這是專欄《高效職場必修課》第一章時間管理篇，工具1：四象限管理法。
本專欄一共為大家介紹25個管理工具，8個模塊，分別為：時間管理、目標管理、計劃管理、壓力管理、思維創新、員工管理、高效溝通、職業規劃等，合計25個工具，為大家一一講述，用真實的案例，讓每一位讀者能夠很好的理解並使用這些工具。
你是否很忙，好像上班八個小時還沒有做什麼，就已經到點了。當你苦惱是自己上廁所浪費時間，或者是接待了客人，也有可能是被人打擾。如果你把一天24小時進行劃分，就會驚人的發現，同樣的時間，成功人士與失敗人士，時間價值是完全不同的。
這就需要我們做時間管理，什麼是時間管理呢？
時間管理就是如何合理、有效的組織時間資源，使用時間資源，已達到工作和生活的目標，這個過程就是時間管理。
對照一下時間管理的定義，你可以回顧自己的時間規劃是否合理呢？人的一生按照80歲計算，0-24歲基本上是上學階段，24-60歲是職場的36年，60-80歲是退休後的生活。
人真正的奮鬥就是36年，是成功還是失敗？36年=432個月=13140天，把這個奮鬥的時間換算一下，大家是不是感覺時間真的非常緊迫。這36年去掉睡覺、吃飯、玩手機等等，真正做工作的時間就顯得非常少。做好時間管理，讓自己成為時間的主人，要學會使用工具，讓這些工具監督你完成工作，走向成功。
本章就介紹一個時間管理方法，四象限管理法，職場人對這個方法，一般不會陌生，但是知道卻不會使用，這就非常悲催。
一、四象限管理概況
按照事件的輕重緩急來進行區分，在上學時大家都學習過X、Y軸，拿出一張紙畫在上面，然後分別標註"重要、不重要、緊急、不緊急"，如下圖所示：
第一象限：重要及緊急的事，這類事事件是當下必須完成，因為時間的緊迫性，有截止日期的限制，需要優先完成。
第二象限：重要不緊急的事，這就是日常的規劃，比如你要提升能力，學習外語、會計等，你考取某項技能證書，很重要但是不緊急。
第三象限：不重要單緊急的事，例如臨時召開的會議、臨時客戶拜訪等。雖然不是特別重要的事，但是必須要立馬參加或者處理。
第四象限：不重要不緊急的事，這裡要合理授權給別人做，自己要分清楚重點。比如同事請你幫忙、突然一個陌生電話等。這些事要學會拒絕或者授權別人完成，如果事事都讓自己做，那不累死才怪。
二、四象限時間管理應用
了解完具體概念後，該怎麼使用這個工具呢？具體的方法，注意以下幾點，養成記錄的習慣，並給出相應的獎勵機制。比如完成了某項工作，給自己哪些獎勵，做一個自我的規劃，並且家裡可以配備一個小黑板，把主要目標寫在上面，這樣有利於完成每次的規劃。
第一步：記錄
使用四象限時間管理工具，必須要知道對自己來說哪些工作是重要和緊急的，每項工作的具體內容以及使用的時間。
如果你是一個領導，可以讓你的助理完成記錄，更加客觀公正。比如幾點到公司，幾點到幾點做了什麼工作，連續記錄2周，基本上你每項工作的使用時間，以及日常做了什麼，一目了然。
如果你就是一個普通的上班人員，那麼就自己記錄，看一下自己的時間使用情況，由於是自己記錄，可以從起床到晚上睡覺這段時間進行記錄，看一天工作和生活的時間對比。通過記錄可以很好的發現你在哪些地方浪費時間，哪些地方沒有認真完成。
為何要連續記錄兩周，一周的數據可能不會很好的表現你的時間使用，兩周時間基本上各種情況都會考慮到。
第二步：分析
當你把兩周的數據全部記錄完畢後進行數據分析，把每項工作用3-8個字概括一下，比如你可能會寫到周一早上8:30-9:30 參加公司召開的晨報會，可以直接用晨報會幾個字代替，把所有的工作內容列出來。
按照對你工作的重要程度進行排序，在按照緊急度進行排名，前五名的放進第一項象限，第6-10放進第二象限，10-15放第三象限；15之後的放第四象限。
