如今業務流程管理(BPM)日益成熟，而機器人流程自動化(RPA)則成為技術新寵。而組織將BPM和RPA整合到其自動化策略中可以解決多個問題。
BPM和RPA有一個明顯的共同點：字母「P」在兩個縮略詞中都代表「Process」(流程)。BPM推出的時間早於RPA。儘管方式有所不同，但它們的核心都出自同一個目的：改善企業的運作方式。
並且這二者之前結合得越來越緊密。從技術角度來看，某些工具甚至集成了BPM軟體和RPA軟體。這可能導致很多人對這兩種技術如何協同工作以及不能協同工作而感到困惑。
BPM與RPA有什麼區別?
以下對這兩個術語及其代表的含義進行分析：大多數BPM從業人員通常都認為BPM是其要做的事情，而不是任何特定的工具或應用程式。而DevOps人員認為，這是一種工作方式，而不是工具。BPM是在組織運營的更大範圍內記錄、分析、度量和改進的流程。BPM軟體工具是這種以人為本的實踐的產物，反之亦然。
另一方面，RPA實際上是軟體。人們不要認為「機器人」(bot)是科幻小說描述的機器人。與其相反，機器人(bot)是指使某些基於計算機的任務(例如數據提取或數據傳輸)自動化的軟體程序。例如，假設有一個機器人自動從收到的發票中的預設欄位中複製數據，並將該數據粘貼到另一個系統中，例如應付帳款應用程式。人們需要為RPA創建和管理這些機器人，以實現其預期目標，但是RPA最終只是軟體。
長期以來，各種組織都在關注改進流程。如今，他們也非常關注自動化流程。因此，BPM和RPA之間的關係非常密切。
Automation Anywhere公司產品管理高級總監Rizwan Husain說：「從廣義上講，RPA和BPM是一種共生技術，尤其是在幾個關鍵用例中，如人力資源(HR)管理、保險理賠處理、訂單處理等。」
RPA如何增強BPM
這就是一個主題：RPA是一個可以擴展和增強BPM基本用途的工具。
Laserfiche公司總裁Karl Chan說，「雖然RPA和BPM是截然不同的術語，但它們是相互補充的，並且當它們一起部署時可以為數位化轉型做出貢獻。」
這是研究這種互補關係的一種基本方法：BPM最終是關於改進流程，但它本身並不能使那些流程自動化(即使是最佳的結果。)另一方面，RPA的存在是為了使某些流程自動化。但它本身並不能改進或優化這些流程(自動化效率低下或中斷的流程並不能解決，它只能使其更快、更頻繁地運行)。
Kofax公司首席戰略官Chris Huff說，「組織使用BPM來創建可靠的工作流，以數字方式連接孤立的系統、數據和人員。RPA在這些工作流中工作，以執行基於規則的特定自動化任務。」
BPM和RPA結合起來的4種方式
以下是一些思考BPM和RPA之間關係的方法：
1.BPM可以幫助確定強大的優化候選者
BPM的基礎是更好地理解和記錄包括組織日常運作的廣泛過程。正如Red Hat公司公共部門團隊的高級首席解決方案架構師Jim Tyrrell指出的那樣：「BPM是對業務流程的管理，這些流程通常在人們的頭腦中，以及手冊、規則、法律和工作表中。這些不可避免地會在任何企業中產生和存在，通常在其長期維護方面缺乏足夠的治理。」
這使得BPM成為RPA計劃的重要基礎，因為成功需要充分理解、清晰記錄的流程以及持續改進的相同思路。正如Eggplant公司營運長Antony Edwards所說的那樣：「嘗試自動化不了解的流程是通往失敗的道路。」
BPM還可以組織某些領域的工作流和流程提供幫助，在這些領域中，自動化將是有益的或最佳的解決方案。
Chan說：「RPA是一種用戶友好且經濟高效的方法，可以在企業擁有傳統平臺、Web應用程式或內部系統缺乏企業集成功能時填補自動化空白。」
2.BPM和RPA可以幫助連接傳統系統和現代系統
組織需要思考BPM為什麼存在以及組織如何使用BPM。
Husain說：「業務流程管理長期以來一直被組織用來改造端到端的業務流程，並將這些業務流程與組織中的人員和底層系統連接起來，以提供優化和高效的運營。」
這聽起來不錯，是嗎?實際上，這似乎與業務和IT領導者討論數位化轉型的方式相似。但這並不意味著組織會突然放棄這些傳統系統，或進入一些人員和團隊始終無縫協作或集成與自動化的協作場所。但這在大多數組織中都沒有實現。
Husain說：「BPM仍然依賴於執行關鍵業務功能的複雜且通常負擔很重的底層系統，而這些功能通常需要人工幹預和操作。RPA通過與這些複雜系統無縫集成並自動執行重複和人工任務(尤其是在數據提取、傳輸和處理方面)發揮了關鍵作用。」
Husain表示，這可以節省大量時間和精力，同時減少錯誤，並提高數據質量。
他說：「BPM和RPA結合起來用於快速現代化許多行業中的傳統IT和業務運營。」
他指出，銀行業和金融服務業等組織如何部署強大的行動應用程式，讓客戶能夠採用手機操作存款、轉帳或申請抵押貸款。
Huff說：「為了實現這一目標，這些組織需要找到一種將傳統系統與現代行動應用程式連接起來的方法。BPM用於在現代行動應用程式和傳統IT系統之間建立數字連接，同時根據規則集觸發RPA，以執行特定的數據移動操作，例如將數據從一個系統取出並輸入到另一個系統。」
3.BPM可以幫助處理RPA規則中的異常
RPA遵循規則，它不處理異常或邊緣情況。在這些情況下，機器人基本上會停止運行。BPM可以幫助解決如何處理這些異常。
Husain說：「在RPA運行自動化活動但依靠BPM來處理特定異常(例如人力資源如何在員工入職過程中如何處理丟失的文檔或信息)的情況下，RPA和BPM可以非常有效地結合在一起。與其相反，BPM可以依靠RPA來自動化工作流程中原本需要人工完成且費時的任務，例如將員工數據傳輸到各種系統以進行薪資處理，這是員工入職流程的一部分。」
對於BPM和RPA結合使用的其他場景也是如此。
Huff說，「RPA依賴於BPM來處理任何不遵循規則集或需要人工介入並裁決事務的異常。由於RPA本身是基於規則的，並且經常在環境和流程發生變化時中斷，BPM充當了處理所有異常並保持操作運行的『安全網』。」
關於「安全網」的另一種思考方式是：BPM確保組織首先知道那些異常和更改在哪裡。沒有看到這些異常或更改是某些RPA實現失敗的常見原因：即使是對Web應用程式用戶界面(UI)的調整之類的簡單操作也可能使機器人遭到破壞。
4.RPA可以由非開發人員部署和管理
隨著組織越來越多地尋求實施自動化策略所需的專業知識和技能，BPM與IT的交集越來越多。RPA是一種可以幫助提高自動化程度的技術，而不會讓IT專業人員負擔過重，因為許多RPA工具都是為非技術人員而構建的。
這意味著與BPM密切合作的人員(如業務分析師或業務運營人員)也可以親自動手實現某些流程的自動化。
當然，建議採用一種不讓首席信息官陷入困境的協作方式，但這並不意味著IT主管需要重新派遣一批開發人員或其他IT專業人員來實現這一目標。
Chan說：「RPA機器人可以由非技術人員配置，這意味著IT人員的工作量減少，這通常會使他們負擔過重，尤其是在遠程工作更為普遍的今天。這些特性使RPA非常適合那些希望快速部署集成和自動化解決方案以應對變化的組織。」