正略諮詢:PDCA管理循環在績效管理中的運用

運用PDCA循環原理的理念於績效管理系統，能幫助人們更好地理解和實踐績效管理，發揮其良好的效果和應有的作用。

績效管理的定義

所謂績效管理，是指各級管理者和員工為了達到組織目標，共同參與的績效計劃制定、績效輔導溝通、績效考核評價、績效結果應用、績效目標提升的持續循環過程，包括企業整體績效管理、部門績效管理、員工績效管理。

績效管理的目的

績效管理的目的主要是行政管理性的，如制定調遷、升降、委任、獎懲等人事決策。其目的也有培訓開發性的，如績效考核結果對被考評者的反饋，以及據此結果進行人才優化配置與針對性培訓提升，促進人力資源效益的最大化，達到降低人力成本、管理流程和業務流程的優化、保證組織戰略目標的實現等。

績效管理的「軌道」PDCA循環

PDCA管理循環，是全面質量管理所應遵循的科學程序，需要搜集大量數據資料，並綜合運用各種管理技術和方法對項目進行計劃、實施、檢查、處理的過程。這一管理循環與績效管理系統的績效計劃、績效溝通與輔導、績效考核與反饋、績效診斷與提高四個環節完全吻合，本文通過PDCA循環建立績效管理的「軌道」，完成績效管理閉環。

制定績效計劃（P）P（Plan） ——計劃

績效溝通與輔導（D）D（Do）——實施

績效考核與反饋（C）C（Check）——檢查

績效診斷與提高（A）A（Action）——處理 

一、制定績效計劃（P）過程

績效計劃是績效管理的初始環節，每年年初，管理者都應該把工作重點放在績效計劃的制定上。績效計劃做得是否到位，是否有效，可以說決定了績效管理的成敗，績效計劃制定有十大步驟：

1.全員績效基礎理念培訓

通過績效基礎理念的培訓，可以起到一個重要目的，企業員工從思想上接受並主動參與到績效計劃當中。

2.詮釋企業的發展目標

績效管理是為企業戰略服務的，管理者和員工都應該了解企業的戰略，了解企業發展的具體目標。因為，績效計劃實際上就是來源於企業發展目標的層層分解。

3.將企業發展目標分解為各個部門的特定目標

部門目標來自於企業戰略目標的分解。不但企業的發展目標可以分解到生產、銷售等業務性部門，而且對於財務、人力資源等業務輔助性部門，其工作目標也與整個企業發展目標緊密相連。

管理者要善於根據企業的發展目標分解出本部門的目標。有了部門目標，才能夠進一步分解制定每個員工的崗位目標。

4.員工為自己制定績效計劃草案

在設定績效計劃之前，員工應該對本崗位的工作描述進行回顧，重新思考職位存在的目的和主要工作職責。管理者可以根據崗位的實際變化調整工作職責。制定績效計劃，員工首先要非常清晰自己所在崗位的工作職責並草擬績效計劃，績效計劃需要包含以下幾部分內容：

工作任務目標

績效具體標準

主要考核指標

工作目標的權重

工作結果測量方法

5.管理者審核員工制定的績效計劃

利用SMART原則來分析員工制定計劃和目標的有效性。

S—代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標，不能籠統；

M—代表可度量(Measurable)，指績效指標是數量化或者行為化的，驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的；

A—代表可實現(Attainable)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現，避免設立過高或過低的目標；

R—代表現實性(Realistic)，指績效指標是實實在在的，可以證明和觀察；

T—代表有時限(Time bound)，注重完成績效指標的特定期限。

6.管理者與員工就績效計劃進行溝通

確定一個專門的時間用於每年的績效計劃的溝通。績效計劃的溝通，先要由員工闡述自己績效計劃制定的出發點，管理者要首先肯定雙方一致的部分，管理者要就不一致部分提出修改意見，雙方不斷的進行友好性協商。

