能吸引聽眾的注意力，聽眾的大腦極容易產生自我保護，這種保護的結果就是產生「懈怠」情緒。
吸引聽眾的注意力有很多種方法，有演講的技巧，有圖形化展示的技巧，其實聽眾最在意的是聽到你的觀點和結論，這是很有效率的的一種方法，不管聽眾是否贊同你的觀點，都會吸引聽眾關注你的主要論據和方法。
「結論先行」做得最好的就是我們每年都會看到的政府工作報告。幾萬字的政府工作報告，每個要點部分都是「結論+分析」的模式來寫。如果我沒有時間全文閱讀這份幾萬字的報告，我把每個段落的要點集中一起，能快速了解政府報告的精髓。這並不是我的歸納總結能力強，是報告文章採取的「結論先行」的方式，讓我在閱讀幾萬字的政府報告不費力，既可以快速通讀瀏覽，又能根據自己的興趣詳細看某部分具體內容。
在商務匯報過程中的結論先行，推薦使用摘要法。摘要法適合於頁數超過20頁的PPT報告，可以在分析和論述開始前增加摘要頁，匯總主要觀點。比如商業計劃書、IPO路演報告或上市公司年報報告，在最前面常常有Summary部分，主要介紹基本情況和核心結論。
原則二：自上而下
先拋結論，然後列出要點來支持自己的結論，再層層詳細展開。
當你對要表達和溝通的問題已有主要思路，就差清晰地表達出來時，適合用自上而下法。比如，寫年終總結時，基本知道自己要寫的主題是什麼，平時的成績、遇到的問題、下一年的規劃等也有個大概構思，此時，就可以採用自上而下法構建金字塔結構，條理清晰地表明自己的想法。
原則三：歸組分類
當一件事情你去分類以後，它就變得特別得清晰、簡單、準確，分類是生活、工作中無處不在的。家中物品的擺放，如果做好歸類分組就會顯得很舒服，使用時候找起來也很方便。我們的大腦有自動將某些具有共同特性的東西進行歸類組合的能力。如果大腦對處理的信息，已經進行了歸類分組，顯得清晰明了，理解起來就比較容易。如果要處理的信息雜亂無章，大腦會自動進行信息解構分析，進行歸類分組，但是會增加聽眾的大腦負擔，不利於信息的理解。
分類要符合MECE原則，中文叫相互獨立、完全窮盡。相互獨立的意思是，互相之間不能有交叉，完全窮盡就是你在分類的時候不能有遺漏。只要符合這個標準，就是一個清晰的、準確的分類。
在實際運用中你只用不停問自己兩個問題：
我是不是把所有的可能因素都考慮到了，有沒有遺漏的？這些因素之間有沒有互相重疊的部分？
在運用MECE原則時，有兩個數字要記住，數字3和數字7。有研究認為，人類大腦能一次性接受的信息分類的臨界值是7條，突破7以後就會給記憶造成負擔。3條最容易記住，我們在做工作匯報的時候，如果你列出的信息數量超過7條，就要考慮分類或壓縮了。
原則四：邏輯遞進
在完成歸類分組之後，同一組內的信息表達也是有一定的邏輯順序的。不知大家發現沒有，同樣一件事，表達的順序不同，得出的結果和效果也完全不一樣。表達的先後順序非常重要。
常見邏輯遞進的排序原則分為時間、空間、重要性和業務流程四種方式。排序原則要統一，即同一個層級採用同一種排序方式，不能採用多種排序方式。前兩條用時間分，後兩條用空間分就會產生交叉。
「論證類比」四個核心原則之間還有內在關係。論與證是和縱向結構對應的，就是上下要符合論與證的結構。類和比是橫向結構對應的，同一組思想之間要符合歸類分組和邏輯遞進。
金字塔結構的工作匯報一般比較適用於以下幾種情況：
第一種情況——解決問題。當發現問題並需要嘗試解決時，由問題核心出發，收集、歸納論據，確定大致的目標，可以大大提高解決問題的效率，同時也可以明確問題的每一個階段或者層面所需要處理的事件。
第二種情況——工作安排。如果你是部門負責人或企業領導，有經驗，有下屬，對於某項計劃或工作，你根據經驗提出目標和假設，再列出所需要的支撐事物，分攤給不同的下屬。限定時間到期後，下屬提交資料，你匯總排列，高速有效的解決工作。對於企業管理者來說可以讓工作更輕鬆。
第三種情況——成果匯報。問題已經解決，金字塔已經建成，需要交流的時候，從上到下，從金字塔塔尖向領導匯報。領導的時間是寶貴的，給你十分鐘時間匯報本季度業績，你只匯報中心論點和一級支持論據，更容易讓領導明白你的核心觀點。
綜上所述，使用結構化思維的工作匯報具有以下優點：
縮減完成同一項工作所需的時間，提升效率。
增強解決問題、工作安排、成果匯報時的清晰度。
使信息接受者更容易理解，降低信息傳遞中的失真。
節選自《商務PPT的說服之道》，有改動。
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