【中國郵箱網 電子郵件頻道】2月2日，我們花費了很多時間，介紹完了一封郵件的所有準備工作。好了，現在一切就緒，只剩下最重要的正文了。
正文才是一封電子郵件最重要的部分。
很多郵件內容非常簡單，甚至一句話就可以說完，這類的郵件往往不需要特別的準備就可以搞定。
很可惜，很多問題都沒有那麼簡單——事情一旦涉及到了語言文字表達能力，就會變得非常複雜。
你花了很多時間去思考該說什麼，好讓你的信件顯得頭頭是道。對方卻說不知所云、不明就裡。
你試圖思考縝密、語言正式、表達全面，可是總是把郵件越寫越長，讓收件人非常鬱悶。
為了搞清楚事情的來龍去脈，你和收件人需要互相回答太多問題，郵件往來總是沒完沒了。
郵件越收越多，為了加快速度，你的信件非常簡潔，收件人卻說你總給人冷漠、無情的感覺。
對方回復的郵件常常遺漏了重要問題，你不得不再寫信去問清楚，這種事發生在大部分收件人身上，你開始懷疑人生。
卡片君覺得，以上問題在於：郵件看不出重點，結構差，不知道要收件人幹什麼？
說到底，做任何事情都是有章可循的，寫文章也是如此，需要有條理、有系統的一套簡單方法。
很簡單，寫郵件四大塊：開場、事實情況、行動、結尾。
1.開場
不管是寫郵件還是小時候寫作文，開場總是最讓人頭疼的地方，很多人都不知道從何而起，結果是往往他們的文章或者郵件顯得乾巴巴得非常僵硬做作。
卡片君倒是覺得開場很簡單：用友善的語句單刀直入就好。
如果有起因，就一句話陳訴緣起。如果沒有起因，就禮貌地切入重點，提出自己的目的：
請對方回答什麼問題？
要求對方提供什麼資源？
告知對方什麼消息？
能還是不能滿足對方的需求？
這樣切入重點後，下文中詳加說明就顯得順理成章多了。
注意：親和力永遠是被提倡的。
我收到了你的來信 → 感謝你的來信
我們談到過 → 上次與你的交談收穫很大
關於昨天你參加的會議 → 謝謝你昨天抽出時間參加了我們的會議
接到了你的訂單投訴 → 非常抱歉，收到您的訂單投訴，我向您道歉。
我們的××首發式將在2013年3月1日開幕 → 我們誠摯地邀請您參加2013年3月1日的首發式。
2.事實情況
這部分是郵件的核心內容。是寫得長一點好，還是簡明一點好？並沒有答案——你說清楚就行。
在撰寫郵件前，請先問自己幾個問題，然後以自問自答的方式寫出：
我為什麼要寫這封郵件？——之前因為發生了......所以......
什麼是你已經知道的？——如你所知......
什麼事你應該知道的？——我們這邊的情況是......
那些細節我一定要寫進去？——特別要跟你提一下......
我想達到什麼目的？——我希望你能夠......
我是否遺漏了什麼？——最後補充幾點......
這封信是否清楚、準確、有禮、完整？——（檢查一遍）
完成上面的這些，基本上已經能把一件事描述清楚。如果你再進一步，會做得更好：
描述事實請按照 時間/觀點/項目 多分段，儘量使用項目符號。
3.行動
行動是指，你希望收件人閱讀完這封信後，採取怎樣的反應。
很多人都抱怨收件人沒有反饋，或者收件人的回覆沒有滿足自己所有的請求，而不得不再次提出問題——實際上是因為你沒有在郵件中明確地指示他該如何行動。
→ 請填寫完附件中的本月計劃表後，在周五下班前發給我
→ 是否能出席本周一的例會，希望你能夠即時給我一個反饋。
→ 我的同事王斌將電話與你聯繫，幫助你解決產品的維修問題。
→ 請在收到郵件後，第一時間給我電話，我的電話是××××××。
類似的行動放在郵件的末尾，無疑對收件人來說非常地體貼，也是一種極好的約束。
4.結尾
結尾不是必須的，很多時候「行動」放在了結尾也不錯。
一般情況下，我們禮貌一些總是好的。對待客戶，殷勤一些謙虛一些，更應該成為規範。
→ 謝謝你的支持。
→ 如果你有任何問題，請直接與我聯繫。
→ 期待收到你的回覆。
→ 如果你需要任何幫助，請讓我知道。
→ 有事隨時聯繫。祝你一切順利。
嗯，知道這幾條以後，寫郵件確實挺簡單的。(*^__^*) ……