從《取悅公眾》、《製造認同》、《宣傳》、《輿論的結晶》到《輿論》到《傳播學概論》,公共關係涉及的學科知識越來越廣,在今天公共關係的定義不再是狹隘的單向傳播管理,而是經過了艾維·李時期、伯內斯時期,以依託傳統報刊的時代直接演進到了網際網路時代,從「雙向非對稱」時期邁入了「雙向對稱」時期。公共關係以實現「接納或諒解」,轉至「互相認同」時代。
如何實現組織與公眾的「互相認同」?每一位公共關係從業者都日復一日地冥思苦想和應用各種類似的戰略和方法,換言之他們扮演著各種角色,來自《有效的公共關係》截選內容,普勒公關認為最為契合,特為公共關係管理人員整理四個主要公共關係角色和在崗位中應做的具體細則,供大家參考。
四個主要公共關係角色
一、傳播專家
大多數從業人員都是作為傳播技術專家進入這個領域的。傳播技術專家被聘來寫作和編輯僱員實事通訊,撰寫新聞發布稿和特稿報導,開發網址站點內容,處理媒體聯絡,製作傳播和事實活動項目,向僱員和新聞界解釋工作。
然而,當從業人員局限於這一角色時,往往不能有效的參與管理決定,制訂對全局有重大意義的計劃。
二、專家診斷者
發現和解決公共關係問題的專家,在工作中界定問題、開展活動項目並且對於它的實施負有全部的責任。專家診斷者只有在危機形勢下和整個活動項目過程中偶爾才需要,從長遠觀點來看會妨礙公共關係思想在這個組織的全面普及,也容易導致從業人員的不滿,因為他們被賦予對項目結果的全部責任,然而他們對於整個局勢的一些至關重要的因素和導致公共關係問題出生的根本原因上卻很少擁有或者根本沒有任何控制權。
三、傳播服務商
一個敏感的傾聽者和信息經紀人的角色,傳播服務商作為一個組織同各類公眾之間的聯絡人、解釋者和協調者來提供服務。他們通過清除相互關係中的障礙和保持傳播渠道的通暢來維護雙向傳播並且促進交流。他們在這樣的前提下運作:有效的雙向傳播有利於改善組織和各類公眾就有關政策、程序和相互利益有關的行動作出決定的質量。
其目標是為管理層和各類公眾提供他們在做出與相互利益有關的決定時所需要的信息,擔任著組織和各類公眾之間的聯繫紐帶。
四、解決問題服務商
解決問題服務商與其他管理者合作共同界定和解決問題。他們變成了戰略策劃小組的組成部分。這種合作和會商從第一個問題開始,一直持續到最後一個活動項目的評估。解決問題的從業人員們幫助其他管理者和該組織將公共關係應用於同樣的分步驟管理程序,這種程序曾用來解決了其他組織的問題。解決問題的服務商被邀請參加到管理小組裡來,因為他們在幫助其他管理者避免和解決問題的中顯示出他們的技能和價值。結果是公共關係思想開始作為重要因素計入管理層的決策過程中。
公共關係從業者在工作中所做的事情
有些人通過列舉公共關係工作的專業化領域來描述公關的工作:媒體關係、投資者關係、社區關係等等,不過這些分類並沒有概括出日常事件中從事的許多活動和多種多樣的工作任務。下面十個類別概括了公共關係專業人員在工作中所做的事情:
1. 撰寫和編輯
寫作、印刷和廣播新聞發布稿、特稿報導,給相關利益者發布時事通訊、信函,新媒體文章,股東和年度報告,講演稿,小冊子,電影和幻燈放映腳本,貿易出版物文章,機構廣告,以及產品和技術性的附屬材料。
2. 媒體關係和報導
接觸聯絡新聞媒體、雜誌、KOL等讓他們發布與組織相關的新聞和特稿。對媒體獲取信息、核實有關報導和訪問有權威的信息來源等要求作出反應。
3. 研究
搜集有關輿論、發展趨勢、新湧現的問題、政治氣候和立法、媒體報導、特殊利益集團以及一個組織的風險承擔者關心的其他相關信息。搜尋國際網際網路、在線服務和政府電子資料庫。設計課題研究,實施抽樣調查,聘用研究公司。
4. 管理和行政
編程序和定計劃與其他管理者合作。決定需要,建立優先順序,界定各類公眾,確定目的和目標、發展戰略和戰術,管理人事、預算和安排時間表。
5. 諮詢
就社會的、政治的和管理環境上的問題向最高管理層提出建議,就如何避免或者對危機作出反應向管理層提出諮詢:與關鍵型決策這一道工作,為了管理或者對批判性和敏感性的問題作出反應、設想出戰略措施。
6. 專項活動
安排並且組織記者招待會,機會,機構對外開放日,盛大開幕式,周年紀念慶典,籌款活動,顯要人物的來訪,各種競賽,頒獎活動項目以及其他特殊紀念活動。
7. 演講
出現在各種團體面前,指導別人完成演講工作任務,管理好新聞發言人辦公室,為這個組織在重要的受眾面前提供講壇。
8. 製作
為了進行傳播,要善於運用包括美術、印刷版面編排、攝影術、版面設計和電腦桌面印刷技術等在內的多媒體知識和技能,音頻和視頻的錄製與編輯,並且準備音頻視頻的演示報告。
9. 培訓
準備幫助行政官員和其他指定的發言人處理好媒體關係以及其他公開露面的活動,指導這個組織裡的其他人改善寫作和傳播技能,幫助組織引入文化上的、政策上的、結構上的和程序上的變化。
10. 接觸聯絡
擔任與媒體、社區與其他內部、外部團體的協調聯絡工作。作為一個組織極其重要風險承擔者之間的協調者,傾聽、交涉、管理衝突並且力求達成共識。作為東道主會見並且招待客人和來訪者。