2020年7月16日晚7點，武漢大學歷史學院《檔案查找與利用課程》系列講座第六講——「檔案的編目」於線上開展。本次講座仍由首都師範大學歷史學院副院長姚百慧教授主講，由武漢大學歷史學院張士偉副教授主持。本次講座於騰訊會議和bilibili網站同步直播。
歷史學的學習者不僅需要儘可能地接近浩如煙海的檔案，更需要以有效的方式處理之，使之真正地適應自身的研究進程。傅斯年有言：「上窮碧落下黃泉，動手動腳找東西。」檔案的整理與編排，便是「動手動腳找東西」的關鍵步驟。而在本場講座中，姚百慧教授分享了自身對檔案進行編目的經驗，也藉此使得聽眾更加理解歷史研究的現實面貌——對史料紮實而清晰的整理，才是一項好研究的第一步。
在講座的第一部分中，姚百慧教授強調了檔案編目的重要性。對於檔案的匯聚場所而言，檔案的編目有利於提高機構的有序性與便利性；而對於研究者個體而言，對檔案進行合理的編目，能夠統合零散的資料，使之更加貼合自身的思維方式，在必要的情況下，編目也能便利專題式的研究。
然而，並不是所有檔案都需要完全的重新編目，對檔案的處理方式往往取決於檔案的完整程度，以及研究者的個體化需求。在講座的第二部分中，姚百慧教授將檔案的性質分為「需要重新編目」以及「需要適當整理」兩種。前者包括搜集獲得的未刊零散檔案、零散的資料庫文件以及已經出版的零散紙本、微縮本檔案。而後者則包括已出版的整本檔案集或微縮本，以及檔案館或資料庫保存有的完整卷宗。自然，「重新編目」的對象並不僅僅局限於零散的個體，也受到研究者視角的決定：在專題研究的情況下，編目具備其獨特的意義。
儘管有些檔案不需要受到重新編目，但對之進行「適當整理」的具體措施也並不單調。對於檔案館或資料庫中的完整檔案而言，徹底的整理步驟可以包括以下四步：按檔案館進行分類與編號、抄錄所搜集的原檔目錄、根據需要對部分卷宗增加備註、最終按照館藏與層級建立電子化的對應關係。而對於紙本出版物而言，整理可以按照以下方法進行：按照圖書類型編目、在編目增加便利電子化目錄的編號、按照編號建立電子化對應關係。總體來看，對於完整度較高的檔案，整理方式可以遵循「基於對材料的了解所進行的編號——電子化」的過程進行。如若檔案的編目是個體化研究行為中的一步，研究者的偏好則可以獲得較大的決策空間。
而至於需要重新編目的檔案，姚百慧教授在講座的第三部分中重點講解了對它們的處理方式。由於在大多數情況下，需要研究者耗費精力重新整理的是零碎甚至模糊的檔案，對於檔案中信息的廓清與分類排序則是重新編目的重點所在。以上整理方法可以細分為六大步驟：廓清檔案的生成時間、確定檔案的標題、確定檔案主題、整理檔案附件、明晰檔案來源、以及對檔案進行個性化的編號。
檔案的生成時間一般會在材料中標明，但是不同性質的文本具有不同的正式生成時間點。對於電報而言，其生成時間一般即是其發出時間，但個例仍然存在，譬如美國外交關係檔案（The Foreign Relations of the United States）便以電報的接收時間作為其生成時間。對於有草稿、正本之分的文檔而言，其生成時間是其正本的生成時間。對於談話備忘錄而言，檔案生成的日期也可以是談話日期，而非備忘錄的起草日期。
但對於檔案生成時間並未標明、或是標明有誤的情況下，整理者則需要調動內證法與外證法，自行考證時間。內證法，顧名思義，即從檔案本身的信息推斷時間，整理者需要考量的角度包括檔案的內容信息（特定史實、組織機構、人物職務、人物活動、時間信息、特定名詞）與外形特徵（書寫格式、書寫紙張、檔案封皮、登記號、順序號與版本線索）。而外證法，即指從檔案以外的相關信息中確定或考量其生成時間，相關信息包括可供參照的史實內容、相關時間、相關文件組與社會調查的結果。
時間僅僅是參與檔案信息陳列的一個要素，對於檔案的整理者而言，確定一個充分展示檔案內容的標題亦相當重要。檔案的標題至少需要包括信息的性質與其收發方。在特殊的情況下（譬如在電文中），文件編號可被納入標題之中。而對於紙本已刊檔案而言，在編目的過程中可以保留其原有標題，以便學界的核對。
確定檔案的主題，是給檔案進行分類的有效步驟。主題的意義在於為研究者提供除了時間之外的觀察維度，因而在是否劃分主題、如何劃分主題的問題上，不同的檔案整理者可以擁有不同的見解。主題的選定首先根據原檔的說明，如若原檔並無寫明主題，則根據檔案內容自行提取。在確定主題之後，標題則成為主題的載體。為了清晰地凸顯主題，研究者可以用冒號、介詞短語在標題中引出之，也可以專門使用調號將之獨立出來。
如何處理檔案中的附件，是整理過程中時常出現的問題。而是否將附件信息納入檔案信息呈現之中，則取決於附件的重要程度。有時附件甚至可以取代具有轉呈性質的逐漸，成為目錄的唯一內容。
檔案有效性的唯一保證是明確的檔案來源，因此，在檔案信息呈現中，檔案來源是必不可少的條目。對於不同的資料，來源的註明有著不同的形式 。紙本、微縮本資料需要編者註明出版的信息與頁碼；來自資料庫的信息，則需註明其來源資料庫的名稱與其在資料庫中的編碼；對於網絡資源，則需註明網址及上傳或下載時間；對於未刊檔案，則需註明其來源檔案館與原檔案卷宗編目的信息。
對檔案進行編號，是檔案編目完整流程的最後一步。儘管編號往往可以具有較強的個體差異性，但使用規範的編號格式仍然是更加可取的選擇。編號的基本格式是為「八位時間代碼＋（區分檔案的字母代碼）+流水號」，如若沒有明確的時間，則使用00代替時間代碼。如若時間被確定在某月上旬、中旬或下旬期間，日期則可被寫為「1X」、「2X」與「3X」。如時間被確定在某個日期之前，則可在該日期之後加「A」，而如時間在這一日期之後，則加「B」。
在完成編目之後，研究者可以根據實際情況，選擇對自身的整理成果進行電子化處理。電子化對於檔案編目而言，是錦上添花的步驟。通過電子化，檔案的利用率將大大提升。
檔案的編目工作儘管繁瑣，但卻能使得搜集所得的信息有秩序地陳列於研究者的目光中，為進一步的研究打下紮實的基礎。在初步了解了檔案編目的相關知識後，聽眾同姚百慧教授進行了長達半小時的互動，拋出種種細節化的具體問題，姚教授對之一一作出了回應與解答。