總是超時完成任務?可能是你的工作計劃有問題

2020-12-16 泰迪抱枕

計劃很豐滿,執行很骨感

你一定有過這樣的經歷:

寫一篇文章明明需要4個小時,但你制定計劃時,卻只安排3個小時;你明知道自己的效率並不高,卻總是給自己安排過量的任務;你總是計劃著一天做N件事,但最後往往只能做N-3件事。

為什麼我們總是給自己制定難以完成的計劃呢?

針對這一現象,心理學家丹尼爾·卡尼曼和阿莫斯·特沃斯基提出了[計劃謬誤]的概念,用來指:

對完成一項任務所花費的時間,作出過於樂觀的預測的傾向。

[計劃謬誤]並非個例,它具有一定的普遍性:

美國的一項報告指出:軍隊在購買科技裝備時,只有1%能夠按時、按計劃送達;丹佛國際機場延期16個月開始運營,超出預算成本20億美元;雪梨歌劇院建成比預計時間晚了10年,耗費的資金比預計成本多了12倍。

因此,不管你是個人,還是身處於集體,都難以逃脫[計劃謬誤]的影響。

關於計劃謬誤,最讓人困惑的一點是:明明有可以參考、借鑑的歷史數據,可我們還是要給自己制定超量超重、難以完成的任務。

是什麼導致了我們對自我能力和工作效率的誤判?今天我們來聊一聊關於計劃謬誤的那些事兒。

計劃謬誤的原因:記憶偏差、情境錨定和困難忽略

毫無疑問,計劃謬誤本質上是一種樂觀偏見,即:

人們傾向於把未來預估的比實際情況要好。

而這種偏見,來源於我們對關於過往、當下和未來的不全面信息的錯誤解讀,也就是說,我們根據一些不全面的信息或者受某些情境的影響,作出了對未來情況的誤判。

這些信息和影響來源於三個方面——

過去:記憶偏差當下:情境錨定未來:困難忽略

01.記憶偏差:

正如前文所說,有時候我們明明有可參考的歷史數據,卻總是對此視而不見,以至於產生計劃謬誤。

但其實,我們並非無視歷史數據,而是我們的記憶只讓我們看到了局部的歷史數據——這就是所謂的記憶偏差

如果現在讓你回憶一次旅行,你不可能記得全部過程和所有的細節,你只能記得,最讓你難忘的、感到快樂的或者是糟糕的部分事件。

在「9·11」恐怖襲擊事件過後的11個月,對親歷者的採訪結果顯示:大多數倖存者對襲擊細節描述的準確程度,僅為襲擊發生之初的63%。

而即便是發生不久的事,我們的記憶也不可能100%全部還原。這一點,艾賓浩斯記憶遺忘曲線就足以驗證:

如圖所示,即便是刻意記憶的知識,20分鐘後我們也已經遺忘了將近一半。更何況,那些非刻意記憶的人和事。

因此,我們只能根據記憶中局部的歷史數據,去推測我們的工作能力和工作效率。顯然,這一參考依據,有時是站不住腳的。

02.情境錨定

我們在制定工作計劃時,通常是在剛剛完成上一階段的工作任務之後,畢竟只有完成了階段性的任務,我們才會去安排之後的工作。

在這個區間,有一個因素常常被我們忽略,那就是我們的成就感還處在較高點。

舉個例子:

對我而言,完成一篇文章或者製作一個視頻之後的幾個小時,是我成就感的峰值。因為,剛剛做完的工作,讓我覺得自己頗有價值和能力。

而較高的成就感,會影響到我們對自身能力的預測。

心理學中有一個概念叫[錨定效應],指得是:

指人們在對某事做出判斷時,易受近期或第一印象及信息的支配。

比如:

在一項實驗中,實驗人員向7位被試者提問:「甘地的壽命是高於144歲還是低於144歲?」所有人的回答都是低於144歲,畢竟世界上還沒有人的壽命超過這個數字。實驗人員提出的第2個問題是:「甘地的壽命大概是多少歲?」這一次,7位被試者的回答均值為110歲。

但其實,甘地只活到了80歲。

顯然,7位被試對甘地壽命的評估,受到了前一個問題中「144歲」的影響,即便那個數字毫無意義。

同理,當我們的成就感處於較高點時,我們對未來能力的預估,也會受到影響,從而做出樂觀傾向的誤判。

03.忽略困難

有句俗話叫「好了傷疤忘了疼」,還有一句話叫「說起來容易,做起來難」。

這兩句話,都說明了——人們在事後和事前對事件執行過程中的困難和疼痛,抱有一種輕視心理。即:

