企業全面預算管理要取得成功並不是一件容易的事情,因為它的影響因素太多,企業內部有許多不可預見或不可控制的因素都可能會對全面預算管理產生嚴重影響。那麼企業實施全面預算管理成功到底需要具備哪些成功要素呢?我們不妨從《孫子兵法》中找一下答案。
《孫子兵法·始計第一》中寫道:「兵者,國之大事,死生之地,存亡之道,不可不察也。故經之以五事,校之以七計,而索其情。一日道,二曰天,三曰地,四日將,五曰法。……凡此五者,將莫不聞,知之者勝,不知之者不勝。」這段的意思就是:"戰爭是一個國家的頭等大事,關係到軍民的生死,國家的存亡,不能不慎重周密地觀察、分析、研究。因此,必須通過敵我雙方五個方面的分析,七種情況的比較,得到詳情,來預測戰爭勝負的可能性。一是道,二是天,三是地,四是將,五是法,對這五個方面,將領都不能不做深刻了解。了解了才能獲勝,否則就不能獲勝。《孫子兵法》精闢地闡述了戰爭的重要性以及影響其成敗的五個方面的要素。「道、天、地、將、法」這五個要素同樣可以應用到現代企業全面預算管理中,也就是說全面預算管理要想成功必須具備這五個方面的要素。
「道」——正確的方法與策略
《孫子兵法·始計第一》中指出:「道者,令民於上同意,可與之死,可與之生,而不畏危也。」指君主和民眾目標相同,意志統一,可以同生共死,而不會懼怕危險。得道者得天下,全面預算管理需要有好的方法和策略,使企業內部實施全面預算管理的人員能夠目標一致、意志統一,甚至不怕困難,生死與共,這便達到了全面預算管理的最高境界。全面預算管理要「得道」,首先應在企業中宣傳實行全面預算管理的重大意義,以及與各個業務單元、職能部門的利害關係,使企業上下統一思想,形成合力;其次在全面預算管理過程中應選用合適的方法,包括編制、執行、考核、獎罰等都需要選擇適合企業情況並具有操作性的方法。
「天」——恰當的實施時機
《孫子兵法·始計第一》中指出「天者,陰陽、寒暑、時制也」,指晝夜、陰晴、寒暑、四季更替。時機的選擇對於軍事鬥爭來講非常重要,對於國家或企業管理來講也是如此。
在2008年8月8日北京奧運會開幕式上,由於當時我國四川汶川大地震剛過去不久,全國和全世界的人民都牽掛著災區的人民,為了在這個全世界人民歡聚的時刻讓災區人民感受到來自全國乃至全世界的關心,開幕式工作團隊特別設計了在中國運動員代表隊入場時由中國的旗手姚明拉著災區來的小朋友林浩一併進場的情景。小個子的林浩和大個子的姚明放在一起很有寓意,一個代表中國的現在,一個代表中國的未來。
但是在中國代表隊即將入場時出現了一個小小的意外,姚明剛開始走的時候,林浩沒有跟進來。這是運動員的入場式,由於事前沒有溝通好,門口的志願者都不知道林浩是幹嘛的,所以不讓他進。當時總導演張藝謀急壞了,顧不上解釋和走正常程序了,當即命令副導演讓他拉也要把林浩拉進來。耽誤了七八秒鐘,後來林浩被拉進來跟姚明在一起,現場效果果然很好,成為開幕式非常好的一幕,因為那一刻全世界幾十億人的目光都凝聚在姚明和林浩身上,讓世人感受到了我們這個民族強大的凝聚力和生命力。這其中就有一個時機把握的問題,如果當時林浩沒有進去,事後讓姚明再帶著林浩在鳥巢走上一百圈也無濟於事,因為錯過了那個時機。
企業進行全面預算管理同樣需要把握恰當的時機,當出現以下情況時說明實施全面預算的時機來了,企業應及時引入全面預算管理機制:一是企業的規模在不斷擴大,通過日常的事中和事後控制已無法有效掌控時;二是企業管理在提升,財務事前管控力度不夠時;三是企業計劃與資金配備銜接不上時。
「地」——良好的內部環境
天在上,地在下,《孫子兵法·始計第一》中指出「地者,高下,遠近、險易、廣狹、死生也」,指地勢的高低,路程的遠近,地勢的險要、平坦與否,戰場的廣闊、狹窄,是生地還是死地等地理條件。「地」是戰爭中一個非常重要的條件,對戰爭的勝負同樣有著非常重要的影響。就企業全面預算管理而言,「地"可以理解為企業內部具體的管理環境。企業全面預算管理要取得成功,除了有正確的策略、方法和把握恰當的時機外,還需要有良好的內部環境。不是每個企業都適合實施全面預算管理,是否適合關鍵是要看企業內部是否有適合全面預算管理生根發芽的土壤。一個企業是否具備實施全面預算管理的內部環境可以從如下方面判斷:
