郵件結尾到底該用Regards,還是Sincerely?要用對才顯專業噢!

2020-12-03 廣州八熙翻譯有限公司

大家好!這裡是廣州八熙翻譯的《翻譯小課堂》。寫英語商務郵件時,在結尾署名前通常要再加個 Sign-Off,不過 Sign-Off 實在太多種,老師有教過用 「Sincerely」、」Warm Regards」 或簡單一個 「Regards」,但你是不是有猶豫過,我應該用哪個才對?是一樣的嗎?還是說用法之間有什麼不同呢?讓我們一起看看一些通常在什麼情景去使用什麼樣的結尾吧:

正式的 Sign-Offs

以下是一些不失專業的 Sign-Offs,可以根據郵件內容來選用,例如 Best Regards 就是一個很中性、不太會失誤的詞,而如果你在郵件中需要到請人幫忙的地方,不妨就用 「Thank you」,另外 「Best Wishes」 在專業語氣之外又結合了一點親和感,不過同樣注意要配合郵件本身內容的語氣使用,以免不小心有種在寫生日卡片的感覺。

適合用的Sign-Offs有這些

Best

Best regards

Best wishes

Kind regards

Sincerely

Sincerely yours

With appreciation

With gratitude

Yours sincerely

Thank you

值得注意的是,有些人會覺得用 「Sincerely」 這個詞會有點老古板,所以在用的時候也稍加考慮吧。

半正式的 Sign-Offs

如果你和郵件(email)收件人有些交情,或是雙方來信的氣氛相對活潑愉快,可以考慮使用以下半正式的 Sign Offs:

Cheers

Warmly

Yours truly

Enjoy your (day of the week)

Faithfully

Many thanks

接下來來談談一些避免在商務信件中使用的 Sign-Offs:

1. Love / Hugs:這類字詞只適合用在寫給親朋好友的信,用在商務郵件會顯得太過親暱。

2. Thx / Rgrds:請不要在商務信件中使用縮寫,會給人不專業或隨便的感覺。

3. Take Care:這句表面上看起來是好意,但背後似乎有暗示著有什麼不好的事會發生的意味(所以才要 「Take Care」),使用的時候最好小心一點。

4. Respectfully / Respectfully yours:這個詞有點稍嫌太過正式,根據 Business Insider 說法,這個用法比較適合在政府官員或神職人員信件來往間使用。

5. Thanks in advance:「先謝謝了」,這個用法一直以來頗受爭議,有的人覺得這樣寫對方比較會有責任壓力,回覆率比較高,但有的人卻認為正是因為默默讓人有壓力,會讓對方心裡不太舒服。

關於什麼 Sign-Offs 太正式或太不正式,什麼 Sign-Offs 又太鬆散或太壓迫,其實一直以來個人有個人的見解與感覺,就像有人覺得 「Yours Truly」 不失大方與親和,有的人卻覺得太過矯情,有人不覺得 「Thanks in advance」 有什麼問題,有的人卻覺得可能會有 Passive aggressive 的意味。總之,在使用 Sign-Offs 時,還是得憑個人經驗去判斷你和對方的關係、信件內容的親疏等因素,去使用一封信中最適合的 Sign-Offs。

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