這樣你就能找出來在自己崗位上最重要及緊急的前十名事件，這些事件中就是日常工作必須注意要做的。
做完這些，還要參考公司給你的考核目標，崗位職責等內容，結合相應的規定來確定你工作的四個象限。只有把具體的工作內容與象限結合起來，你才會使用工具。
第三步：使用
當你按照分析已經把自己的工作內容進行了區分，接下來就是使用工具，那麼到底怎麼使用呢？
對於第一象限的工作優先解決，由於有時間的限制，你必須在規定的時間完成，不然會給公司帶來危機。比如給加盟商按時發貨、結款，如果沒有及時完成，品牌公司的口碑變差，會造成加盟商的投訴等。
第二象限的工作要重點對應，後面的文章會重點講解這部分內容，如果一個人能很好的解決第二象限的工作，就把事件解決在搖籃裡，不會再出現第一象限的事。
第三象限的工作是儘快完成，對於不重要但是緊急的事，態度要快，力所能及，迅速解決。有50-60%的普通人大多數在做這類事，有時間時會拖一拖，把第二象限的工作拖成了第一象限，這就是普通人和成功人士的差別。
第四象限的工作授權或者拒絕做，對於這類工作，不是你的本職工作，可以拒絕做，或者授權給別人做，這樣不會浪費你的時間。如果你把時間都浪費在這裡，你的職場效率堪憂。
三、如何做好第二象限工作？
為何要把第二象限的工作單獨拿出來說呢？可以用一詞來概括，叫做"未雨綢繆"，做好時間規劃，把工作中的事情按部就班做好，不要把第二象限的事硬生生逼到第一象限，這樣是有規劃、有目標、有遠見，有相應的洞察力，不會出現危機事件，把危機扼殺在搖籃裡。
成功人士幾乎都把精力投入到第二象限，那麼如何做好第二象限的工作呢？
1、 把任務細化，變成可以操作的步驟，按照步驟進行執行，完成一項就劃掉一項；
2、 把時間看成一種投資的資本，不可重複，浪費了就回不來，並且人的時間是定量供應；
3、 把重要的事情記錄在手機裡，設定提醒機制，給每個時間做好規劃；
4、 專心，每次只做一件事，完成一件再做另外一件事。
把第二象限的事做好，未雨綢繆，就不會出現臨時抱佛腳，讓工作陷入極度的忙碌與恐慌之中，不會出現每天上班就有解決不完的事情。
四、學會決絕第四象限的工作
當你正在按照計劃做著第二象限工作時，你會突然發現一個問題，別人請你幫忙處理一件事。或者你是部門經理，一會下屬敲門籤字，一會有客人來拜訪等。
這些內容可以提前做好規劃，比如籤字有個時間安排，統一在下班前幾點到幾點完成，對於沒有提前預約的拜訪根據事件緊急程度由下屬可以完成。
這裡拒絕要有藝術性，畢竟在中國大家都講面子，不少職場人把面子看的非常重，不好意思拒絕，只能累死自己，並且本職工作還沒有做好。拒絕別人的同時給出合理的建議，你可以說，因為什麼原因暫時不能接待，希望對方諒解。
就事論事，不要區別對待，客氣自然，禮貌待人。相信對方看到你真的忙，也不會特別針對你，也能理解你目前的確非常忙碌。
本章重點介紹了時間管理工具1：四象限管理法則。
該工作法是由著名管理學家史蒂芬柯維提出時間管理理論，該理論按照重要和緊急分為四個象限一是重要又緊急；二是重要不緊急 ；三是不重要但緊急；四是不重要不緊急。具體的內容及使用方式可以參考上文中的陳述。
時間具有不可逆的性質，因此要珍惜時間，珍惜當下，"花有重開日，人無再少年"韶華易逝，時光難再！如何高效率的度過這一生，掌握時間管理的工具，非常重要。本章內容就給大家介紹到這裡，如果覺得有用就請轉發訂閱，下一章給大家介紹《時間管理工具2：二八法則》的內容及應用。
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