(一)戰略管理是否到位
企業是否有明確的戰略,以及是否有可行的實施步驟、途徑和方法等,這些對實施全面預算管理非常重要。
(二)績效管理是否有效
企業是否有一套可行的績效管理制度和流程,是否能夠保證績效目標有效實現。
(三)組織架構及崗位職責是否清晰
為了保證戰略目標的實現,企業是否建立了精幹高效的組織體系,組織內部職責是否清晰且沒有交叉或重疊,是否有人浮於事的情況。
(四)計劃管理是否有效
企業是否建立起了一套有效的計劃管理機制,目標的確立、分解、計劃的編制、執行、調整是否都有章可循,是否運行正常。
(五)應急管理機制是否健全
企業內部是否建立了一套切合實際、有所準備、反應迅速、處置得當的應急管理機制,在遇到重大突發情況時是否可以將損失或其他負面影響降到最小。
(六)各項消耗是否準確計量並制定相應控制標準
企業各種生產物料的消耗計量是否準確,是否進行三級計量。對於原材料、水電氣、輔料等在技術測量和統計的基礎上是否制定了相應的控制標準,並據此定期進行考核。
(七)各項成本是否制定了相應標準
企業的生產成本是否按相應方法制定出可行的成本標準,包括標準成本、定額成本等,這些成本標準是否科學合理,是否具有可操作性。
(八)各種費用是否制定了控制標準
企業的各項費用是否制定了相應控制標準,是否有效執行。
(九)會計核算是否準確
企業是否按企業會計準則和本企業內部管理需求進行會計核算,會計核算的口徑是否與預算管理的口徑一致或很方便地協調一致,會計信息的細化程度是否能滿足全面預算管理的需要。
「將」——堅強有力的組織與領導
《孫子兵法·始計第一》中指出「將者,智、信、仁、勇、嚴也",指將領應足智多謀,賞罰有信,對部下真心關愛,勇敢果斷,軍紀嚴明。千軍易得,一將難求,戰爭中一個非常重要的主體因素就是將領,一支軍隊的將領如果能做到足智多謀、賞罰有信、仁愛部下、勇敢果斷、紀律嚴明,則百戰不殆。企業全面預算管理要想「百戰不殆",也需要一名優秀的「將領」來組織和領導預算管理的各種具體工作。構建一個強有力的企業全面預算管理組織需要從以下幾方面著手:
(一)由誰來領導
全面預算管理千頭萬緒,各項工作到底由誰來主抓,由誰牽頭應加以明確。
(二)由誰來具體負責實施
企業裡高層領導不可能過問更多的具體事務,全面預算管理又是一件非常具體而又細化、量化的工作,這些具體的工作到底由誰來具體負責實施需要明確,否則就會打亂仗。
(三)人員應當具備什麼樣的素質
要有效地實施全面預算管理,作為企業的領導和管理人員除了應當具備「智、信、仁、勇、"五個方面的基本素質外,還應當掌握全面預算管理的相關知識和具備一定的實踐經驗,這些知識和經驗包括戰略規劃管理、績效管理、財務管理、會計核算、預算管理、內部控制共六個方面。
「法」——規範可行的規章制度
《孫子兵法·始計第一》中指出「法者,曲制、官道、主用也",指軍隊編制、內部級別、後勤保障都應當有章可循。企業做任何事情都應當有章法,企業進行全面預算管理也應當建章立制,按制度辦事。就全面預算管理而言,制度設計應當考慮以下方面:
(一)全面預算的內容
應對企業全面預算管理到底管什麼,管到什麼程度,由誰來管理等內容在制度中加以明確。
(二)全面預算的編制
對於全面預算由誰來編制,何時編制,由誰來審批等問題應加以明確。
(三)全面預算的執行
全面預算由誰來執行,怎樣執行,執行中有偏差如何處理等在制度中也應加以明確。
(四)全面預算的分析
全面預算由誰來分析,如何分析,分析出的結論如何處理等也需要在制度中明確。
(五)全面預算的考核
全面預算由誰來考核,何時考核,如何考核等也應在制度中加以明確。
(六)全面預算的獎罰
對於全面預算考核出來的結果如何進行獎罰,由誰來獎罰也應在制度中明確。