簡報是什麼?寫好簡報要把握幾個關鍵點
嚴格來說,簡報不是一種公文類型,它是一種傳遞信息的載體平臺。在日常工作中,常見的簡報主要有會議簡報、活動簡報、專項工作簡報、綜合工作簡報等等。簡報的主要作用是反映會議交流、進展情況;傳遞某一方面信息供領導參考;報告重大問題的處理情況以及工作動態、經驗或問題等。在機關、企事業單位從事公文工作,經常會遇到編撰簡報的情況,是辦公室的一項重要工作內容。寫好一份簡報,關鍵要掌握幾個「度」。
一、簡潔度。簡報上的材料就是一篇篇的中、短篇信息,不同於小說、散文的文學作品,追求的不是那些華麗的詞語,也不是對仗齊整,合仄押韻的修辭。也不同於領導講話、致辭等其他公文,不用講道理、提要求。簡報要把最關鍵、最基本、最重要的內容提煉、總結出來,用最簡潔的語言表達出來。但要注意,雖然要求言簡意賅,開門見山,直截了當,但不能支離破碎,殘缺不全,辭不達意,重要的環節簡化了,傳達的信息就不完整。
二、新穎度。簡報的最大特點就是「新」。即簡報要反應新情況,發現新問題,總結新經驗,給人以新啟示。一定要講求時效,要有高度的信息敏感度,善於發現線索和切入點,快想、快寫、快報,時刻保持及時性和超前性,對工作有所啟發和推動。達到這些要求,必須要做到心到、手到、眼到、腳走到,勤於思考,注意日常積累。「新」不單在內容、語言上,更要在觀察、分析問題的角度上,要注意那些工作中的「閃光點」。簡報比較忌諱常規寫法和老生常談,一件事情或是一項工作抓不住觀點、寫不出新意,對領導決策沒有參考意義,這樣的簡報沒人愛看。
三、真實度。真實是簡報的價值和生命。簡報應向各級領導和相關單位傳遞真實的信息。做為一名簡報撰寫者,一定要有實事求是的態度,材料一定要真實可靠,有一是一、有二是二,萬不可主觀臆斷,浮誇上報。同時對工作中出現的問題要客觀看待,也要抓住普遍性和對全局工作有重要影響的問題,加以反映和體現。一方面可以激勵自己,另一方面可以尋求別人的好辦法好經驗。那種報喜不報憂的簡報不是簡報,而是「喜報」。
四、準確度。所謂「準確」,有三層含意,一是在選素材時一定要有嚴謹、科學的態度,要到基層中去,深入實際,一定要把事情摸清、搞實,萬不可道聽途說,人云亦云。特別是其他單位或者其他人員傳遞上來的材料,更要去查證、核實。二是在撰寫中,對事實的性質、內容、前因後果、時間、地點等的敘述必須準確無誤,不能含糊其辭,不能模稜兩可,要實事求是,精益求精,要精心組織材料,精心遣詞排句,真實準確的反應實際情況。三是能體現一定的趨勢性,對將來的變化發展起到判斷和警示的作用。
五、清晰度。讓讀簡報的人能明白簡報所要傳遞的信息內容,這就要求我們在文字上下功夫,在撰寫簡報時,語言要通俗易懂,言簡意賅。不要用一些陳詞、古字及高深的專業術語,更不要因為追求「簡」,而把應表達的內容表達不清,不要單純用抽象的概念和無關緊要的言詞來描述,必要時可以用數字去說明,使人一目了然。簡報看起來篇幅較小,但「份量」上並不輕,它是領導的「耳目」,基層的「喉舌」,是信息傳遞的「紐帶」。「文小乾坤大」,我們要在簡報這塊小陣地上,修文練字,加強自身修養,力爭上檔次、出精品。