你是否曾收到過這樣的電子郵件？發件人叫「面朝大海春暖花開」，標題是：「你好！」你肯定會以為，這只是漏網的垃圾郵件，但還是打開看了一眼，發現居然是一家供應商的報價方案。但你找了半天，既沒找到方案，也沒找到報價啊？於是回信問對方。他說：哎呀！忘記添加附件了，不好意思，我再發一遍。
你會怎樣看待這家供應商？如果是我，能不合作，就不要合作了。因為太不靠譜。
建議作為管理者的你，做一個測試：找到5名與客戶打交道最多的員工，然後隨機抽取每位員工10封跟客戶來往的郵件，看一下標題，問候，分段，用詞，署名，字體，顏色。估計你會一身冷汗，原來我們就是這麼一步一步把客戶逼走的！
2003年，我在廣榮做主管。當時，我們跟客戶主要的溝通方式就是郵件。我的經理非常吹毛求疵，郵件的標題怎麼寫，怎麼問候語，第一句怎麼開始，什麼時候用阿拉伯數字1,2,3，什麼時候用漢字一、二、三，如何署名，不但不能有錯誤，更要經得起推敲。被經理折磨了差不多一個月時間，最終才能直接給客戶發郵件。
後來跟經理熟了，我問他：不就發個郵件嘛，有必要這麼嚴格嗎？他說，你想像一下，有很多人，這輩子你都不會當面見到，你給他印象的唯一方式就是郵件！
聽了他的話，我醍醐灌頂。我想，這就是我們以前寫信時常說的「見字如面」吧。在網際網路時代，應該是見郵件如面。
那麼，一封好的郵件，到底應該長什麼樣子呢？我們與人見面的基本禮儀，不是貌美如花，而是乾乾淨淨。一封好的郵件也一樣。簡潔、乾淨，是基礎。然後才是你的風格。具體怎麼做？
首先，正式的顯示名稱和總結性簡潔的標題。郵件接收者最先看到的是兩樣東西：你的顯示名稱，和郵件標題。
所以，郵件禮儀的第一步，就是用真名。比如「宋小龍」，或「建設聯結-宋小龍」。個性化、詩意化，尤其是二次元的名字，比如「面朝大海」，「背著夢想去流浪」可以用在你的QQ籤名上，千萬不要用在商務郵件裡。
接下來是標題。用不到20個字，總結這封郵件的核心內容。什麼「您好」，「xx公司」，「方案報價」，這些都不是一個好標題。「請審閱：X公司關於Y項目的方案和報價」，才是一個好的標題。
第二，簡單大方的格式。一封好的郵件，一定是簡單大方的。格式要讓位於內容。儘量少用不同的顏色、大小、字體、排版，更不要用背景圖、甚至背景音樂。
真正的郵件高手，所有字都是一個顏色，一樣大小，一種字體，並且只用三種排版方式：分段、縮進和加粗。
用分段來表示邏輯關係，用縮進來表示層次關係，用加粗來突出重點。
第三，邏輯清晰的正文。開頭一定是稱呼和問候。比如，你可以說「尊敬的張總，見信好」。
問候之後，郵件正文一定要分段，每段只講一件事情。
郵件的標題，是全文的概括，每段的首句，是整段的概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用複雜的詞；能用50個字講清楚的事，不用51個字。
結尾的部分，總結郵件內容，強調需要他跟進的事情：懇請您撥冗回復修改意見，非常感激。然後，「祝：商祺」；親密一些的「祝：順利」；再親密一些的「祝：家人都好」。署名：「宋小龍，建設聯結」。
第四，良好的回信習慣。
收到郵件儘快回復，這代表你的能力、效率、對他的重視程度。回信的專業方式，代表你的職業化程度。比如，善用抄送、密送；回復、全部回復這些功能。
起草郵件，要決定抄送哪些人。一個不多，一個不少，是功力。回覆郵件呢？添加、刪除、移動抄送者，更是功力。
默認，你應該「全部回復」，而不是僅僅「回復」發件人本人，因為他抄送這些人，就是希望他們持續關注你們的對話。
如果你覺得沒必要這麼多人關注，可以把一些人從抄送，移到密送，然後在正文中註明「為了不打擾大家，我把誰誰誰移到了密送」。這樣，他們知道自己從下一封信開始，就會離開討論。
如果郵件來來回回，甚至討論的主題都發生變動，可以修改主題，或者重起一封新郵件，而不是文不對題的蓋樓。
最後，在發送之前，再次檢查標題、稱呼、錯別字、有沒有忘了附件。
你是怎麼看待郵件禮儀的呢？歡迎大家留言分享！