7.管理者與員工就績效計劃達成共識

管理者與員工要對績效計劃達成共識的內容主要有：

員工在本績效管理周期內的工作任務職責有哪些？

員工的具體工作任務目標有哪些？

員工的工作任務目標重要性如何，權重如何？

哪項目標是最重要的，次重要的，哪些是次要的？

對員工的考核，主要指標有哪些？

員工在行動過程中可能會出現哪些主要障礙？

管理者會對員工提供哪些幫助？

員工在績效計劃實施過程中，遇到困難如何辦？

8.明確界定考核指標以及具體考核標準

讓員工清晰了解自己崗位的具體考核指標、數據來源，計算方式，計分方法，要達到的具體的量化或者定性的標準。

9.管理者協助員工制定具體行動計劃

管理者要善於協助員工就績效計劃制定詳細周密的行動計劃。同時，管理者在以後的績效輔導與實施過程中，還應該及時監督並控制員工行動計劃的實施情況。

10.最終形成績效協議書，雙方籤字認可

績效協議書中包括員工的工作目標，主要工作結果，衡量工作結果的指標和標準，各項工作所佔的權重，每項工作目標的主要行動計劃等內容。績效協議書主要在於明確當事人的績效責任，並且管理者和員工雙方都要在該協議書上簽字認可。

這一階段所使用的工具主要有《員工關鍵績效指標管理卡》等。

二、績效溝通與輔導（D）過程 

 

績效溝通是信息雙向溝通的過程，任務目標的達成為主要目標，是管理PDCA的一個重要環節。管理者首先針對的是工作任務、流程，對事不對人，客觀準確的分析、反饋、評價，以利於今後工作的完善、提升。績效溝通與輔導幫助員工理清工作思路，授予與工作職責相當的權限，提供必要的資源支持，提供恰當（針對員工的績效薄弱環節）的培訓機會，提高員工的技能水平，為員工完成績效目標提供各種便利。

績效目標的溝通與輔導，提高員工能力、觀察和記錄員工的績效表現，形成員工業績檔案。

1.績效溝通——對員工利益和成長負責任

許多企業的核心理念是「以人為本」，實際管理實踐過程中沒有真正體現出「以人為本」的理念，也沒有真正以人為資源。

所以績效管理不是單純的代表企業權益所有人進行核查、質詢、評價，而是當成有效資源進行深度發掘、培育、增值。

2.績效溝通——目的要明確：反饋、激勵、輔導

在績效溝通過程中，員工成為溝通的主體。員工的能力、態度、情緒、業績成為溝通的主導內容。管理者需要對於員工的主要工作及其表現有著比較全面的了解、客觀的評價，能夠恰如其分的評價下屬的工作表現，能夠發現其情緒的變化、能力的優缺，真實的進行反饋，適當的進行激勵和輔導。那麼，這就要求管理者在進行績效溝通之前就要明確績效溝通的目的，在日常的管理過程中做足功夫，才能在績效溝通過程中有內容可言。

3.績效溝通——溝通的內容要全面

有效的績效溝通包括四個層面的內容：

目標任務、標準、工作流程；

結果、績效、員工能力；

職業生涯設計、潛力發揮；

個人和組織利益、生活目標、感情因素。

這一階段所使用的工具主要有《員工業績檔案管理卡》，在《員工業績檔案管理卡》包含員工業績表現的考評記錄表《員工工作表現考核表》

三、績效考核與反饋（C）過程

在績效周期結束的時候，依據預先制定好的績效計劃，管理者對下屬的績效目標的完成情況進行考核。績效考核的依據就是績效計劃階段的關鍵績效指標和績效溝通輔導過程中所記錄的員工業績檔案。

績效管理的過程並不是在績效考核時打出一個分數就結束，管理者還需要與下屬進行一次面對面的交談，即績效反饋面談。通過績效反饋面談，使員工全面了解他們自己的績效狀況，正確認識自己在這一績效周期中所表現出來的優秀表現，同時正確認識還存在哪些不足和有待改進的弱項。並且，下屬也可以提出自己在完成績效目標中遇到的困難，請求得到上級領導的指導和幫助。

