檔案工作感悟:做好利用,才是檔案工作者價值的體現

2021-02-24 玉泉區檔案館

在一個有成熟體系的檔案部門工作是一個好的工作平臺,對於初出茅廬的新人來說可以學到規範化地管理模式和現代化的檔案管理手段;其實在一個檔案基礎薄弱的檔案部門工作也可以是一個好的工作平臺,因為這其實也是一個能夠鍛鍊自己各方面能力的好機會,讓你很快的成長起來。

我剛到單位時有些蒙,因為我們的檔案部門只能算是一個文件存放室,除了文書檔案每年會有一個EXCEL明細,按年度存放,底圖因為日常生產用的多有明細外,科技及專門檔案均是給各部門劃幾條柜子,任其擺放。查借閱也是由其本部門人員自行管理。庫房就像是一個倉庫,還有一個形同虛設的檔案管理標準。

也正因如此,從檔案管理標準中的管理體系、分類方案、歸檔範圍、保管期限、歸檔時間、檔案整理方法、各類獎懲措施、應急預案等等的確定,到人財物的各種保障,信息系統的選型、實施等,再到檔案相關的各類培訓我都得自己摸索著來。

雖然我當時也只是一個初出茅廬的小菜鳥,但單位給予了充分的信任,給了我充分的平臺來做這些。現在再看之前的分類方案,由於經驗的缺乏和對單位各部門的文件材料的運動規律掌握不全面,還是有一些不夠合理的地方。但是我感覺個人的各項業務能力確實在這些具體的工作中得到了鍛鍊,有了提高。

做好檔案工作除了我們檔案管理者本身地努力之外,最離不開的就是領導強有力地支持,這裡的領導除了你的直接領導外,還包括這個單位的大BOSS。

因為像我們單位前期檔案基礎很薄弱,在標準化、規範化地達標工作中需要消耗不少人財物,而我們所產生的價值相對來說偏隱性,不能直接產生價值,所以一些領導不了解就會覺得你們盡花錢了,沒什麼用。

要引起大BOSS地重視,一個最好地機會就是利用上級機關對我們進行地各類達標、檢查和考核。因為上級機關的通知一般都會寫到要求各立檔單位在XXXX時間之前均要通過達標考核驗收,否則就怎樣怎樣。這個時候領導一般就會關注到,此時你提出的合理的人、財、物的配置,一般都會得到滿足。那作為檔案人員的我們就要好好地把握這次機會,不僅要順利通過達標考核工作,更要讓其真真切切地感受到檔案規範化管理後所帶來的實實在在地改變。

其實在我們單位的各項工作中大都離不開對檔案應用,像對工藝的溯源,就要查歷年的產品記錄還有各種版本的技術文件;維修需要各類設備、基建的檔案;辦理對外的事項需要的資質證明;個人的職稱考評需要從事科研和設備的立項、鑑定文件等等。

這樣下來,雖然大BOSS不會像重視單位主業一樣地重視這項工作,但他會覺得檔案對於我們的生產、科研等等是很重要的,自然也就轉變了觀念,因為單位的發展也需要我們檔案工作的參與。

最後是我對自身檔案工作的一點小體會,那就是在保密安全的前提下,為利用者提供最真實可靠的檔案內容,最完整系統的檔案資源,最便捷高效的利用方式,這才是檔案工作者價值的體現,也是對檔案工作無聲地宣傳。

 

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