在生活和工作中會出現這種狀況：所有事情一股腦兒地湧過來，每個相關人員均很急切，希望可以立刻馬上得到解決方案，可自己只有一個人、一個腦袋、一雙手無法同時完成這些任務，最緊要的是自己還有自己必須完成的任務沒處理完，整個人焦頭爛額、扎耳撓腮，像無頭蒼蠅一樣左突右衝，不知道怎麼辦才好。
怎麼能夠處理好這種情況呢？首先分析一下，為什麼會造成這種狀況。這裡犯了兩個問題，一個是腦滿症，第二個是緊急麻痺症。
第一個腦滿症，問題是需要做的事情特別多、塞滿大腦，事無巨細均想完成，結果心有餘而力不足，事情完成度很低，導致個人充滿焦慮和壓迫感。究其原因是與工具相比，人腦更擅長思考，而非信息存儲。當大腦記錄過多任務時，會產生焦點負擔，焦點越多，心智消耗越大。解決腦滿症的方法很簡單，既然大腦記錄很麻煩，容易造成問題，就使用工具來記錄，如寫下來或者使用記錄軟體。這樣大腦即能感到輕鬆，也產生安全感。因為這些事情只是從大腦中轉移到外部的工具上，並沒有消失。好比哈利波特裡的老法師鄧布利多，當他覺得腦子中的東西太多時，會把多餘的東西用魔法棒抽出來，放到他的冥想盆裡，這樣既減輕了壓力又更容易理出事情之間的聯繫。
第二個緊急麻痺症，是一種忙而無效的狀態。即忙於應付這個，又急著做那個，忙的要命，可主線任務卻一直沒做，像個無頭蒼蠅一樣。造成沒有方向、規劃和節奏的主要原因在於人們往往認為緊急的事情要優先處理，相對重要性而言，緊急任務造成的壓迫感更為強烈，一般大多數人做事以壓力為導向，壓力下自然而然地選擇先做緊急的事。而這些緊急的事情對於我們而言真的緊急嗎？有一些並不是，只是在滿足別人緊急時段的期望而已，顯得緊急罷了。
到底怎麼解決這個問題？四象限工作法，很簡單並且容易上手，由著名管理學家史蒂芬柯維提出，其核心原理是把事情按照重要和緊急兩個維度進行劃分。注意這裡的重要是指對我們自身而言很重要，如事業、健康、家庭、自我提升等長期規劃的事情，這些事情關乎你的未來。緊急是指時間比較緊迫的事情，一般為馬上得做或者今天必須完成的事。例如鍛鍊身體是重要的事，而看病是緊急的事，如果平時不鍛鍊、不愛惜身體的人，可能會需要常常去看病，如同未鍛鍊身體時的筆者，行走的藥罐子如是也。
在此為了方便大家理解記憶，用植物大戰殭屍遊戲做比喻：我們是豌豆射手，殭屍來代表重要任務，猴子代表緊急任務。遊戲的玩法分四步：
右上角的第一象限—重要、不緊急，是未到期的重要任務，對未來會有重大影響的事情，會影響到事業，健康，家庭等等。現在並不需要馬上做，例如職業規劃、看書學習、鍛鍊身體、陪伴家人等。當一個清醒合格的豌豆射手，重要的事情一定要提前、用心做好計劃，當這些殭屍任務還在第一象限時先集中火力把它們都處理掉，免得他們進入第二象限，造成巨大的壓力和麻煩。
左上角的第二象限—重要且緊急，是到期的重要任務，其中80%來自第一象限，需要馬上或在今天內處理完，如馬上交設計稿、考駕照等。這時的處理方法是立刻做，此象限的任務越少越好。如果是善於時間管理的豌豆射手，在第一象限時即該搞定大部分殭屍，才不會有太多殭屍溜進第二象限。當這裡殭屍太多，兵臨城下，四面楚歌，豌豆射手的壓力會立馬劇增，最終game over。
左下角的第三象限—不重要、但緊急，此象限是臨時突發的不重要任務，一般看上去很緊急，但與大目標沒有多少關係，比如家裡的電磁爐壞了、快遞在門口等你、舍友沒帶鑰匙進不了門等等，大部分低效的時間管理者均是哪裡呼叫就去哪裡，左突右奔，火急火燎，誤把緊急當重要，這就如同豌豆射手不務正業，不好好在陣地上打殭屍，而是用大部分時間在第三象限餵猴子，他的陣地很快便淪陷，結果又是game over。這個象限的處理方法是儘量不做或交給別人做，即便不得不做也要快速處理，避免深陷其中，佔用你大量時間。
右下角的四象限—不重要、也不緊急，這個象限一般是休閒或不緊急的瑣碎雜事等，比如看電影，逛街，吃喝玩樂，充話費，刷小視頻。例如同事邀請中午一起吃飯，吃完後順便逛了逛，結果浪費很多時間，耽誤處理正事，這類事情主要目的是放鬆和調劑，處理方法是適可而止。如果大部分時間花費在這個象限，如同豌豆射手不好好打殭屍跑到這兒來吃喝玩樂，又怎麼可能能打勝仗？！這樣做只能說明缺少理智，經常被動物腦控制，玩物喪志；或者做事沒有大局觀，被芝麻綠豆大的瑣事牽著鼻子走，捨本逐末，浪費生命。
分析透徹腦滿症和緊急麻痺症，方可對症下藥：先將事情一一記錄下來，甄別事情的緊急重要程度，分別歸類到四象限中，按照四象限的應對方法做出相應處理。注意區分緊急又重要的事情是否對自己真的緊急又重要，再做出反應。按照此方法可條理清晰、有條不紊地處理事物，我們一起試試吧。