這一階段所使用的工具主要有《員工關鍵績效指標管理卡》、《員工業績檔案管理卡》和《員工績效反饋卡》。

四、績效診斷與提高（A）過程

績效診斷是一種正式的績效確認與改進位度，它通過系統的方法、原理來檢驗員工在職務上的工作行為和工作效果，它是企業管理者與員工之間進行管理溝通的一項重要活動。它的最終目的是改善員工的工作表現，在實施企業經營目標的同時，提高員工的滿意度和未來的成就感，最終達到企業和個人發展的雙贏。

績效診斷與提高有兩個方面的含義：一是對公司所採用的績效管理體系以及管理者的管理方式進行診斷；二是對員工本績效周期內存在績效不足進行診斷，通過這兩個方面的診斷，得出結論，放到下一PDCA循環裡加以改進和提高。所以，在績效周期結束時，管理者還應對員工進行績效滿意度調查，通過調查，發現績效管理體系當中存在的不足並加以調整，人力資源部也可以據此對整個企業的績效管理體系進行調整，使之不斷得到改善和提高。同時，根據績效反饋的結果，管理者還要幫助員工制定個人發展計劃或者叫改進計劃，對員工在知識、技能和經驗等方面存在的不足，制定發展計劃，放入下一PDCA循環加以改進。

績效改進

績效改進是一個過程，首先，要分析員工的績效考核結果，找出員工績效中存在的問題。其次，要針對存在的問題制定合理的績效改進方案，並確保其能夠有效地實施。第三，績效診斷與分析，是績效改進過程的第一步，也是績效改進最基本的環節，主要有兩步，第一步通過分析考核結果，找出關鍵績效問題和不良績效員工。關鍵績效問題是通過對比實際的績效狀態與期望的績效狀態之間的差距而得來的。第二步是針對關鍵的績效問題，考慮企業的現有資源和績效責任主體，大致確定績效改進的方向和重點，為績效改進方案的制定作好準備。第四，選擇改進工具。比如波多裡奇卓越績效標準、六西格瑪管理、ISO質量認證體系、標杆超越等。第五，選擇和實施績效改進方案。一旦明確了差距，選擇了合理的工具，解決辦法似乎就是迎刃而解的事。第六，績效改進結果評估。在改進方案實施之後，並不會意味著任務的完成，結果評估是對改進結果進行評價，以確定其是否實現了減少績效差距的目標，績效改進結果評估有四個維度：

反應。工作場所的各類成員對改進活動，以及活動對他們的影響的反應結果如何？客戶和供應商的反應怎麼樣？

學習或能力。實施後，人們了解或掌握了那些以前不會的知識或技能？

轉變。改進活動對工作方式是否產生了所希望的影響？工作中是否開始運用新的技能、工具、程序？

結果。改進活動對績效差距的影響是什麼?差距的縮小與經營行為具有正向相關關係嗎？

最後，評估結果將反饋回組織觀察和分析過程之中，這一周期績效考核的過程結束，從而開始新的循環過程。可以定期的做一下績效滿意調查問卷，從企業的角度來說，是提高績效管理有效性的一種方式。滿意調查問卷主要從績效管理的手段、方式、方法以及獎勵計劃等方面進行設計，主要項目有：

我的工作是具體的，目標是明確的；

我的目標有挑戰性，在我的控制範圍內；

我認可我的工作目標；

我明確自己是怎樣被考核的；

我的績效標準是恰當的，能準確衡量我的績效；

在達到目標方面，我能夠得到及時準確的反饋；

為實現目標，我能得到相應的培訓；

為使實現目標成為可能，公司提供了足夠的資源支持；

在達到目標的時候，我能得到讚賞和認可；

公司的獎勵體系是公平的。

這一階段所使用的工具主要有《績效管理滿意度調查表》和《員工個人發展計劃表》

總結

 

績效管理沒有完美的模式，卻有許多有效的方法，績效管理PDCA循環系統涵蓋了績效管理系統的績效計劃、績效溝通與輔導、績效考核與反饋、績效診斷與提高四個環節，以「滾雪球」的方式不斷創新地實現績效管理工作的持續改進，運用PDCA循環的原理的理念於績效管理系統，無疑能幫助人們更好地理解和實踐績效管理，發揮其良好的效果和應有的作用。