我們想找一件檔案或者一份文件，但文件和檔案太多，尋找起來不但費力，最主要的是費時。找一次就可能耗時十幾分鐘，甚至更多的時間。
我們一個月如果找100次，拿一次10分鐘來計算，100次就是1000分鐘，也就是16.7小時，一年積累下來就是200個小時，10年就是2000個小時，整整83天的時間。
不算不知道，一算是不是嚇一跳！83天，接近三個月的時間就這麼被浪費掉了，主要是這種浪費是完全可以避免的，所以我們沒有能夠避免，是我們不知道如何歸納整理它們。
為了讓文件、檔案不成為累贅，不再成為時間殺手，就要用一些方法你，通過這些方法，可以讓你的空間清爽潔淨，時間變富裕起來。
01利用現代化工具
檔案和文件始終都是以紙張的形式存在，這有利於保證它們的真實性和有效性，但這種歸納方式查詢起來費時費力，那麼我們就需要將它儘量電子化，能用電子文檔取代的，如表格、公文、報告等，就儘可能地不使用紙張，可以將它存儲在電腦中。如果不能，那麼也可以通過錄入、掃描等手段，將他們備份成電子版。
這樣不但有利於節省空間，最重要的查找起來方便快捷，只要利用搜索就可以輕易找到它們，這樣就可以為你節省很多的時間了。
02要經常清理檔案
我們在工作中會隨手將一些文件什麼的，放在辦公桌上或某處，時間一長就會越積累越多，其中有些其實是不經常用的，甚至沒有任何用處的。