英文郵件最常見的情況之一就是根據老闆或客戶的要求來回修改東西。
就這麼個日常動作，牛人們也能在其中體現自己的專業性。
如果是Word文件，牛人們通常會給增刪的東西加上追蹤修訂功能，以方便他人查看增刪在哪兒。發出去的時候，會在正文解釋一下，比方說：「這是第二版，所有建議修改的地方都已經用「追蹤修訂」標記，另外我加了注釋來解釋細節。」
Attached is the second version with all the proposed edits marked in track changes and explained in comments.
這裡的Track change就是「修訂追蹤」功能。Comments是「注釋」功能。
比如以下這個例句：
If you can let me know by early tomorrow whether you approve or what you want to change, I can then make the necessary changes and send it in by the deadline late tomorrow.
如果你能明早告訴我你這邊是批准還是說要繼續修改，那我就能在做完必要的修改後，趕在明天下午的截止期限發出去了。
這裡的「客氣的催促」看著簡單，實際上包含了你想要對方做什麼，你期望對方什麼時候做完，以及你的理由。
所以雖然簡短，但很有力很專業。老闆或同事按時回覆你的概率也高很多，這就大大提高了你的工作效率，他人也放心，覺得即使自己記不住，有你提醒也不會掉鏈子。
儘管老闆會對某份報告或文件怎麼寫給出自己的要求和意見，但是牛人們並不只是100%被動執行。他們也會一起想，然後加入自己的意見，並在郵件中大方告知，比如如下例句：
I have also included 2 additional small edits that I think will help immunize us from complaints by some ill-informed clients.
我在這也加了兩點修改，我覺得可以幫我們避免被某些不明就裡的客戶投訴。
這個句子的信息是「我做了修改+這個修改有什麼作用」，老闆看了，不管最終會不會採用意見，但至少也會覺得這人靠譜，有幫著他去主動思考。
什麼是「他人背書」呢？
老闆或客戶有的時候會讓你把你的東西發給某些有經驗的同事也看看，如果這些人沒問題，老闆或客戶自己也比較放心，也是對工作質量的初步肯定。這種常見的quality assurance，有些牛人會直接寫進去，比如：
XXX helped take a personal hand in the editing yesterday. He said he liked it overall.
XXX也幫忙親手做了些修改，他跟我說他總體上還蠻喜歡。
這樣的話，老闆或客戶會覺得，原來不是ta自己一個人覺得你好，而是大家都說好。久而久之，你就是大家的大寶了。
到這兒，我們是不是對一封比較專業的匯報郵件長啥樣有點譜兒了？
總結一下，一封讓人驚豔的郵件，要做到：
此文真的是乾貨中的潮汕綠豆餅——超級幹啊。真的要好好學啊！
另外快過年了，祝大家過年開開心心，被親戚催婚也能優雅hold住。