當我們和某事拉開時間或空間距離時,我們就會看輕其中的阻礙。

而在制定工作計劃這件事上,我們和已完成的工作(歷史數據),以及未開始的工作(計劃中),全部拉開了距離。因此,我們難以去真正感受在工作執行過程中所遇到的阻礙,即便那些阻礙曾經困擾過我們。

所謂的「站著說話不腰疼」,描述的也正是相似的現象:站在山外的人,無法感受山中人的難處。

因此我們可以看到,計劃謬誤產生的原因,並非單一因素導致的認知偏差,而是由多個因素共同作用的結果。而除此以外,我們對自己的期待,也在無意識中產生了助推的影響。

計劃謬誤:對未來更好自我的期待

毋庸置疑,每一個人都想成為更好的自己。

知乎上很多相關的問題,譬如:

如何成為一個更好的人?如何改掉自己的壞習慣?如何讓自己變得更加優秀?

每一個問題下面都有幾萬甚至幾十萬的關注度,以及成百上千的回答。這說明,人們一直致力於對更好自我的探索。

把對更好自我的期待,留給未來的自己,就像讀書不多的父母,把出人頭地的希望放在孩子身上一樣。

很多年前,在我剛進入職場時,我的領導曾向我描繪過她對35歲的自己的美好期許:

「那時候,我有一份很好的職業,但不是現在這個。我一份不錯的收入,能開得起30萬的車,每周能和朋友相約去打高爾夫球。」

那年她不過27歲,如今到了35歲的年齡,她離了婚,淨身出戶,孩子留在了男方家。事業沒有半點起色,沒有房也沒有車,更別提什麼高爾夫。

回望幾年前的那場對話,我不禁感慨:

我們總是善於把所有的希望,推給未來的自己,就好像未來的那個自己,並不是現在的這個自己一樣。

其實,正如我那位前領導一樣,大多數人的未來,並沒有走上人生巔峰,也沒有迎來煥然一新的自己。

但人生總得需要一些安慰劑,就像我們對自己的樂觀預測一樣,通過制定足夠多的工作計劃,我們在無意識中實現了與更好自己的親密接觸

一方面,寫下能更多的工作任務,會讓我們覺得離更好的自己更近一步。因為,人人都希望自己能力強、效率高。

另一方面,「布置更多的任務」這件事本身,也為我們完成更多的任務提供了一種可能。因為,馬雲說過:「夢想還是要有的,萬一實現了呢?」

同理,當我們寫下超量的工作任務時,我們內心也是有強烈的期許的,即:

說不定今天效率高,我就能完成所有的任務呢!

講真,在寫下那些工作任務時,我們的理智層面其實能夠意識到「任務太多,難以完成」。而我們之所以非要那麼做,很可能是我們對「更好自我」的期望,過於強烈了。

如何才能規避計劃謬誤?

01.利用心理對照法,想像執行過程中的阻礙

紐約大學的心理學教授厄廷根,發明了一個[心理對照法],用來提升執行力:

先積極幻想完成任務時的情境,再想像在執行過程中可能遇到的障礙。

簡單來說,就是先進行樂觀想像,再給這種想像澆一盆冷水,讓我們回歸現實,聚焦於執行過程本身。

我們可以把這一方法應用在規避計劃謬誤上。即:

當我們對未來產生樂觀預測時,提醒自己:想想執行過程中可能遇到的阻礙。

當我們意識到執行過程中的阻礙時,樂觀偏見得到中和,從而使我們在預判未來時,變得更加實際和客觀。

02.保持復盤習慣

對工作任務的復盤,可以讓我們對自己的能力,有一個更加客觀和全面的認識。

當我們的記憶無法為我們提供全面的歷史數據時,復盤記錄就是一個很好的依據。

為了規避計劃謬誤,在復盤工作任務時,我們可以突出以下幾個方面:

工作效率對工作任務的難易感受度工作中遇到的種種困難其他幹擾因素

等我們有了直觀且真實的數據,我們也就無法自欺欺人,給自己布置超量的任務了。

03.意識到人的成長並非一蹴而就

總愛給自己布置超量任務的人,對不久後的自己,抱有一種不切實際的積極想像,就好像:

今天我做不到的事,下周或下個月我就有能力完成了。

但其實,人的成長並非一蹴而就,而是一個水滴石穿、螺旋上升的過程。你所看到的能力爆發,要麼是日積月累的複利結果,要麼就是信息輸出的花哨炫技。

而大部分人,都是一點點、一步步,在與時間的撞擊、與自我的較真中,慢慢成長的。

因此,當你制定未來的工作計劃時,你應該意識到:

未來的你,能力一定比現在強,但強多少,取決於你當下的執行力。

因此,當下你不想做的事,也不要奢望未來的你能夠做到。

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